Печать городского архива, это не просто штамп для заверения бумаг, а официальный символ правомочий учреждения, подтверждающий юридическую силу архивных документов, выписок, справок и копий. В статье подробно разбираются нормативные основы, классификация печатей, исторический аспект и процедуры их обращения в современных российских условиях.

Нормативная база и правовое значение

Деятельность архивов в РФ регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также типовыми положениями о государственных/муниципальных архивах. Наличие печати является обязательным условием для:

• Выдачи архивных справок, выписок и заверенных копий (согласно ст. 22 Закона об архивном деле).
• Оформления исторических справок по фондам и описям (методические рекомендации ГАРФ).
• Заверения инвентаризационных актов, актов экспертизы ценности и сроков хранения.
• Оформления служебной документации, уходящей в внешние организации.

Важно: Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Оформление архивных документов», на заверенных копиях и выписках обязательно ставится печать учреждения с указанием его полного наименования.

Классификация печатей архивных учреждений

В практике городских архивов (например, ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» или ЦГА Санкт-Петербурга) применяется иерархия печатей:

1. Главная (основная) печать — круглый штамп с изображением герба (городского или федерального) и полным наименованием учреждения на русском языке. Используется для документов строгой отчетности, договоров, заверения копий постоянного хранения.
2. Дополнительные печати (прямоугольные/треугольные) — для внутреннего документооборота, оформления читательских билетов, служебных записок, актов приема-передачи дел.
3. Печати структурных подразделений — Отдела хранения документов общественно-политической истории, Отдела аудиовизуальных документов, Отдела научнойсправочной работы и т.д. (часто прямоугольные с указанием названия отдела).
4. Факсимильные подписи руководителей — применяются для массовой рассылки типовых справок-ответов, информационных писем (требуется локальный нормативный акт об образце подписи).

Пример реквизитов основной печати (маскировано):

ГОРОД [НАЗВАНИЕ ГОРОДА]
АРХИВ
[Полное наименование учреждения]
ОГРН: **
ИНН: 
АДРЕС: г. , ул. , д. 

Исторический аспект: от царских печатей к государственным

История архивных печатей неразрывно связана с историей архивных учреждений. В дореволюционной России печати архивов (например, Канцелярии Московского государственного архива старых дел) изготавливались по высшим образцам.

В исторической науке известен уникальный экземпляр: «выделяется печать императора Александра II, самая крупная по размеру и весу, выполненная из стали в 1860–1870-е гг.» (по материалам А.А. Педько). Такие печати использовались для заверения самых важных государственных актов и указов, поступавших в архивы для вечного хранения. Современные городские архивы — правопреемники исторических традиций: так, ГАРФ является правопреемником ЦГАОР СССР и ЦГА РСФСР, а московские архивы — преемниками дореволюционных казенных и земских архивов.

Порядок изготовления, учета и уничтожения печатей

Процедура строго регламентирована внутренними приказами директора архива и рекомендациями Росархива:

Этап 1: Изготовление

• Заказ производится только в лицензированных организациях (свидетельство о регистрации печатей).
• Макет согласовывается с юристом и руководителем архива.
• Обязательное наличие ОГРН, ИНН, полного наименования.

Этап 2: Регистрация и ввод в эксплуатацию

• Оформляется Акт приема-передачи печати (в 2-х экземплярах).
• Вносится запись в Журнал учета печатей и штампов (форма по ГОСТ Р 7.0.97 или внутренняя).
• Назначается ответственное лицо (обычно начальник отдела или старший архивариус), которое хранит печать в сейфе.

Этап 3: Использование в работе с пользователями

При оказании услуг (выдача справок, копий) печать ставится на документе так, чтобы частично задеть текст выписки/копии и подпись архивариуса, выдавшего документ. Это гарантирует неразрывность документа и печати. Пример услуг: «Подготовка и оформление архивной справки, архивной выписки, копии и информационного письма по документам архивного фонда» (портал Госуслуг Москвы).

• Основы: износ, смена наименования архива, реорганизация, ликвидация.
• Оформляется Акт об уничтожении печати (комиссия не менее 3-х лиц).
• Оттиск уничтоженной печати склеивается в акт.
• Уничтожение производится механическим способом (прессование, фрезерование) с составлением протокола.

Особенности применения в крупнейших городских архивах

Москва (ГБУ ЦГА г. Москвы)

Архив располагает сложной структурой: Отдел хранения документов общественно-политической истории Москвы, Отдел аудиовизуальных документов. Для каждого отдела могут заводиться отдельные штампы для оформления запросов и выдачи копий фонда пользования. Обслуживание маломобильных граждан организовано по адресам: ул. Профсоюзн (адрес частично скрыт). Контактные телефоны справочных бюро: +7 () —*.

Санкт-Петербург (ЦГА СПб)

Специализируется на документах науки, культуры, образования, театрального искусства. Печати отделах museoфонда и библиотечного дела имеют специфические реквизиты для заверения копий уникальных документов (театральных афиш, черновиков ученых).

Печать и историческая справка: неразрывная связь

Одним из ключевых документов, заверяемых печатью архива, является Историческая справка организации (фонда). Согласно методическим рекомендациям ГАРФ и статьям профильных журналов («Архивариус», 2019, 2022), историческая справка является обязательным компонентом научно-справочного аппарата.

Структура справки, требующей заверения печатью:

• История создания и ликвидации организации-образователя фонда (даты указов, постановлений).
• Функции и структура организации.
• История формирования фонда (даты поступления, условия сохранности, ликвидационные мероприятия).
• Хронологические границы фонда (соответствуют датам создания/ликвидации организации).
• Сведения о описях и справочном аппарате.

Руководитель архива (или уполномоченное лицо) подписывает справку, накладывается главная печать архива. Без печати справка не имеет юридической силы для внесения в Госреестр уникальных документов или передачи в другой архив.

Типичные ошибки и риски

Электронная печать и ЭДО: перспективы

С переходом на электронный документооборот (СЭД, АИС «Архив», интеграция с Госуслугами) роль физической печати трансформируется. Внедряются:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя/архивариуса — полный аналог ручной подписи и печати для электронных документов.
• Электронная печать (штамп) — графическое изображение печати, встраиваемое в PDF/A при формировании электронной копии документа (для визуального представления).
• Квалифицированная печать организации (по 63-ФЗ) — для взаимодействия с контролящими органами в электронном виде.

Однако для выдачи бумажных копий документов постоянного хранения (например, метрических книг, фондов ГАРФ, РГАСПИ, созданного по Постановлению Правительства РФ от № 283) физическая печать остается обязательной.

Печать городского архива — это инструмент обеспечения доверия к архивной информации. От соблюдения правил ее изготовления, учета и применения зависит юридическая значимость тысяч архивных справок, выписок и копий, которые ежедневно получают граждане (в т.ч. через портал Госуслуг Москвы), ученые и организации. Грамотное управление печатями — часть архивной этики и профессиональной ответственности архивариуса.

Статья подготовлена на основе открытых данных порталов «Архивы России», ГАРФ, ЦГА г. Москвы, ЦГА СПб, РГАСПИ, методических рекомендаций Росархива и текущего законодательства РФ. Актуально на .