Деловое письмо о проведении совещания, один из самых распространённых видов служебной переписки. Оно относится к группе информационно-справочных документов и служит для официального уведомления сотрудников, партнёров или представителей других организаций о предстоящем мероприятии. В этой статье разберём, как правильно составить такое письмо и как корректно сообщить в нём об участниках совещания.
Общие требования к письму
Унифицированной формы письма о совещании не существует, однако при его составлении следует придерживаться общепринятых норм деловой переписки:
- письмо оформляется на фирменном бланке организации;
- используются стандартные речевые конструкции: «Сообщаем Вам…», «Приглашаем Вас…», «Просим Вас…», «В ответ на Ваше письмо сообщаем…»;
- текст должен быть кратким, чётким и лишённым двусмысленности;
- обращение к адресату должно быть деликатным: указываются имя, отчество, должность адресата.
Обязательная структура письма
В письме-уведомлении о совещании необходимо указать следующие сведения:
- Дата и время проведения совещания (например: 15 сентября 2026 года в 10 часов 00 минут).
- Место проведения — адрес, номер кабинета или ссылка на видеоконференцию.
- Повестка дня, перечень вопросов, которые будут рассмотрены.
- Список участников — кто приглашается и в каком составе.
- Требования к участникам — какие материалы подготовить, доклады, отчёты.
- Контактные данные ответственного лица для согласования участия.
Как сообщить об участниках совещания
Информация об участниках, ключевой блок письма. Существует несколько способов её подачи:
Прямое перечисление в тексте
Если участников немного, их можно перечислить прямо в тексте письма:
«Сообщаем Вам, что в совещании примут участие: директор по развитию Иванов И. И., начальник отдела продаж Петрова А. С., а также представители ООО „Партнёр“».
Перечень в виде списка
При большом количестве участников удобнее оформить их списком с указанием должности и организации:
- Иванов И. И. — генеральный директор ООО «»;
- Петрова А. С., начальник финансового отдела;
- Сидоров П. В. — представитель Министерства (тел. +7 () —*).
Приложение к письму
Если список участников объёмный, его выносят в приложение, а в тексте письма делают ссылку: «Перечень участников совещания приведён в приложении к настоящему письму».
Образец письма
ООО «Пример»
Адрес: г. Москва, ул. , д;
Тел.: +7 (**) —
Исх. № * от
Генеральному директору
ООО «Партнёр»
Смирнову А. П.
О проведении совещания
Уважаемый Александр Петрович!
Сообщаем Вам, что 20 марта 2026 года в 11 часов 00 минут в конференц-зале ООО «Пример» по адресу: г; Москва, ул. , д. , каб. состоится совещание по вопросам исполнения договора № от *..2026.
В совещании примут участие:
- от ООО «Пример», генеральный директор Иванов И. И., коммерческий директор Козлова Е. В.;
- от ООО «Партнёр» — генеральный директор Смирнов А. П., руководитель проекта *.
Просим Вас подтвердить участие представителей Вашей организации до 17 марта 2026 года по телефону +7 (**) — или по электронной почте *@**.ru.
Приложение: повестка совещания на 1 л. в 1 экз.
Генеральный директор ООО «Пример» ____________ Иванов И. И.
Полезные рекомендации
- Направляйте письмо заблаговременно, минимум за 3–5 рабочих дней до совещания.
- Обязательно запрашивайте подтверждение участия, чтобы спланировать мероприятие.
- Приложите повестку и необходимые материалы, чтобы участники могли подготовиться.
- Избегайте размытых формулировок — дата, время и место должны быть указаны точно.
- При изменении состава участников или переносе совещания направляйте повторное уведомление.
Грамотно составленное письмо о совещании с чётко обозначенным списком участников демонстрирует деловую культуру организации и помогает провести мероприятие максимально эффективно.