Вопросы воинского учета и работы со специальными бланками (удостоверениями об отсрочке от мобилизации, формами № 4, военными билетами и карточками воинского учета) остаются одними из самых ответственных для кадровых служб и военно-учетных столов организаций․ С введением частичной мобилизации и последующими изменениями в законодательстве (актуально на ), процедура уничтожения списанных, испорченных или неиспользованных бланков строгой отчетности и специального воинского учета требует строгого соблюдения формы и порядка․

Данная статья подробно разбирает, как правильно составить письмо (обслуживающую записку/заявление) на уничтожение специальных бланков, как сформировать комиссию, составить акт и избежать штрафов по ст․ 21․7 КоАП РФ․

Нормативная правовая база

Основными документами, регулирующими учет, хранение и уничтожение бланков документов воинского учета и бланков строгой отчетности (БСО), являются:

• Постановление Правительства РФ от № 1916 «Об утверждении Положения о воинском учете» (с изм․ и доп․)․
• Приказ Минобороны РФ от № 115 (в ред․ от 2022–2024 гг․) «Об утверждении Инструкции по организации воинского учета»․
• ФЗ от № 54-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части совершенствования учета бланков строгой отчетности» (регламентирует общий порядок работы с БСО)․
• Приказ ФНС России от № ЕД-7-20/1079@ (методические рекомендации по уничтожению бланков со степенью защиты)․
• КоАП РФ ст․ 21․7 «Умышленные порча или утрата документов воинского учета» — ответственность за нарушение правил хранения и уничтожения․

Важно: Согласно актуальной практике (PROnalogi․by, КонсультантПлюс), бланки документов с определенной степенью защиты (к ним относятся формы воинского учета) уничтожаются только комиссией, созданной приказом руководителя организации․ Начать уничтожение можно не ранее чем через месяц после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (если бланки относились к БСО) или после сверки с военкоматом (для спецбланков ВУ)․

Основания для уничтожения специальных бланков

Письмо на уничтожение пишется в следующих случаях:

1. Испорченные бланки (перепачканы, порваны, ошибки при заполнении, негодные к использованию)․
2. Списанные бланки с истекшим сроком действия или замененные на новые образцы (например, смена форм учетных карточек)․
3. Неиспользованные остатки при ликвидации организации, реорганизации или прекращении деятельности военно-учетного стола․
4. Изъятые у работников бланки (например, удостоверения об отсрочке сотрудников, уволенных или снятых с брони, подлежащие возврату в военкомат или уничтожению по акту, если возврат невозможен/не требуется по новым правилам)․

По информации из открытых источников, в 2022–2023 гг․ в ряде регионов фиксировался дефицит бланков для карточек специального воинского учета (формы № 13, формы № 4), что делает учет каждого экземпляра критически важным․

Подготовительный этап: Создание комиссии

До написания письма необходимо издать Приказ (Распоряжение) руководителя организации о создании комиссии по уничтожению․

Состав комиссии (мин․ 2–3 человека):

• Председатель — Заместитель генерального директора / Начальник кадрой службы (ФИО: )․
• Члены — Военно-учетный специалист (ФИО: ), Бухгалтер/Экономист (ФИО: ), Представитель службы безопасности (при наличии)․
• Секретарь — Отвечает за протоколирование (ФИО: )․

В приказе указываются: сроки работы комиссии, перечень подлежащих уничтожению бланков (по номенклатуре), место и способ уничтожения (шредер, сжигание в печи, химическое разрушение)․

Структура письма (обслуживающей записки) на уничтожение

Единой утвержденной формы «Письма на уничтожение» не существует (как указано в справочниках по служебным удостоверениям)․ Документ оформляется в виде обслуживающей записки или заявления от ответственного лица (военно-учетного специалиста) к руководителю организации с просьбой sanctionировать уничтожение․

Обязательные реквизиты документа:

• Наименование организации (ООО «», ИП )․
• Дата составления (например, )․
• Регистрационный номер (по журналу учет входящей/внутренней корреспонденции)․
• Адресат: Генеральному директору ООО «» (ФИО под маской)․
• От кого: Военно-учетного специалиста / Начальника кадровой службы (ФИО, должность)․
• Тема: «О списании и уничтожении специальных бланков воинского учета»․
• Основание: Приказ № от о создании комиссии; Акт инвентаризации № ; Сверка с военкоматом г․ от ․
• Перечень бланков (таблица)․
• Предложение: «Прошу утвердить состав комиссии и разрешить уничтожение․․․»․
• Подпись инициатора с расшифровкой․

Процедура уничтожения и оформление Акта

После согласования письма (записки) руководителем («Согласовано», «Утверждаю», подпись, дата) комиссия приступает к работе․

Этапы:

1. Проверка наличия бланков по перечню из письма․
2. Уничтожение способом, исключающим восстановление (шредер класса безопасности P-4/P-5, сжигание в специальной печи)․ Запрещено просто выбрасывать в мусорку или рециклировать как макулатуру․
3. Составление Акта об уничтожении․

Реквизиты Акта об уничтожении (Образец 2025–2026 гг․):

• Наименование организации․
• Название документа: «Акт об уничтожении бланков специального воинского учета / бланков строгой отчетности»․
• Дата, место составления (г․ )․
• Основание: Приказ № , Записка № ․
• Состав комиссии (ФИО, должности — )․
• Таблица с перечнем уничтоженных бланков (аналогична таблице в письме)․
• Способ уничтожения․
• Подписи всех членов комиссии с расшифровками․
• Печать организации (при наличии)․

Примечание: Для БСО часто используют Форму МБ-4 (Акт на списание БСО)․ Для специальных бланков воинского учета унифицированной формы акта уничтожения нет (КонсультантПлюс), поэтому используется собственная форма, утвержденная в учетной политике или приказом руководителя․

Особенности работы с бланками мобилизации (Форма № 4, Удостоверения)

Согласно информации из источников (Контур․Экстерн, Военно-учетные памятки):

• Военкомат может запросить Форму № 20, Справку о количестве бланков строгого учета (форм 4), остающихся в организации․ Данные письма и акта уничтожения должны сходиться с этой справкой․
• Удостоверения об отсрочке (часть формы 4) выдаются забронированным работникам․ При увольнении или снятии с брони, изымаются и возвращаются в военкомат ИЛИ уничтожаются по акту (в зависимости от текущих указаний ВУС г․ )․
• Хранение бланков до выдачи/уничтожения, в металлическом шкафу (сейфе) с ограниченным доступом․ Ответственность несет военно-учетный специалист ․

Ответственность за нарушения

Несоблюдение процедуры (уничтожение без комиссии, без акта, без приказа, сдача в макулатуру) влечет за собой:

• КоАП РФ ст․ 21․7: Штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб․ (за умышленную порчу или утрату документов воинского учета)․
• КоАП РФ ст․ 19․7: Штрафы за нарушение правил учета БСО (для юрлиц от 40 000 до 50 000 руб․)․
• Дисциплинарная ответственность (замечание, выговор, увольнение) для военно-учетного специалиста ․

Чек-лист перед отправкой письма/уничтожением

1. [ ] Проведена инвентаризация бланков (Журнал формы № 13 актуален)․
2. [ ] Получена сверка/подтверждение от Военкомата г․ (телефон: ***) о согласии на списание/уничтожение․
3. [ ] Издан Приказ о создании Комиссии (№ от )․
4. [ ] Подписана служебная записка (Письмо) начальником отдела кадров/ВУС **․
5. [ ] Утверждена записка Генеральным директором ․
6. [ ] Подготовлен бланк Акта об уничтожении․
7. [ ] Обеспечен способ уничтожения (работающий шредер / договор с лицензированной организацией по уничтожению, адрес: )․
8. [ ] Все члены комиссии уведомлены о времени и месте (каб․ **)․

Грамотное оформление письма на уничтожение специальных бланков по мобилизации — это не просто бюрократия, а гарантия правовой безопасности организации и ответственного лица․ Ключевые моменты: наличие приказа на комиссию, сверка с военкоматом, неповрежденный журнал учета (Форма № 13), акт с подписями всех членов комиссии․ Храните копии всех документов (письмо, приказ, акт, сверку) в деле «Воинский учет» не менее 5 лет (или до следующей проверки)․

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к военному комиссариату по месту нахождения организации (г․ , ул․ , д․ , тел․ ) или к специалисту по трудовому и военному праву․