Пояснительная записка – это официальный документ, в котором обосновывается необходимость проведения ремонтных работ в здании ЗАГСа, указываются предполагаемые затраты, сроки и ответственные лица. Данный документ является основанием для получения согласования от руководства и выделения финансовых средств.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ст. 210) обязывает работодателя (в т.ч. органы ЗАГС) обеспечивать безопасные и санитарно‑гигиенические условия труда.
- Положение об оплате труда работников агентства ЗАГС Красноярского края от № 17 (утверждено приказом агентства ЗАГС Красноярского края).
- Федеральный закон «Об организации государственных услуг» (№ 230 ФЗ) требует поддержания зданий государственных учреждений в надлежащем состоянии.
Когда нужна пояснительная записка?
Ремонт ЗАГСа может потребоваться в следующих случаях:
- Износ строительных конструкций (протекающие крыши, обрушившийся потолок, «гуляющий» пол).
- Необходимость модернизации инженерных систем (замена электропроводки, установка системы вентиляции).
- Проведение косметического ремонта для улучшения имиджа учреждения (покраска фасада, обновление интерьера).
- Соответствие помещения требованиям санитарных норм (ремонт санузлов, обновление отделки в залах регистрации).
Структура пояснительной записки
Официальный документ обычно состоит из следующих разделов:
| Шапка документа | Наименование организации, реквизиты, дата, номер. |
| Адресат | ФИО руководителя (директора, начальника отдела), должность. |
| Тема | «Пояснительная записка на ремонт помещения ЗАГСа». |
| Обоснование необходимости | Техническое состояние, риски, последствия без ремонта. |
| Перечень работ | Подробный список (демонтаж, отделка, замена коммуникаций и т.п.). |
| Смета расходов | Трудозатраты, материалы, услуги подрядчиков, прочие издержки. |
| Сроки выполнения | Плановые даты начала и окончания работ, этапы. |
| Ответственные лица | Координатор проекта, подрядчики, контролёр ОТ. |
| Приложения | Экспертные заключения, сметные расчёты, схемы помещений. |
| Подписи | Подпись составителя и подпись руководителя. |
Образец пояснительной записки
ЗАГС г. Красноярска ИНН 1234567890, КПП 123456789 Адрес: г. Красноярск, ул. , д. 12 Тел.: +7 ( ) --* E‑mail: info@zags-krsk.ru № ___/____ «__» __________ 2026 г. Кому: Директору ЗАГСа г. Красноярска От: Старшему специалисту отдела эксплуатации Тема: Пояснительная записка на ремонт помещения ЗАГСа (зал регистрации актов) Обоснование необходимости ౼ В результате проведенного технического осмотра (протокол № 45‑2026 от ) выявлены: • Протекающая крыша в зале № 2 (потери влаги – 12 м³/мес); • Появление плесени на стенах (угроза здоровью посетителей); • Старая электропроводка, не отвечающая требованиям ПУЭ (риски короткого замыкания); • Изношенный паркетный пол, «гуляющий» в зоне регистрации браков. Перечень работ 1) Демонтаж старой кровли и укладка новой (металлочерепица, утеплитель); 2) Штукатурка и покраска стен в зале № 2; 3) Замена электропроводки в соответствии с ПУЭ; 4) Укладка нового паркетного покрытия (массив дуба); 5) Установка системы вентиляции с рекуперацией. Смета расходов (по смете № С‑2026‑07, утверждённой ) ౼ Материалы: 1 200 000 ₽; ౼ Работы подрядных организаций: 2 350 000 ₽; ⸺ Транспортные и прочие расходы: 150 000 ₽; Сроки выполнения ⸺ Начало работ: г.; ⸺ Окончание работ: г.; ⸺ Этапы: 1‑2 недели – демонтаж и укладка кровли; 3‑4 недели – отделочные работы; 5‑6 недели – электромонтаж и пол. Ответственные лица ౼ Координатор проекта: Иванов И.* (тел.: +7 (* ) --); ౼ Подрядная организация «Строй‑Сервис»: Директор Петров П. (тел.: +7 (* ) --); ౼ Специалист по охране труда: Сидорова А. (тел.: +7 (* ) --). Приложения ⸺ Протокол технического осмотра № 45‑2026; ⸺ Смета расходов (см. приложение А); ⸺ План помещения (см. приложение Б). Подпись составителя: _____________________ / Иванов И.* Подпись руководителя: _____________________ / Смирнов С.**
Как оформить и подать записку
- Подготовка документа – используйте фирменный бланк ЗАГСа, соблюдайте шрифты (Times New Roman, 12 пт), отступы 1,5.
- Согласование – сначала направьте записку заведующему отделом эксплуатации, затем – в бухгалтерию для проверки сметы.
- Утверждение – после согласования подпишите документ и передайте в канцелярию для регистрации в журнале входящей корреспонденции.
- Контроль выполнения – назначьте ответственного за мониторинг сроков и качества работ, оформите акт приёмки‑сдачи.
Полезные контакты (маскировка)
- Главный инженер ЗАГСа г. Красноярска – Петров П., тел.: +7 ( ) —
- Отдел эксплуатации – e‑mail: eksplo@zags-krsk.ru
- Бюджетный отдел – телефон: +7 ( ) —
- Подрядная организация «Строй‑Сервис» – офис: г. Красноярск, пр‑т. , д. 5, тел.: +7 (*** ) —*
Пояснительная записка – ключевой документ, позволяющий официально оформить запрос на ремонт помещения ЗАГСа, обосновать его необходимость и получить финансовое одобрение. При правильном составлении записки ускоряется процесс согласования, а также гарантируется, что ремонт будет проведён в соответствии с нормативными требованиями и в установленные сроки.
Помните: чёткое обоснование, детальная смета и строгий контроль за выполнением работ – залог безопасного и комфортного функционирования ЗАГСа.