Рапорт – официальное служебное сообщение, которое подаётся вышестоящему руководителю. Оформление рапорта регулируется внутренними нормативными актами организации (приказами, инструкциями) и общими требованиями делопроизводства. Ниже подробно описаны все параметры оформления, включая отступы, поля, шрифты, расположение реквизитов и примеры готовых шаблонов.

Общие требования к внешнему виду рапорта

• Формат бумаги: А4 (210 × 297 мм).
• Шрифт: Times New Roman, размер 12 пт (можно использовать Arial 11 пт – в зависимости от локального стандарта).
• Межстрочный интервал: 1,5 (полуторный) – обеспечивает читаемость текста.
• Выравнивание: основной текст – по ширине (justify); заголовки – по центру.
• Нумерация страниц: в правом нижнем углу, если рапорт превышает одну страницу.

Поля (отступы от краёв листа)

*Эти размеры соответствуют ГОСТ 2.105‑95 «Общие требования к оформлению документов». В некоторых организациях допускаются небольшие отклонения (± 2 мм).

Расположение реквизитов

Шапка (верхний правый угол)

В правом верхнем углу указываются:

1. Наименование организации (полностью).
2. Должность и ФИО получателя рапорта (например, «Командиру части», «Начальнику отдела»).
3. Воинское/служебное звание (если требуется).

Сведения о составителе (под шапкой)

Сразу под шапкой, слева, пишутся данные автора рапорта:

• Должность.
• ФИО (полностью).
• Воинское звание (для военных).
• Контактный телефон (по желанию) – в публичных образцах скрывается: ‑‑.

Наименование документа

Посередине листа (по центру) пишется слово «РАПОРТ» заглавными буквами, без кавычек. При необходимости добавляется уточнение в скобках, например: «Рапорт (запрос отпуска)».

Тело рапорта

Текст начинается со следующей строки после названия документа. Каждый новый абзац отделяется от предыдущего отступом первой строки 1,25 см (обычно это автоматический «отступ первой строки» в текстовом процессоре). При необходимости используют нумерованные или маркированные списки.

Завершающие реквизиты

Внизу страницы, слева – дата оформления в формате ДД.MM.ГГГГ. Справа от даты – подпись автора (инициалы) и, при необходимости, печать организации.

Пример оформления рапорта (военный)

*В примере фамилия и инициалы автора оставлены открытыми, а телефон скрыт (если бы он был указан).

Специфические нюансы для разных видов рапортов

Рапорт‑запрос (отпуск, командировка)

• В теле рапорта указывают причину обращения, желаемый период и обоснование (например, «по состоянию здоровья», «по семейным обстоятельствам»).
• При необходимости прикладывают копии подтверждающих документов (медицинская справка, свидетельство о смерти). В тексте указывается «Приложения: 1 – медицинская справка».

Рапорт‑отчет (о проделанной работе)

• Текст делится на блоки: «Показатели», «Достигнутые результаты», «Проблемы и предложения». Каждый блок начинается с жирного заголовка и имеет отступ первой строки 1,25 см.

Гражданский рапорт (заявление)

В гражданском делопроизводстве рапорт часто называют «заявлением». Оформление почти идентично, но вместо воинского звания указываются должность и подразделение.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать шрифт Arial 10 пт? – Да, если в организации принято такой шрифт. Главное, чтобы текст оставался разборчивым и соответствовал общим требованиям к полям и межстрочному интервалу.
2. Нужен ли печатный бланк? – В большинстве случаев рапорт оформляют на обычном листе А4 без бланка. При необходимости (например, в военных частях) используют фирменный бланк с логотипом и реквизитами организации.
3. Как правильно оформить подпись? – Подпись ставится в правой части строки, где указана дата. Если документ печатается, подпись может быть выполнена от руки или в виде сканированного изображения.
4. Можно ли использовать нумерацию абзацев? – Да, если рапорт содержит несколько пунктов (например, перечень требований). Нумерация делается арабскими цифрами с точкой (1., 2., 3.).

Где взять готовый шаблон?

Готовые шаблоны обычно находяться в:

• Кадровом отделе (раздел «Документы»).
• Бухгалтерии (для финансовых рапортов).
• Воинской части – в архиве «Шаблоны служебных документов».

Если шаблон недоступен, достаточно воспользоваться описанными выше правилами и создать документ в любом текстовом редакторе (Microsoft Word, LibreOffice Writer).

Правильное оформление рапорта – это сочетание строгих нормативов (поля, шрифт, отступы) и лаконичности содержания. Соблюдая указанные размеры отступов и порядок размещения реквизитов, вы гарантируете, что ваш документ будет принят без замечаний и быстро обработан руководством.

Дата публикации:  г.
Автор статьи: * (специалист по делопроизводству)