Цель документа: установить причины утраты журнала инструктажа, определить виновных лиц, принять меры по восстановлению документации и предотвратить повторение подобных случаев.

Правовая основа

Действие приказа регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 212, 215, 219);
• Федеральный закон «Об охране труда» от № 197‑ФЗ;
• Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении формы журнала инструктажа»;
• Внутренние локальные нормативные акты (ЛНП) организации (Положение о ведении журналов инструктажа, Инструкция по работе с документами).

Содержание приказа

Приказ должен включать следующие разделы:

1. Шапка документа – реквизиты организации (название, ИНН, ОГРН), номер приказа, дата издания.
2. Основание – ссылка на нормативный акт, внутренний регламент и/или сообщение о факте утраты.
3. Цель и задачи – формулировка задачи расследования.
4. Ответственные лица – указание должностных лиц, их ФИО (частично скрыты), контактных данных (частично скрыты).
5. Порядок проведения расследования – этапы, сроки, методы.
6. Результаты расследования – форма отчёта, сроки представления.
7. Ответственность – меры дисциплинарного воздействия за нарушение.
8. Подписи – руководитель организации и лицо, уполномоченное на подписание приказа.

Пример приказа (шаблон)

Приказ № ___/____
от «__» _______ 2026 г.
О проведении расследования утраты журнала инструктажа по охране труда
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об охране труда» и Положением о ведении журналов инструктажа,
приказываю:

Назначить следственную группу для выяснения обстоятельств утраты журнала:
 • Руководитель отдела охраны труда – Иванов И. И. (тел.: +7 (495) ‑‑*);
 • Главный бухгалтер – Петрова А. С. (тел.: +7 (495) ‑‑*);
 • Старший специалист по документообороту – Смирнова Е. В. (тел.: +7 (495) ‑‑*).

Сроки проведения расследования – не позднее 10 (десяти) календарных дней со дня издания приказа.

Этапы расследования:
 

 
Сбор первичной информации: опрос свидетелей, проверка видеонаблюдения, анализ журналов доступа к помещениям.
 
Анализ документов: проверка наличия копий журнала, сопоставление записей с графиками инструктажей.
 
Определение причин утраты: технические сбои, человеческий фактор, умышленные действия.
 
Подготовка отчёта о результатах расследования.
 


Форма отчёта – протокол расследования (Приложение № 1), включающий:
 

 
Описание обстоятельств;
 
Выявленные нарушения;
 
Рекомендации по восстановлению журнала;
 
Предложения по совершенствованию контроля доступа к документам.
 

Ответственность за умышленную утрату или неисполнение обязанностей по сохранению журнала:
 

 
Дисциплинарное взыскание в виде выговора или увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
 
Возможное привлечение к административной ответственности в случае нарушения законодательства об охране труда.
 

Контроль за исполнением приказа возложить на директора по персоналу – Сидоров С. П. (тел.: +7 (495) ‑‑*).

Генеральный директор ______________________ (Ф.И.О.)

Главный специалист по охране труда ______________________ (Ф.И;О.)
 

Порядок действий при обнаружении утраты

Для оперативного реагирования рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Фиксация факта – незамедлительно оформить акт о факте утраты (форма А‑1), указав дату, время, место и ответственного за хранение журнала.
2. Уведомление руководства – направить служебную записку в отдел кадров и в отдел охраны труда.
3. Блокировка доступа – временно ограничить доступ к помещениям, где хранился журнал, до завершения расследования.
4. Проведение расследования – согласно приказу (см. пункт 3).
5. Восстановление журнала – на основании копий, электронных записей и свидетельских показаний составить новый журнал и утвердить его у руководства.
6. Документирование результатов – оформить протокол расследования, акт о восстановлении и передать в архив.

Рекомендации по предотвращению утраты в будущем

• Внедрить электронный журнал инструктажа с резервным копированием на облачном сервере.
• Ограничить количество сотрудников, имеющих право доступа к оригиналу журнала (только ответственный специалист и руководитель отдела).
• Установить систему видеонаблюдения в помещениях, где хранятся документы, и вести журнал доступа.
• Проводить периодические проверки наличия и целостности журналов (раз в квартал).
• Разработать инструкцию по работе с документами, включающую порядок передачи, хранения и утилизации журналов.
• Обучать персонал правилам обращения с документами и ответственности за их утрату.

Приложения

1. Приложение № 1 – Протокол расследования (шаблон).
2. Приложение № 2 – Акт о факте утраты журнала.
3. Приложение № 3 – Инструкция по работе с журналами инструктажа.

Заключительные положения

Приказ вступает в силу со дня его подписания. Все подразделения организации обязаны обеспечить его исполнение и предоставить необходимые ресурсы для проведения расследования.

Контактные данные для вопросов по приказу:

• Отдел охраны труда – тел.: +7 (495) ‑‑*;
• Отдел кадров – тел.: +7 (495) ‑‑*;
• Юридический отдел – тел.: +7 (495) ‑‑*.

Подготовил: Кузнецов К. К. (старший специалист по охране труда)