Если вы ведёте бизнес в Краснодаре или Краснодарском крае и работаете с персональными данными клиентов, сотрудников или партнёров, вы обязаны направить уведомление в территориальное управление Роскомнадзора․ В этой статье подробно разберём, кто обязан подавать уведомление, как его заполнить, куда отправить и какие штрафы грозят за нарушение․
Что такое уведомление в Роскомнадзор и зачем оно нужно
Согласно статье 22 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», операторы, осуществляющие обработку персональных данных, обязаны до начала обработки направить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных․
Формы уведомлений утверждены приказом Роскомнадзора от № 180 «Об утверждении форм уведомлений о намерении осуществлять обработку персональных данных, об изменении сведений, содержащихся в уведомлении, о прекращении обработки персональных данных»․
После подачи уведомления Роскомнадзор в течение 30 календарных дней вносит сведения об операторе в реестр операторов персональных данных․
Кто обязан подавать уведомление
Уведомление обязаны подавать практически все организации и индивидуальные предприниматели, которые:
- ведут кадровый учёт сотрудников;
- принимают заявки и заказы от клиентов через сайт;
- ведут клиентские базы, программы лояльности;
- используют системы видеонаблюдения;
- обрабатывают данные контрагентов — физических лиц․
Когда уведомление можно не подавать
Закон предусматривает ряд исключений․ Уведомление не требуется, если обработка ведётся исключительно в рамках трудовых отношений (без передачи данных третьим лицам), если данные обрабатываются в целях исполнения договора с субъектом, либо в иных случаях, прямо указанных в ч․ 2 ст․ 22 закона № 152-ФЗ․ Однако на практике большинству компаний уведомление всё же необходимо․
Куда подавать уведомление в Краснодаре
Для организаций и ИП, зарегистрированных в Краснодарском крае, уведомление направляется в Управление Роскомнадзора по Краснодарскому краю․
Ориентировочные контактные данные (перед отправкой обязательно уточните актуальные реквизиты на официальном сайте rkn․gov․ru):
- Адрес: 350000, г․ Краснодар, ул․ * (точный адрес уточняйте на официальном портале);
- Телефон приёмной: +7 (861) —;
- Электронная почта: *@rkn․gov․ru;
- Руководитель управления: И А* (фамилия скрыта, актуальную информацию смотрите на сайте ведомства)․
Способы подачи уведомления
Электронная подача через портал персональных данных
- Зайдите на официальный портал персональных данных Роскомнадзора (pd․rkn․gov․ru)․
- Выберите раздел «Электронные формы заявлений»․
- Заполните форму уведомления об обработке персональных данных․
- Нажмите кнопку «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке»․
- Распечатайте уведомление, подпишите его, поставьте печать (при наличии)․
- Направьте бумажный экземпляр Почтой России ценным письмом с описью вложения по адресу территориального управления Роскомнадзора, указанному в распечатанном уведомлении․
Подача через специализированные сервисы
Подать уведомление помогут эксперты специализированных сервисов (например, Контур․Экстерн и аналогичные): они проанализируют процессы обработки персональных данных в вашей компании, помогут оформить уведомление и проверят документ перед отправкой․
Как правильно заполнить уведомление
Сведения об операторе
Укажите полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН, ОГРН (ОГРНИП), юридический и фактический адреса․
Ответственные лица и контакты
Важно: для ответственных лиц указывайте исключительно рабочие телефоны и электронные адреса, поскольку эти данные будут опубликованы в открытом реестре․ Убедитесь, что с указанным человеком можно легко связаться по этим контактам․
Дата начала обработки
В качестве даты начала обработки персональных данных укажите день регистрации компании или ИП в Росреестре․ Иначе у сотрудников Роскомнадзора возникнет вопрос, почему выбрана именно указанная дата․
Цели обработки персональных данных
Перечислите все цели: кадровый учёт, исполнение договоров, маркетинговые рассылки, обеспечение пропускного режима и т․д․ Каждой цели должны соответствовать категории субъектов и перечень обрабатываемых данных․
Меры безопасности
Укажите правовые, организационные и технические меры защиты: наличие локальных актов (политика обработки ПДн, положение о защите), назначение ответственного за обработку, использование средств защиты информации․
Местонахождение базы данных
Укажите сведения о местонахождении базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ (в соответствии с требованием о локализации баз данных на территории России);
Штрафы за неподачу уведомления
Неподача уведомления либо предоставление неполных или недостоверных сведений влечёт административную ответственность по ст․ 19․7 КоАП РФ:
- для должностных лиц, предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей;
- для юридических лиц, штраф от 3 000 до 5 000 рублей․
Кроме того, отсутствие уведомления часто становится поводом для более глубокой проверки, которая может выявить иные нарушения законодательства о персональных данных со значительно более серьёзными санкциями (штрафы по ст․ 13․11 КоАП РФ достигают сотен тысяч и миллионов рублей при оборотных штрафах за утечки)․
Изменение сведений и прекращение обработки
Если сведения, указанные в уведомлении, изменились (сменился адрес, руководитель, цели обработки), оператор обязан в течение 10 рабочих дней направить в Роскомнадзор уведомление об изменении сведений․ При полном прекращении обработки персональных данных подаётся соответствующее уведомление о прекращении обработки․
Основные ошибки при подаче
- указание личных телефонов и почт ответственных лиц вместо рабочих;
- некорректная дата начала обработки данных;
- неполный перечень целей обработки;
- отправка уведомления не в то территориальное управление;
- отсутствие подписи или печати на бумажном экземпляре․
Подача уведомления в Роскомнадзор по Краснодарскому краю — обязательная процедура для большинства организаций и ИП региона․ Процесс несложен: заполните форму на портале персональных данных, распечатайте, подпишите и отправьте ценным письмом в территориальное управление․ Своевременная подача уведомления избавит вас от штрафов и лишних вопросов со стороны надзорного органа․