В повседневной жизни мы часто говорим «скан», «скан-копия» или даже «ксерокс», не задумываясь о том, как правильно называется отсканированный документ с точки зрения закона и делопроизводства. Разберёмся в терминологии подробно.
Официальный термин: электронный образ документа
Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации», сканирование документа, это получение его электронного образа. Именно термин «электронный образ документа» (или «электронная копия документа, изготовленной на бумажном носителе») является официальным в судебной практике и делопроизводстве;
Важно понимать ключевое различие:
- Электронный образ (скан-копия) — это цифровая копия уже существующего бумажного документа;
- Электронный документ — это оригинал, изначально созданный в электронном виде в рамках электронного документооборота.
Таким образом, при электронном документообороте создаются не электронные копии бумажных документов, а именно оригиналы электронных документов.
Разговорные названия: скан, скан-копия, ксерокс
В народе сканированную копию часто называют «ксероксом». Это название появилось пару десятков лет назад, когда самым известным копировальным аппаратом была техника марки Xerox. С тех пор и копии, и сам процесс копирования в России стали называть именно так.
Однако технически это разные вещи:
- Ксерокопирование — создание бумажной копии с бумажного оригинала. Количество копий не ограничено, нужна лишь белая бумага нужного формата;
- Сканирование — создание цифровой копии, для которой бумага вообще не нужна.
Сегодня слова «отсканировать» и «отксерить» часто используют как синонимы, хотя это не совсем корректно.
Как правильно писать: «скан-копия»
Слово «скан-копия» пишется через дефис. Эта лексическая единица появилась в современном русском языке сравнительно недавно, но уже прочно вошла в обиход. Также употребляются варианты «скан», «сканированная копия документа», «цифровой образ».
Что можно сканировать
В качестве документов для сканирования могут выступать:
- любые печатные издания;
- рисунки, фотографии, чертежи;
- официальные документы: паспорт (серия * *), справки, дипломы, платёжные поручения;
- договоры и иные юридически значимые бумаги.
Технические требования к скан-копиям
При официальном сканировании документов действуют определённые правила:
- используется режим сканирования «оттенки серого»;
- разрешение — 300 dpi;
- если бумажный документ состоит из двух и более листов, электронный образ формируется в виде одного файла.
Где применяются скан-копии
Сферы применения сканированных копий весьма обширны. Самые распространённые сценарии:
- Официальные запросы — банки, государственные порталы (например, Госуслуги), учебные заведения требуют сканированные копии документов для дистанционного оформления услуг;
- подача документов в суд в электронном виде;
- дистанционное трудоустройство и заключение договоров;
- архивное хранение документов.
Юридическая сила скан-копии
Само по себе сканирование не придаёт копии юридической силы. Однако если скан заверен квалифицированной электронной подписью (КЭП), он становится официальным электронным документом, равнозначным бумажному оригиналу (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Как сделать скан-копию с телефона
Для создания скан-копии с помощью смартфона используйте специальные приложения:
- Google Диск — встроенная функция сканирования в разделе «Добавить»;
- Adobe Scan — автоматическое выравнивание, улучшение качества, распознавание текста (OCR);
- Microsoft Lens — интеграция с Office и OneDrive;
- CamScanner — профессиональные настройки, сканирование в формат PDF, гибкая настройка качества оцифровки и возможность делиться готовыми копиями.
Официальное название сканированной копии — электронный образ документа (электронная копия документа на бумажном носителе). В повседневной речи используются термины «скан», «скан-копия» (пишется через дефис) и ошибочный с технической точки зрения «ксерокс». Для придания скан-копии юридической силы её необходимо заверить квалифицированной электронной подписью.