Архивное дело в Самарской области активно развивается в цифровом направлении. Внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) позволило перевести значительную часть архивных фондов в электронный вид, упростить доступ граждан и исследователей к документам и повысить сохранность уникальных исторических источников. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие архивы работают в Самаре, какие АИС используются и как получить доступ к электронным ресурсам.

Центральный государственный архив Самарской области (ЦГАСО)

Центральный государственный архив Самарской области — крупнейшее хранилище документов по истории региона. В его фондах содержатся:

• метрические книги и ревизские сказки;
• документы учреждений Самарской губернии;
• материалы о российских немцах Самарского края (в т.ч. выставка к 150-летию Самарской губернии);
• страховые фонды региона и промышленных предприятий;
• личные фонды деятелей культуры, науки и политики.

Архив расположен в Самаре. Адрес учреждения: г. Самара, ул. Молодогвардейская, д. 1* (уточняйте на официальном сайте). Телефон приёмной: +7 (846) —*.

АИС ЦГАСО — электронный читальный зал

Одним из главных достижений последних лет стало создание электронного читального зала государственных архивов Самарской области (ГИС СО «Архивы Самарской области», также известного как АИС ЦГАСО). Система позволяет работать с документами дистанционно.

Как получить доступ к АИС ЦГАСО

1. Подать заявку на получение доступа через официальный портал архивной службы Самарской области.
2. Дождаться регистрации учётной записи — после отправки заявки сотрудники архива создают логин и пароль.
3. Войти в систему, используя выданные учётные данные.
4. Пользоваться поиском по описям и просматривать электронные копии дел.

Важно: если после отправки заявки доступ не был предоставлен в течение нескольких рабочих дней, рекомендуется связаться с администрацией архива по телефону или электронной почте, указанным на сайте.

Возможности системы

• поиск по учётным записям и описям фондов;
• просмотр отсканированных копий метрических книг и ревизских сказок;
• регламентированный просмотр индексной информации;
• работа с документами без посещения читального зала.

Электронный архив ЗАГС Самарской области

Отдельного внимания заслуживает проект создания электронного архива ЗАГС Самарской области на базе программной платформы САПЕРИОН. Перевод в электронный вид первых экземпляров записей актов гражданского состояния обеспечил:

• ускорение выдачи повторных справок и документов гражданам;
• сохранность оригиналов записей актов;
• возможность межрегионального электронного взаимодействия;
• сокращение сроков обработки запросов.

Решения ЭЛАР для архивов

Корпорация «ЭЛАР», один из ключевых разработчиков программного обеспечения для архивов России. Среди её решений:

• АИС «ЭЛАР-Архив» (в т.ч. облачная версия) — комплексная автоматизация архивных процессов: учёт, хранение, регламентированный просмотр индексной информации и электронных копий описей и дел из состава фонда пользования;
• СЭД/ECM «ЭЛАР Контекст» — система электронного документооборота для предприятий и учреждений;
• услуги по созданию, обработке и организации электронных архивов документов предприятий.

Для заинтересованных организаций доступен демо-доступ к системе АИС «Архив», позволяющий оценить функциональность перед внедрением.

Государственные услуги архивной службы

Управление государственной архивной службы Самарской области предоставляет государственные услуги в соответствии с утверждённым административным регламентом. Граждане могут обратиться за:

• архивными справками о трудовом стаже и заработной плате;
• копиями документов по личным и генеалогическим запросам;
• информацией о составе архивных фондов.

Запросы можно подать лично, по почте или в электронной форме через портал госуслуг и сайт архивной службы.

Полезные ресурсы для исследователей

• Портал «Архивы России», тематические выставки, в т.ч. «Российские немцы в Самарском крае»;
• Журнал «Отечественные архивы» — научные публикации по архивоведению;
• Генеалогический форум ВГД — раздел «Архивы Самарской области», тема «ЦГАСО — АИС», где исследователи делятся опытом работы с электронным читальным залом;
• Проект «НашиПредки» — списки электронных копий дел с метрическими книгами и ревизскими сказками ЦГАСО;
• 2ГИС — адреса архивов Самары на карте, телефоны, часы работы и отзывы посетителей.

Внедрение автоматизированных информационных систем в архивы Самары и Самарской области существенно упростило доступ к историческим документам. Электронный читальный зал АИС ЦГАСО, оцифрованные записи ЗАГС и современные программные платформы делают архивные исследования удобными как для профессиональных историков, так и для граждан, изучающих историю своей семьи. Для начала работы достаточно подать заявку на доступ — и тысячи документов станут доступны прямо из дома.