Архивный отдел ДГТУ (Донской государственный технический университет) в городе Шахты – это хранилище исторических и текущих документов‚ которое обеспечивает сохранность‚ систематизацию и доступность информации‚ необходимой как для научно‑исследовательской деятельности‚ так и для административных нужд университета․
История создания архива
С момента основания ДГТУ в 1950‑х годах в Шахтах велась систематическая работа по сбору и хранению официальных бумаг․ Официальный архивный отдел был сформирован в начале 2000‑х годов в рамках Административного отдела университета․ С тех пор архив стал важным элементом информационной инфраструктуры вуза‚ отвечая за:
- приём и временное хранение документов‚ поступающих от всех структурных подразделений;
- подготовку и передачу материалов в постоянное хранение;
- создание научно‑справочного аппарата для преподавателей и студентов․
Структура архивного отдела
Архивный отдел входит в состав Административного отдела ДГТУ․ Ниже – ключевые позиции и их контактные данные (частично скрыты в целях конфиденциальности)․
| Должность | ФИО | Телефон | Кабинет | E‑mail |
|---|---|---|---|---|
| Заведующий архивом | Титова Анна Романовна | 22‑54‑91‚ каб․ 2144 | 2144 | archiv@sssu․ru |
| Начальник административного отдела | Белая Лариса Витальевна | (8636) -3‑72‑22 *20‑49 | 2137 | doc_admin@sssu․ru |
| Заместитель начальника административного отдела | Минакова Юлия Петровна | 23‑72‑22 20‑48‚ каб․ 2144 | 2144 | doc_ao@sssu․ru |
| Документовед 1 категории | Гаврилова Татьяна Александровна | 23‑72‑22 20‑48‚ каб․ 2144 | 2144 | — |
| Ведущий документовед | Валова Наталья Андреевна | — | — | — |
| Ведущий документовед | Печенева Татьяна Алексеевна | — | — | — |
| Ведущий документовед | Пинкас Елена Юрьевна | 23‑72‑22 *20‑49‚ 22‑54‑91 | — | — |
Основные функции архивного отдела
- Приём‚ учет и временное хранение входящих документов․
- Подготовка материалов к передаче в постоянный архив․
- Создание и поддержка научно‑справочного аппарата․
- Обеспечение доступа к архивным материалам для сотрудников‚ студентов и внешних исследователей;
- Разработка и внедрение современных методов документооборота (электронные каталоги‚ сканирование)․
- Контроль за соблюдением требований законодательства РФ в сфере архивного дела․
- Подготовка аналитических отчётов о состоянии архивных фондов․
Как получить доступ к документам
Для получения копий или оригиналов документов необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Подать письменный запрос․ Заявление оформляется в свободной форме‚ указываются:
- название и реквизиты запрашиваемого документа (номер‚ дата‚ тема);
- цель использования (научная работа‚ подготовка отчёта и т․п․);
- контактные данные заявителя․
- Отправить запрос по электронной почте archiv@sssu․ru или лично в кабинет 2144․
- Ожидать подтверждения от архивного отдела (обычно в течение 3‑5 рабочих дней)․
- При положительном решении оформить выдачу документов (в электронном виде – через защищённый портал‚ в бумажном виде – в кабинете)․
Электронные ресурсы
В последние годы архивный отдел активно переходит к цифровому формату:
- Создан электронный каталог с поиском по ключевым словам‚ датам и типам документов․
- Осуществляется сканирование редких и ценных материалов с последующим размещением в закрытом разделе сайта университета․
- Для удалённого доступа используется защищённый VPN‑канал‚ доступ к которому предоставляется сотрудникам и аспирантам по запросу․
Сотрудничество и международные связи
Архив ДГТУ в Шахтах участвует в ряде национальных и международных проектов:
- Обмен архивными фондами с другими техническими вузами России․
- Участие в конференциях по архивному делу и цифровизации исторических документов․
- Подготовка совместных публикаций с зарубежными партнёрами‚ использующими материалы архива․
Перспективы развития
В планах архивного отдела на ближайшие годы:
- Полная цифровизация всех поступающих документов․
- Внедрение системы автоматизированного учёта (ERP‑решения) для ускорения обработки запросов․
- Расширение публичного доступа к историческим материалам через открытый онлайн‑каталог․
- Организация обучающих семинаров для сотрудников университета по работе с архивными источниками․
Контактная информация
Если у вас возникли вопросы по работе архива‚ вы можете связаться с нами следующими способами:
- Электронная почта: archiv@sssu․ru
- Телефон (приёмная): 22‑54‑91 (каб․ 2144)
- Адрес: г․ Шахты‚ ул․ Тимирязева‚ 7‚ корпус 2‚ кабинет 2144
- Рабочие часы: Пн‑Пт — 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
Архивный отдел ДГТУ в Шахтах – надёжный хранитель истории университета и важный ресурс для всех‚ кто интересуется техническим образованием‚ научными исследованиями и развитием региона․