Ремонт цоколя (нижней части стены, где она соприкасается с полом) часто требуется в офисных помещениях, школах, торговых центрах и жилых домах. Чтобы процесс прошёл быстро и без лишних вопросов, необходимо оформить служебную записку – официальный документ, который фиксирует проблему, указывает ответственного и согласовывает бюджет.

Когда нужна служебная записка?

• Обнаружены трещины, сколы или плесень в цоколе.
• Необходимо заменить повреждённые отделочные материалы (плитка, гипсокартон, краска).
• Планируется профилактический ремонт перед проведением капитального ремонта здания.
• Требуется согласовать расходы с бухгалтерией и руководством.

Кому адресовать записку?

В зависимости от структуры организации записка может быть направлена:

1. Начальнику отдела эксплуатации (например, Иванов И.).
2. Главному инженеру (например, Петров П.).
3. Бухгалтеру для утверждения бюджета (например, Сидорова А.).
4. Технической службе или подрядчику (например, ООО «Ремонт‑Сервис», телефон +7 ( ) ‑‑*).

Структура служебной записки

Официальный документ обычно состоит из следующих разделов:

Как правильно оформить запись

Ниже – пошаговый чек‑лист:

1. Определите объект: кабинет, коридор, склад и т.п. Укажите точный адрес (например, ул. * 10, офис 5).
2. Зафиксируйте дефекты: сделайте фотографии, отметьте размеры трещин, укажите наличие влаги.
3. Соберите смету: запросите цены у 2‑3 подрядчиков, укажите стоимость материалов.
4. Укажите сроки: когда желательно начать и завершить работы (например, с по ).
5. Подготовьте подписи: отправитель подписывает, затем получатель ставит отметку о согласовании.

Пример служебной записки

ООО «ТехноСтрой»
Адрес: г. , ул.  12
Тел.: +7 (* ) ‑‑*
E‑mail: info@.ru

№ 12/2026

Кому: Иванов И., начальник отдела эксплуатации
От кого: Сидоров С.*, инженер‑техник, тел.: +7 (* ) ‑‑*


Тема: Служебная записка на ремонт цоколя в офисе №5 (ул. * 10)

Содержание:
Объект: офисное помещение №5, площадь 18 м², расположено на 2‑м этаже.
Описание дефекта: в цоколе (высота 0,30 м от пола) обнаружены трещины длиной 45–70 см, сколы плитки, следы влаги и плесени. Фотографии прилагаются (прил. 1‑3).
Причина: протечка из‑за изношенного гидроизоляционного слоя в период осенних осадков.
Предлагаемые работы:
 • Демонтаж повреждённой плитки и гипсокартона;
 • Укладка нового гидроизоляционного слоя;
 • Установка керамической плитки 30×30 см (производитель *);
 • Шпатлевка и покраска стен.
Смета:
 • Материалы – 12 000 ₽;
 • Работы – 18 000 ₽;
 • Прочие расходы – 2 000 ₽;
Сроки выполнения: с по (5 рабочих дней).
Контактное лицо подрядчика: ООО «Ремонт‑Сервис», тел.: +7 (* ) ‑‑*, e‑mail: service@.ru.

Просим:
- Утвердить смету и выделить средства из бюджета на текущий квартал.
- Осуществить согласование с бухгалтерией (Сидорова А.).
- Оформить договор с выбранным подрядчиком.

Подписи:

_____________________/ Сидоров С.* (отправитель)
_____________________/ Иванов И.* (согласовано)

Как отправить записку

• Электронно: прикрепите документ в формате PDF к письму в корпоративной почте. В теме письма укажите «Служебная записка №12/2026 – ремонт цоколя».
• Внутренний документооборот: загрузите файл в систему электронного документооборота (1С:Документооборот, SAP и т.п.) и направьте на согласование.
• Лично: распечатайте оригинал, подпишите и передайте в канцелярию отдела кадров/управления.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли согласованность с пожарной службой?

Если ремонт подразумевает изменение материалов (например, установка новых покрытий), рекомендуется согласовать выбранные материалы с отделом пожарной безопасности, чтобы они соответствовали нормативам (СНиП 21‑03‑2000).

Можно ли выполнить ремонт без привлечения подрядчика?

Внутренние бригады могут выполнить работы, если у них есть соответствующая квалификация и необходимое оборудование. В этом случае в записке указываются внутренние ресурсы и их стоимость (зарплата, амортизация техники).

Как быстро получить одобрение бюджета?

Сократите время согласования, приложив:

• Фотографии и измерения дефекта;
• Точные расчёты стоимости;
• Сравнительные предложения от минимум двух подрядчиков;
• Сроки, критичные для эксплуатации помещения.

Что делать, если после ремонта появились новые дефекты?

В таком случае оформляют акт выполненных работ с указанием замечаний и подаётся повторная служебная записка на доработку.

Полезные шаблоны и ресурсы

Скачать готовый шаблон в формате DOCX можно по ссылке: Шаблон служебной записки (доступ ограничен – требуется ввод корпоративного логина).

Для уточнения нормативных требований по отделочным работам рекомендуется обратиться к официальным документам:

• СНиП 21‑03‑2000 «Пожарная безопасность зданий и сооружений»;
• ГОСТ 21.110-2013 «Система проектной документации»;
• Технические регламенты РФ по строительным материалам.

Оформление служебной записки – простая, но важная процедура. При правильном подходе вы получите быстрый отклик от руководства, согласуете бюджет и избежите задержек в эксплуатации помещения.