Важно: приведённая в запросе «информация из интернета» не содержит сведений по заявленной теме (это фрагменты текста о нейросетях и сервисах). Поэтому статья подготовлена на основе общих норм российского законодательства и ведомственных актов МВД России. Перед применением на практике рекомендуется сверяться с актуальными редакциями нормативных документов.
Что такое специальное номенклатурное дело
В органах внутренних дел РФ документы, образующиеся в процессе служебной деятельности, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел — систематизированным перечнем заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел подразделений полиции утверждается в соответствии с ведомственными приказами МВД России и согласуется с архивными требованиями (Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Специальные номенклатурные дела, это дела, формируемые по особым направлениям деятельности, как правило, связанным с:
- материалами проверок, служебных расследований и дисциплинарных производств;
- документами, содержащими сведения ограниченного распространения (гриф «Для служебного пользования»);
- материалами оперативно-служебного характера;
- личными делами сотрудников, документами по кадровым вопросам особого учёта;
- материалами, не подлежащими включению в общие (типовые) дела подразделения.
Что означает «списание в дело»
Под списанием в специальное номенклатурное дело понимается процедура помещения (подшивки) исполненного документа в соответствующее дело после завершения работы с ним, то есть снятие документа с активного делопроизводственного учёта и передача его на хранение в составе сформированного дела.
Порядок списания: пошагово
Шаг 1. Завершение исполнения документа
Документ считается исполненным, когда по нему принято решение, дан ответ либо выполнено поручение. На документе проставляется отметка об исполнении и направлении в дело (дата, номер дела по номенклатуре, подпись ответственного лица).
Шаг 2. Определение дела по номенклатуре
Ответственный за делопроизводство сотрудник определяет индекс дела согласно утверждённой номенклатуре. Специальные дела обычно имеют отдельные индексы и ведутся обособленно от общих дел.
Шаг 3. Формирование дела
- документы подшиваются в хронологическом порядке;
- листы дела нумеруются;
- составляется внутренняя опись документов (для дел по личному составу и специальных дел — обязательно);
- оформляется обложка с указанием заголовка, индекса, срока хранения, дат заведения и окончания дела.
Шаг 4. Завершение дела и сдача в архив
По окончании календарного года (либо после завершения производства) дело закрывается, оформляется лист-заверитель, после чего дело передаётся в ведомственный архив подразделения. Передача оформляется по описи.
Шаг 5. Уничтожение по истечении срока хранения
Дела с истекшими сроками хранения, не представляющие ценности, подлежат уничтожению по акту, утверждаемому руководителем подразделения, после согласования с экспертной комиссией. Документы с грифом «ДСП» уничтожаются способом, исключающим восстановление (сжигание, измельчение).
Кто отвечает за процедуру
- Начальник подразделения — общее руководство и утверждение актов;
- Ответственный за делопроизводство (например, инспектор по личному составу Иван* П. С*) — формирование и ведение дел;
- Экспертная комиссия — отбор дел к хранению или уничтожению;
- Режимно-секретное подразделение — контроль за документами с грифом «ДСП».
Типичные ошибки
- Подшивка документов не в то дело, что нарушает принцип единства формирования.
- Отсутствие отметки об исполнении — документ нельзя считать списанным в дело.
- Нарушение нумерации листов и отсутствие внутренней описи.
- Хранение документов «ДСП» совместно с открытыми документами.
- Уничтожение дел без акта и до истечения срока хранения.
Практические рекомендации
Для уточнения порядка в конкретном подразделении следует обратиться к действующей номенклатуре дел вашего органа внутренних дел, а также к штатному специалисту по делопроизводству. Консультацию можно получить по служебному телефону дежурной части: 8 (4) — (внутренний -*).