Со временем почтовый архив в Microsoft Outlook разрастается до внушительных размеров․ Файлы данных PST и OST, превышающие 10 ГБ, могут вызывать зависания приложения, замедление поиска и даже повреждение данных․ В этой статье мы подробно разберём, зачем нужно сжатие архива почты и как выполнить его правильно․

Зачем сжимать почтовый архив?

Когда вы удаляете письма из Outlook, они не исчезают из файла данных мгновенно — внутри файла остаётся «пустое» неиспользуемое пространство․ Со временем файл раздувается, что приводит к следующим проблемам:

• приложение Outlook приостанавливается или «зависает» при работе с большим файлом данных;
• замедляется запуск программы и поиск по письмам;
• повышается риск повреждения (коррупции) PST-файла;
• расходуется свободное место на диске․

Сжатие (compact) безопасно удаляет неиспользуемое пространство из файла, возвращая вам свободное место и ускоряя работу почтового клиента․

Как сжать файл PST в Outlook 2021, 2019, 2016

Процедура сжатия одинакова для большинства современных версий Outlook:

1. Откройте Outlook и перейдите на вкладку Файл․
2. Нажмите Настройки учётной записи → Настройки учётной записи․․․
3. Перейдите на вкладку Файлы данных․
4. Выберите нужный PST-файл и нажмите Параметры (Настройки)․
5. В открывшемся окне нажмите кнопку Сжать сейчас․
6. Дождитесь завершения процесса — он может занять от нескольких минут до часа при больших файлах․

Важно: если вы сжимаете OST-файл (учётная запись Exchange или IMAP), после сжатия необходимо полностью выйти из Outlook, чтобы изменения вступили в силу․

Подготовительные шаги перед сжатием

Сжатие будет эффективнее, если предварительно освободить место внутри почтового ящика:

• Очистите папку «Удалённые» — удалённые письма продолжают занимать место, пока папка не очищена․
• Используйте средство «Очистка почтового ящика» — оно позволяет просмотреть размер почтового ящика и отдельных папок, найти крупные элементы․
• Архивируйте старые элементы — переместите старую переписку в отдельный архивный PST-файл через функцию автоархивации․
• Экспортируйте данные, выгрузите часть данных в другой PST-файл, удалите их из основного и очистите «Удалённые»․

Что делать, если сжатие не помогает

Иногда пользователи сталкиваются с ситуацией, когда индикатор сжатия моментально «пролетает», а размер файла не меняется; Возможные решения:

1. Проверьте файл утилитой ScanPST (scanpst․exe) — возможно, PST-файл повреждён из-за превышения допустимого размера․ Утилита находится в папке установки Office и умеет исправлять ошибки структуры файла․
2. Создайте новый файл данных — экспортируйте всё содержимое в новый PST-файл и подключите его вместо старого․
3. Используйте сторонние инструменты сжатия — специализированные PST Compact-утилиты предлагают высокоскоростное сжатие, поиск по файлам, опцию «не удалять вложения» и требуют минимум памяти для работы․

Ограничение размера файлов PST и OST

Для профилактики можно настроить ограничение максимального размера файлов данных через реестр Windows․ Параметры MaxFileSize и WarnFileSize (для PST) либо MaxLargeFileSize и WarnLargeFileSize (для OST) позволяют задать предельный размер․ При достижении порога предупреждения Outlook автоматически запускает функцию сжатия, пытаясь уменьшить файл до допустимого уровня․

Рекомендации по обслуживанию почтового архива

• Выполняйте сжатие файлов данных регулярно — хотя бы раз в несколько месяцев․
• Не допускайте роста PST-файла свыше 10–20 ГБ․
• Делайте резервные копии PST-файлов перед сжатием и восстановлением․
• Разделяйте архив на несколько файлов по годам или проектам․
• Настройте автоархивацию для автоматического переноса старых писем․

Сжатие архива почты — простая, но важная процедура обслуживания Outlook․ Регулярное сжатие PST и OST файлов в сочетании с очисткой удалённых элементов и архивацией старой переписки обеспечит стабильную и быструю работу почтового клиента, а также защитит ваши данные от повреждений․