Современные сервисы для управления поездками и расходами становятся незаменимыми инструментами для бизнеса․ TripScan — это платформа для автоматизации управления командировочными расходами (T&E)‚ которая помогает компаниям контролировать бюджет‚ упростить учет и обеспечить соблюдение внутренних политик․ Ключевым элементом работы с системой является личный кабинет․ В этой статье мы подробно разберем‚ как выполнить вход на сайт‚ как восстановить доступ‚ какой функционал доступен пользователям и администраторам‚ а также ответим на частые вопросы․

Официальный сайт и адреса для входа

Для доступа к системе используется веб-интерфейс․ Важно использовать только официальные адреса‚ чтобы избежать фишинга и утечки корпоративных данных․

• Основной портал входа: https://app․tripscan․ru/ (или https://my․tripscan․ru/ в зависимости от региона развертывания и версии продукта)․
• Портал для сотрудников (мобильная версия/веб): Часто доступен по поддомену вашей компании‚ например: https://*․tripscan․ru/․
• Сайт компании (маркетинговый): https://tripscan․ru/ — здесь находится информация о продукте‚ кейсы‚ блог и контакты поддержки‚ но немапрямая ссылка на логин обычно ведет на портал авторизации․

Способы авторизации (Вход в систему)

TripScan поддерживает несколько сценариев входа․ Доступные методы определяются настройками безопасности вашей компании․

Вход через корпоративный SSO (Single Sign-On) — Рекомендуемый способ

Это самый безопасный и удобный метод․ Вам не нужно запоминать отдельный пароль от TripScan․

1. Перейдите по корпоративной ссылке (например‚ https://*․tripscan․ru/)․
2. Нажмите кнопку «Войти через SSO» или логотип вашего IdP (Azure AD‚ Google Workspace‚ Okta‚ Keycloak и т․д․)․
3. Вы будете перенаправлены на страницу входа вашей компании․
4. Введите корпоративный логин/пароль и пройдите MFA (многофакторную аутентификацию)‚ если она настроена․
5. После успешной проверки вы автоматически попадете в личный кабинет TripScan․

Классический вход по Email и паролю

Используется‚ если SSO не настроен или для учетных записей внешних подрядчиков/аудиторов․

1. Откройте страницу входа (https://app․tripscan․ru/login или аналогичную)․
2. В поле «Email» укажите рабочую почту‚ закрепленную за профилем в TripScan․
3. В поле «Пароль» введите ваш пароль․
4. Нажмите «Войти»․

Вход по одноразовому коду (Magic Link / OTP)

Некоторые конфигурации позволяют войти без пароля‚ получив код на почту или в SMS․

• Нажмите «Войти по коду»․
• Укажите email/телефон․
• Проверьте почту/СМС (номер замаскирован: +7 * )․
• Введите полученный 6-значный код․

Регистрация нового пользователя (Первый вход)

Самостоятельная регистрация в TripScan обычно закрыта для безопасности․ Учетная запись создает администратор вашей компании или система автоматически при синхронизации с HR-системой (1С‚ SAP‚ Workday‚ BambooHR)․

Сценарий «Приглашение по email»:

1. Вы получаете письмо на корпоративную почту от noreply@tripscan․ru (или от имени вашей компании) с темой «Приглашение в TripScan» / «Доступ к системе управления командировками»․
2. Перейдите по уникальной ссылке в письме (срок действия обычно 24–72 часа)․
3. Придумайте надежный пароль (требования: мин․ ‚ заглавные/строчные‚ цифры‚ спецсимволы)․
4. Заполните профиль: ФИО (например‚ Иванов И․И․)‚ должность‚ департамент‚ телефон (+7 * )․
5. Подтвердите контакты (код на email/СМС)․
6. Настройте MFA (рекомендуется: Google Authenticator‚ Yandex Key‚ SMS)․

Восстановление доступа (Забыли пароль?)

Если вы не используете SSO и забыли пароль:

1. На странице входа нажмите «Забыли пароль?» / «Восстановить доступ»․
2. Укажите свой рабочий Email․
3. На почту придет ссылка для сброса (действует 1 час)․
4. Перейдите по ссылке‚ введите новый пароль дважды․
5. Войдите в систему с новыми учетными данными․

Если письмо не приходит:

• Проверьте папку «Спам» / «Промоакции»․
• Убедитесь‚ что вы вводите именно ту почту‚ которая заведена в системе (уточните у админа)․
• Обратитесь в службу поддержки вашей компании или в поддержку TripScan (см․ раздел 8)․

Структура и функционал Личного кабинета

После входа вы попадаете на Дашборд (Главную страницу)․ Интерфейс адаптивен и работает в браузере на ПК и мобильных устройствах (есть также нативные приложения для iOS/Android)․

Основные разделы меню (левая навигационная панель)

Ключевые сценарии работы сотрудника

• Создание заявки: «Новая поездка» → Указание города‚ дат‚ цели → Выбор тарифов/политики → Отправка на согласование руководителю/финдиректору․
• Бронирование: Встроенный поиск авиа/ЖД/отелей (интеграция с GDS/агрегаторами) → Оплата корп․ картой или виртуальной картой TripScan․
• Сдача отчета: После поездки → «Создать отчет о расходах» → Система подтянет транзакции по карте → Остается только прикрепить фото чеков (OCR заполнит сумму/дату/НДС автоматически) → Отправить на проверку․
• Дневные: Рассчитываются автоматически по РФ/Мир в зависимости от гео и продолжительности (с учетом времени вылета/прилета)․

Мобильное приложение TripScan

Для удобства в дороге рекомендуется установить приложение․

• iOS (App Store): Поиск «TripScan» или «TripScan Business»․ Разработчик: OOO «Трипскан» / TripScan LLC․
• Android (Google Play / RuStore / AppGallery): Аналогично․

Вход в приложении: Полностью повторяет веб-версию (SSO или Email/Пароль)․ Доступны: сканирование чеков камерой‚ пуш-уведомления об согласовании‚ офлайн-режим для черновиков отчетов․

Типичные проблемы при входе и их решение

1. Ошибка «Неверный email или пароль»
   • Проверьте раскладку клавиатуры и Caps Lock․
   • Попробуйте сбросить пароль (раздел 4);
   • Убедитесь‚ что вы не пытаетесь войти по старому паролю‚ если компания уже перешла на SSO․
2. Ошибка «Доступ запрещен / 403 Forbidden»
   • Ваша учетная запись деактивирована (увольнение‚ конец стажировки)․ Обратитесь к HR/Админу․
   • IP-адрес не в белом списке (если настроено ограничение по офисным IP/VPN)․ Включите корпоративный VPN․
3. Бесконечная загрузка / Белое окно после SSO
   • Очистите кэш и cookies браузера для домена tripscan․ru․
   • Попробуйте режим инкогнито / другой браузер․
   • Проверьте‚ не блокирует ли антивирус/файрвол запросы к api․tripscan․ru‚ auth․tripscan․ru․
4. Не приходит код MFA / SMS
   • Проверьте время на телефоне (должно быть автоматическое)․
   • Для SMS: проверьте баланс/роуминг (номер +7 * )․
   • Для Authenticator: пересинхронизируйте время в настройках приложения;
   • Обратитесь к админу для сброса MFA․

Техническая поддержка и контакты

Если самостоятельно решить проблему не удаеться‚ есть два уровня поддержки:

Внутренняя поддержка (Первая линия — Ваша компания)

Обращайтесь к администратору TripScan в вашей организации (обычно это Финансовый отдел‚ Travel-менеджер или IT-Service Desk)․ Они могут:

• Сбросить пароль / MFA․
• Выдать/продлить права доступа․
• Проверить синхронизацию из HR-системы․
• Создать заявку в поддержку TripScan от имени компании․

Поддержка TripScan (Вторая линия — для админов компании)

Прямой контакт сотрудников с вендором обычно не предусмотрен SLA․ Администратор компании пишет в портал партнера или на email:

• Email поддержки: support@tripscan․ru (или help@tripscan․ru)
• Портал заявок (Service Desk): https://tripscan․zendesk․com/ / https://support․tripscan․ru/ (требует логин админа)․
• Телефон горячей линии (для экстренных случаев): +7 (495) * / 8 (800) * (уточняйте в договоре/личном кабинете админа)․
• Рабочее время поддержки: Пн–Пт 09:00–18:00 (МСК)‚ для критических инцидентов — 24/7 по регламенту SLA․

Безопасность и лучшие практики

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я войти в TripScan с личного телефона?

Да‚ если ваша компания не запретила это политикой MDM/Intune․ Рекомендуется установить официальное приложение и включить биометрию (FaceID/TouchID) для входа․

Вопрос: Почему я не вижу раздел «Бронирование» / «Корп․ карты»?

Права доступа настроены по ролям․ У «Сотрудника» может быть доступ только к «Моим поездкам» и «Раходам»․ Бронирование часто доступно только Travel-менеджерам или при включенной настройке «Самобронирование»․ Обратитесь к админу․

Вопрос: Как сменить реквизиты для возврата денег (номер карты)?

Профиль → Настройки → Реквизиты для возмещения․ Введите новый номер счета ( )․ Изменение вступает в силу для новых отчетов (старые уже в обработке)․

Вопрос: Система пишет «Сессия истекла» каждые 15 минут․

Это настройка таймаута безопасности от админа․ Обычно 30–60 мин бездействия․ Сохраняйте черновики отчетов чаще (кнопка «Сохранить черновик»)․

Вопрос: Как загрузить чек‚ если он потерян?

В отчете о расходах нажмите на транзакцию → «Чек отсутствует» → Укажите причину (утеря‚ не выдали)․ Требуется подтверждение руководителя/бухгалтерии․ По закону РФ (ФЗ-54) чек обязателен для НДС․

Личный кабинет TripScan — это центральный хаб для управления всеми аспектами деловой поездки: от планирования и бронирования до автоматического формирования бухгалтерских пакетов․ Успешная работа с системой начинается от правильной настройки входа (желательно через корпоративный SSO) и понимания своей роли в процессе․

Если вы столкнулись с нестандартной ситуацией‚ не описанной в инструкции‚ всегда начинайте с обращения к внутреннему администратору системы в вашей компании․ У них есть полные права для диагностики вашей учетной записи (ID: ‚ Email: @*․ru) и быстрого решения проблемы․

Статья подготовлена на основе общедоступной документации и типичных сценариев внедрения TripScan․ Интерфейс и конкретные настройки могут отличаться в зависимости от версии платформы и кастомизации заказчика․