Управление архива Администрации города Новороссийск является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документационного фонда муниципального образования. В статье подробно рассматриваются основные направления деятельности ведомства, его структура, порядок обращения граждан и правовые основы работы.

Правовая основа и статус

Деятельность Управления архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом Краснодарского края «Об архивном деле в Краснодарском крае»;
• Уставом города Новороссийск;
• Положением об Управлении архива, утвержденным решением Администрации города.

Ведомство является юридическим лицом, имеет печать с изображением герба города Новороссийск, штампы, бланки строгой отчетности, счета в казначействе и банковские счета.

Основные функции и полномочия

К ключевым задачам Управления относятся:

1. Формирование и сохранность архивных фондов: прием на хранение дел из органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, ликвидированных или реорганизованных организаций.
2. Государственная регистрация и учет: ведение единых реестров архивных фондов, составление описей, инвентарей и путеводителей.
3. Обеспечение доступа к документам: выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям в соответствии с законодательством о доступе к информации.
4. Консервация и реставрация: проведение профилактических мероприятий по защите документов от биологических повреждений, пожара, несанкционированного доступа.
5. Методическое руководство: контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Администрации и муниципальных учреждениях.
6. Цифровизация: реализация проектов по электронному документообороту, сканированию ценных фондов и созданию электронных баз данных для удаленного доступа.

Организационная структура

На Управление архива включает в себя следующие отделы и сектора:

• Отдел приема, учета и хранения документов — обеспечивает поступление дел, их экспертизу по срокам хранения и размещение в хранилищах.
• Отдел информационно-справочного обслуживания и использования документов, работа с запросами граждан и организаций, выдача справок, организация работы читального зала.
• Сектор научно-справочной работы и публикаций — подготовка путеводителей, тематических указателей, участие в выставках и издании сборников документов по истории города.
• Сектор информатизации и технической защиты информации — администрирование базы данных «Архив», обеспечение информационной безопасности, сканирование и оцифровка.
• Бюро технической инвентаризации и реставрации — ремонт и переплет документов, санитарная обработка фондов.
• Административно-хозяйственный сектор — обеспечение хозяйственной деятельности, режим объектов, охрана.

Руководство и контактная информация

Руководитель Управления архива: * * (назначен приказом главы города от ..202).

Заместители руководителя по направлениям:

• По приему и хранению: * *
• По информационному обслуживанию: * *

Порядок обращения граждан и организаций

Личный прием

Гражданам для получения архивных справок (о стаже, зарплате, награждениях, проживании и т.д.) необходимо явиться в читальный зал с документом, удостоверяющим личность (паспорт РФ). При обращении от имени третьего лица требуется нотариально заверенная доверенность.

Письменные и электронные запросы

Запросы направляются по почтовому адресу или через форму обратной связи на официальном сайте Администрации (раздел «Обращения граждан»). Срок рассмотрения — до 30 календарных дней (ст. 10 ФЗ «Об обращениях граждан РФ»).

В запрос обязательно должны быть включены:

• ФИО заявителя (полностью);
• Адрес для направления ответа (почтовый или электронный);
• Суть запроса (какие сведения подтверждаются, за какой период);
• Данные по искомому лицу (ФИО, дата рождения, место работы/службы, период работы).

Платные услуги

В соответствии с Постановлением Администрации города, за отдельные виды услуг (сложные справки, копирование больших объемов, тематический подбор документов для научных целей) взимается плата. Перечень платных услуг и тарифы опубликованы на стенде в холле Управления и на сайте. Оплата производится через терминал в холле или по квитанции в любом банке (реквизиты: ИНН , КПП , Счет № 40101810* в Казначействе Краснодарского края).

Архивные фонды: состав и ценность

На начало 2026 года объем архивных фондов Управления составляет более * тысяч единиц хранения. Фонды формируются с 1920-х годов и включают документы:

• Городского Совета народных депутатов (позже — Думы города);
• Исполнительных комитетов / Администраций города;
• Районных советов (Центрального, Приморского — исторические районы);
• Ликвидированных предприятий и организаций городского подчинения (заводы «Цемент», судоремонтные базы, портовые организации, ЖЭКи, больницы, школы);
• Личных фондов почетных граждан города, ветеранов ВОВ, труда, известных общественных деятелей (фунды № , , * и др.).

Особый интерес представляют фонды периода Великой Отечественной войны (оборона Новороссийска, مالaya Земля, и освобождение города), документы по восстановлению города в послевоенное время, а также дела по вопросам городского хозяйства, архитектуры и градостроительства XX века.

Проекты цифровизации и удаленный доступ

С 2020 года Управление архива реализует программу «Цифровой архив Новороссийска». Основные достижения на 2026 год:

• Оцифровано более % справочно-поискового аппарата (описей к фондам).
• Создана электронная база «Память города», индекс личных дел участников ВОВ, проживавших в Новороссийске (более тысяч записей).
• Запущен тестовый доступ к сканированным копиям самых востребованных фондов (метрические книги до 1917 г., списки избирателей 1917 г., планы города 1950-80-х) через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Архивы») и на сайте Управления.
• Внедрена система электронного документооборота (СЭД) для приема дел от современных структур Администрации в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Важные напоминания для посетителей

• В хранилищах и читальном зале строго запрещено курение, употребление пищи и напитков, использование ручной ручки (только карандаш, предоставляемый на месте).
• Документы выдаются строго по одному делу на руки (в исключительных случаях — до 3 дел).
• При обнаружении повреждений документов необходимо немедленно сообщить сотруднику читального зала.
• Для работы с документами, содержащими сведения, составляющие гостайну или иную охраняемую законом тайну, а также персональные данные третьих лиц (срок ограничения доступа не истек), требуется соответствующее допуск или согласие субъекта персональных данных.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов, Положения об Управлении архива Администрации города Новороссийск и информации с официального сайта Администрации на дату . Контактные данные и реквизиты частично замаскированы (*) в целях информационной безопасности. Перед визитом рекомендуется уточнить актуальный режим работы по телефонам справочного бюро.