Архивное дело – это система мероприятий, направленных на приём, хранение, учёт и использование архивных документов. В разных странах и в рамках разных нормативных актов различаются типы архивов и, соответственно, способы их приёма. В статье рассмотрены основные виды приёма архивов, их классификация, требования к документам и практические рекомендации для организаций, желающих правильно оформить передачу документов.
Общие понятия
Согласно закону Республики Беларусь архивы делятся на государственные, территориальные, архивы государственных органов и иных организаций, а также частные архивы. Каждый из этих типов имеет свои функции и особенности приёма документов.
Классификация архивов
- Государственные архивы – включают республиканские, областные (г. Минск) и зональные учреждения. Они осуществляют приём и постоянное хранение документов Национального архивного фонда.
- Территориальные архивы (городские и районные) – принимают документы реорганизованных, ликвидированных организаций, а также индивидуальных предпринимателей.
- Архивы государственных органов и иных организаций – создаются по решению руководителя и принимают документы, образующиеся в процессе их деятельности.
- Частные архивы – создаются юридическими лицами и физическими лицами для собственного использования и могут принимать документы в порядке, установленном законом.
Виды приёма архивов
В зависимости от статуса архива и характера передаваемых документов различают следующие виды приёма:
- Приём постоянного (бессрочного) хранения – применяется в государственных и центральных архивах, где документы сохраняются в течение установленного законом срока (обычно 50‑100 лет и более).
- Приём временного (долгосрочного) хранения – характерен для архивов государственных органов, где документы хранятся до момента их передачи в центральный архив или до завершения их юридической значимости.
- Приём ограниченного (краткосрочного) хранения – используется в частных и корпоративных архивах для документов, срок хранения которых составляет от 1 до 10 лет.
- Приём в рамках объединённого архива – несколько организаций могут создать совместный архив, где каждый участник передаёт свои документы на совместное хранение.
- Приём в негосударственные архивные учреждения (НГО) – часто используется коммерческими компаниями, которым необходимо обеспечить надёжное хранение, но нет возможности разместить документы в государственных структурах.
Процедура приёма документов в архив
Ниже представлена типовая последовательность действий, рекомендованная Росархивом и адаптированная под белорусскую практику.
- Определение перечня передаваемых документов.
Формируется экспертной комиссией (ЭК), в состав которой входят представители службы делопроизводства, кадрового отдела и финансового подразделения. - Подготовка описи дел.
Оформляються описи (внутренняя и внешняя), указываются реквизиты, классификация и сроки хранения. - Согласование графика передачи.
Утверждается руководителем организации и согласуется с руководителями подразделений‑источников. - Фактическая передача.
Принимает уполномоченное лицо архива в присутствии представителя передающей организации. На каждом экземпляре описи ставится отметка о приёме. - Проверка соответствия.
Архив проверяет: соответствие заголовков, правильность оформления, качество переплёта, нумерацию листов, наличие листа‑заверителя. - Регистрация в книге учёта.
Ведётся журнал приёма‑выдачи дел, а также лист фонда (см. приложение № 23‑24 приказа № 77).
Требования к документам, подлежащим приёму
Документ считается архивным, если он удовлетворяет следующим признакам (п. 2 п. 12 Росархива № 77):
- Имеет реквизиты для идентификации (наименование, дата, номер).
- Содержит ценную информацию для организации, общества или государства.
- Срок хранения более 10 лет (определяется нормативными актами, напр., Росархив № 236).
- Завершён делопроизводством – документ более не используется в текущей работе.
Важно помнить, что передача в архив может происходить не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (п. 47 приказа № 77).
Примеры контактов архивных учреждений (данные частично скрыты)
| Тип архива | Наименование | Адрес | Телефон | Контактное лицо |
|---|---|---|---|---|
| Государственный республиканский архив | Республиканский архив Белоруссии | г. Минск, ул. Пушкина, д. , офис 12 | +375 (17) ‑*‑ | д. Иванов И.И. |
| Областной архив (г. Минск) | Областной архив г. Минска | г. Минск, пр. Независимости, д. *, корпус А | +375 (17) ‑‑ | д. Петрова А.С. |
| Территориальный (городской) архив | Городской архив г. Гомеля | г. Гомель, ул. Советская, д. , пом. 3 | +375 (232) ‑‑ | д. Смирнова Е.В. |
| Негосударственное архивное учреждение | ООО «Архив‑Сервис» | г. Брест, ул. Ленина, д. , офис 7 | +375 (162) ‑‑** | д. Кузнецов П.Н. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой срок хранения считается «долгосрочным»?
В нормативных актах России и Беларуси долгосрочным считается срок от 10 до 50 лет. При этом документы, относящиеся к культурному наследию, могут храниться бесконечно.
Можно ли передать в архив электронные носители?
Да. Электронные документы принимаются в виде CD/DVD, флеш‑накопителей, а также в облачных хранилищах, если архив обеспечивает их надёжную защиту (температура 8‑18 °C, контроль влажности, резервное копирование).
Что делать, если часть документов повреждена?
При обнаружении повреждений составляется акт, в котором фиксируются характер и степень повреждения. При возможности документ восстанавливается; если восстановление невозможно, делается копия и оригинал уничтожается в соответствии с правилами утилизации.
Понимание видов приёма архивов и соблюдение установленного порядка позволяют организациям избежать юридических рисков, сохранить ценную информацию и обеспечить её доступность для будущих поколений. При планировании передачи документов рекомендуется заранее сформировать экспертную комиссию, подготовить полные описи и выбрать архив, соответствующий требованиям по срокам хранения и условиям сохранности.
Помните, что правильный архивный приём – это не только соблюдение формальностей, но и вклад в сохранение исторической и правовой памяти общества.
Дата публикации: