Справка организации о сдаче в аренду помещения – документ‚ подтверждающий факт того‚ что юридическое лицо (или индивидуальный предприниматель) передало в аренду определённый объект недвижимости. Такой документ часто требуется в бухгалтерии‚ при оформлении налоговых вычетов‚ в суде‚ а также при взаимодействии с государственными органами.

Когда нужна справка о сдаче помещения в аренду?

• Для подтверждения расходов по аренде в бухгалтерском и налоговом учёте.
• При оформлении субсидий‚ грантов и иных финансовых программ.
• В случае споров с арендатором – справка служит доказательством факта сдачи.
• Для предоставления в органы местного самоуправления (например‚ при регистрации договора аренды);
• При необходимости подтверждения права собственности арендодателя в суде.

Кто составляет справку?

Справку подготавливает арендодатель (организация‑арендодатель) или её уполномоченный представитель – обычно это руководитель организации‚ главный бухгалтер или юридический отдел.

Структура справки организации

В справке обычно указываются следующие сведения:

1. Шапка документа – название организации‚ её ИНН‚ ОГРН‚ юридический адрес.
2. Реквизиты справки – номер справки‚ дата её выдачи.
3. Сведения о помещении:
   • Адрес (город‚ улица‚ дом‚ корпус‚ помещение/офис);
   • Площадь (в квадратных метрах);
   • Тип (жилая‚ нежилая‚ коммерческая);
   • Состояние (наличие мебели‚ техники‚ состояние отделки).
4. Сведения об арендаторе – ФИО (или название юридического лица)‚ ИНН/ОГРН‚ юридический/фактический адрес.
5. Условия сдачи – дата начала аренды‚ срок аренды‚ размер арендной платы‚ порядок расчётов за коммунальные услуги.
6. Основание передачи – ссылка на договор аренды (номер‚ дата) и/или акт приёма‑передачи.
7. Подписи и печати – подпись руководителя (или уполномоченного лица)‚ печать организации.

Образец справки организации

ООО «Аренда Плюс»
ИНН 7701234567‚ ОГРН 1177746001234
Юридический адрес: г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 10‚ оф. 5
Тел.: +7 (495) --* e‑mail: info@arenda-plus.ru

Справка № 2026/09‑02 от 

Настоящая справка выдана в подтверждение того‚ что
ООО «Аренда Плюс»‚ в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича‚
действующего на основании Устава‚ сдал в аренду помещение‚ расположенное по адресу:
г. Москва‚ ул. Петровка‚ д. 15‚ офис 3 (площадью 45‚2 м²‚ нежилое помещение).

Арендатор: ИП Петров Петр Петрович‚
ИНН 7709876543‚ юридический адрес: г. Москва‚ ул. Садовая‚ д. 7‚ кв. 12.
Дата начала аренды – г.‚ срок аренды – 12 (двенадцать) месяцев.
Арендная плата – 45 000 (сорок пять тысяч) рублей в месяц‚ оплата коммунальных услуг
производится по фактическим показаниям приборов учета.

Основанием для сдачи является Договор аренды № 2026‑10‑01 от г.
К договору прилагается акт приёма‑передачи помещения‚ подписанный обеими сторонами.

Подтверждаю‚ что помещение передано арендатору в надлежащем состоянии‚
со следующей мебелью и техникой:
- стол офисный;
- стул офисный;
- компьютерный стол;
- принтер HP LaserJet Pro MFP.

Подпись: _______________________/Иванов И.И./
М.П.

Дата выдачи справки: г.

Как оформить справку: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка исходных данных

Соберите всю необходимую информацию: копию договора аренды‚ акт приёма‑передачи‚ выписку из ЕГРН о праве собственности‚ счета за коммунальные услуги.

Шаг 2. Выбор уполномоченного лица

Определите‚ кто будет подписывать справку. Чаще всего – генеральный директор или главный бухгалтер.

Шаг 3. Составление текста справки

Используйте шаблон (см. выше) и заполните его конкретными данными. Обратите внимание на правильность указания ИНН‚ ОГРН и дат.

Шаг 4. Проверка и согласование

Перед подписью документ должен быть проверен юридическим отделом (при наличии) и бухгалтерией.

Шаг 5. Подписание и печать

Подпишите справку‚ поставьте печать организации (если она предусмотрена уставом). При необходимости сделайте копию для архива.

Шаг 6. Хранение

Справка хранится в бухгалтерском деле организации не менее 5 лет (срок хранения бухгалтерских документов). Оригиналы могут потребоваться в налоговой инспекции.

Нужен ли акт приёма‑передачи помещения?

Да. Акт приёма‑передачи – обязательный документ‚ подтверждающий факт передачи помещения от арендодателя к арендатору и фиксирующий его состояние на момент передачи. Без акта трудно доказать‚ в каком состоянии находилось помещение‚ что может привести к спорам о возмещении ущерба.

Где взять образцы документов?

• Официальный сайт Федеральной налоговой службы – раздел «Документы».
• Сайт Минэкономразвития РФ – раздел «Образцы форм».
• Юридические порталы (например‚ КонсультантПлюс‚ Гарант) – часто предоставляют готовые шаблоны.
• Бухгалтерские сервисы (например‚ 1С:Бухгалтерия) – встроенные шаблоны справок.

Типичные ошибки при оформлении справки

1. Отсутствие ссылки на договор аренды и акт приёма‑передачи.
2. Неполные реквизиты арендодателя (отсутствие ИНН‚ ОГРН).
3. Ошибки в указании площади помещения (не совпадает с данными в договоре).
4. Отсутствие подписи уполномоченного лица или печати.
5. Неуказание порядка расчётов за коммунальные услуги.

Контактные данные типовых организаций (пример)

ООО «Аренда Плюс»
Адрес: г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 10‚ оф. 5
Тел.: +7 (495) —
E‑mail: info@arenda-plus.ru

Генеральный директор: Иванов Иван Иванович (паспорт: 45 12 ***)
Главный бухгалтер: Смирнова Мария Петровна (тел.: +7 (495) —*)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить справку без подписи руководителя?

Только в том случае‚ если в уставе организации предусмотрено право подписи уполномоченному лицу (например‚ главному бухгалтеру). В противном случае документ считается недействительным.

Нужно ли регистрировать договор аренды в Росреестре?

Для нежилых помещений регистрация не обязательна‚ однако рекомендуется‚ если срок аренды превышает 12 месяцев. Для жилых помещений регистрация обязательна‚ если договор заключён на срок более 1 года.

Какой срок действия справки?

Справка подтверждает факт сдачи помещения в аренду на дату её выдачи. Если требуется подтверждение текущего состояния помещения‚ справку следует переоформлять ежегодно.

Можно ли использовать электронную подпись?

Да. Согласно ФЗ «Об электронной подписи»‚ справка может быть подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП). При этом в документе указывается отметка о наличии электронной подписи.

Справка организации о сдаче в аренду помещения – важный юридический документ‚ который помогает упорядочить отношения между арендодателем и арендатором‚ а также облегчает бухгалтерский и налоговый учёт. Правильное оформление справки‚ наличие всех обязательных реквизитов и сопутствующих документов (договор аренды‚ акт приёма‑передачи) позволяют избежать конфликтов и обеспечить законность сделки.

Если у вас возникли вопросы по составлению справки или требуется помощь в подготовке полного пакета документов‚ рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу или бухгалтеру;

Дата публикации: