Книга учета материальных ценностей по форме № 25 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от № 132, код ОКУД 0504042) является обязательным регистром для государственных (бюджетных) учреждений и организаций, ведущих учет материальных средств по упрощенной схеме. В отличие от Книг покупок и продаж (НДС), форма № 25 предназначена для складского и оперативного учета наличия и движения товаров, материалов, изделий. В данной статье подробно разберем, как правильно вписывать данные из товарных и транспортных накладных в этот журнал.

Общие требования к оформлению книги

Перед началом заполнения внутренних страниц необходимо надлежащим образом подготовить сам бланк. Согласно рекомендациями (Приложение № 8 к Руководству, п. 95) и общим правилам делопроизводства:

• Нумерация и прошивка: Книга должна быть пронумерована (сквозная нумерация листов), прошита и запечатана (на последнем листе или обложке ставится печать организации и подписи руководителя и главного бухгалтера).
• Обложка: На обложке указывают: наименование организации (например, ), структурное подразделение (склад), период ведения (с ___ по ___), номер книги, ФИО материально ответственного лица (МОЛ) — .
• Сроки: Записи производятся хронологически в день совершения хозяйственной операции (поступления или расхода) на основании первичных документов;
• Неисправимость: Так как форма утверждена на законодательном уровне, нельзя вносить изменения в структуру бланка (удалять/добавлять графы). Исправления ошибок допускаются только по правилам (перечеркивание одной чертой, вписание верного варианта, подпись ответственного, дата).

Структура внутренней страницы (основные графы)

Типовая страница книги формы № 25 содержит табличную часть для регистрации движений. Основные столбцы, которые заполняются на основании накладных:

1. Дата операции (день, месяц, год);
2. Номер первичного документа (номер накладной, требования-накладной, ордера).
3. Наименование материальных ценностей (полное, по номенклатуре).
4. Единица измерения (кг, м, шт, т и т.д.).
5. Количество (поступило / израсходовано).
6. Цена единицы (учетная/закупочная).
7. Сумма (количество × цена).
8. Счет дебета / кредита (бухгалтерские счета учета, напр. 10 / 60, 10 / 76).
9. Подпись МОЛ (кладовщика, коменданта), принявшего или отдавшего ценности.
10. Примечание (основание, номер договора, поставщик *).

Алгоритм вписания данных из товарной накладной (ТОРГ-12)

Товарная накладная форма ТОРГ-12 (утв. тем же Постановлением № 132), основной документ для отражения поступления товаров от поставщиков или реализации через склад. Пошаговая процедура переноса данных:

Шаг 1: Проверка документа

Убедитесь, что накладная ТОРГ-12 заполнена полностью: имеются подписи руководителя и главного бухгалтера поставщика (при поступлении), печать (если предусмотрена уставом), подпись грузополучателя (кладовщика) и водителя. Проверьте соответствие количества и наименования фактическому грузу.

Шаг 2: Заполнение строки книги (Поступление — Дебет счета 10)

• Графа «Дата»: Дата приемки груза на складе (дата подписи МОЛ в накладной).
• Графа «Номер документа»: Номер накладной ТОРГ-12 (например, № *).
• Графа «Наименование»: Переносим наименование каждой позиции из накладной отдельной строкой. Если в накладной 5 позиций — в книге делается 5 строк с одной датой и номером документа.
• Графы «Ед. изм.», «Кол-во», «Цена», «Сумма»: Переносим строго по позициям накладной. Цена указывается закупочная (с НДС или без, в зависимости от учетной политики).
• Графа «Счет Д/К»: Обычно Дт 10 — Кт 60 (поступление от поставщика) или Дт 10 — Кт 76 (иные расчеты).
• Подпись МОЛ: Кладовщик, принявший груз, ставит свою подпись в строке каждой позиции или одной подписью за весь документ (в зависимости от внутреннего регламента).

Шаг 3: Заполнение при Расходе (Реализация/Передача, Кредит счета 10)

Если организация отгружает товары собственным транспортом или покупатель самовывозом, расход оформляется по ТОРГ-12 (как накладная на отпуск).

• Данные берутся из экземпляра накладной, оставшегося у продавца (1-й экземпляр).
• Счет корреспондирования: Дт 90.2 (44) — Кт 10 (расход на продажу) или Дт 20/26 — Кт 10 (передача в производство).
• Подпись ставит МОЛ, отпустивший ценности.

Особенности вписания Транспортной накладной (ТН)

С 2026 года актуальная форма транспортной накладной представлена в Приложении 4 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом. В ней 12 разделов.

Важно: Транспортная накладная (ТН), это документ, подтверждающий факт перевозки. В книге формы № 25 она вписывается только если она служит единственным первичным документом на передачу/приемку груза (например, при перевозке собственных грузов собственным транспортом без оформления ТОРГ-12, либо если в ТН заполнен раздел «Сведения о грузе» с указанием количества и цены).

• Если ТН сопровождает ТОРГ-12: в книгу вписывается ТОРГ-12, а номер ТН указывается в графе «Примечание» (напр. «ТН № * от *»).
• Если ТН заменяет ТОРГ-12 (допустимо в редких случаях для внутренних перемещений): заполняют графы книги данными из разделов ТН: дата (раздел 1), номер (раздел 2), наименование/кол-во (разделы 8-11), подпись водителя/экспедитора эквивалентна подписи МОЛ.

Работа с Требованием-накладной (М-11) и Приходным ордером (М-4)

Книга формы № 25 — это единый регистр движений. Помимо накладных ТОРГ-12, в нее обязательно вписываются:

• Форма М-4 (Приходный ордер): При оприходовании излишек, возврате от подотчетных лиц, по актам инвентаризации. Графа «Номер документа» — номер ордера М-4. Счет Дт 10 — Кт 91/73/98 и т.д.
• Форма М-11 (Требование-накладная): При внутреннем перемещении между складами или выдаче в производство/подразделения. В книге отражается как Расход (Кт 10) на складе-доноре и как Поступление (Дт 10) на складе-реципиенте (если ведутся отдельные книги по складам). Номер документа — номер М-11.

Корректировочные документы и возвраты

Если поступила корректировочная накладная (например, изменение цены или количества) или оформлен возврат поставщику:

1. Сторнируют ошибочную запись (красной строкой или с минусом — в зависимости от учетной политики, прописанной в ПУ).
2. Делают новую запись с правильными данными со ссылкой на корректировочный документ (КСЧФ, акт сверки, возвратная накладная).
3. В графе «Примечание» обязательно указывают: «Корректировка к накл. № * от » или «Возврат поставщику по накл. № *».

На последней заполненной странице и на обложке книги формируют итоги:

• Общее количество листов книги (проставляется на последней странице).
• Подписи: Руководителя учреждения (), Главного бухгалтера ().
• Печать организации (если имеется).

Согласно разъяснениям ФНС (актуально на 2026 год), если регистр оформлен на бумаге, он должен быть подписан руководителем до 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (аналогично правилам для книг покупок/продаж).

Электронный вариант ведения (2026 год)

С 1 апреля 2026 года действуют обновленные формы первичного учета и регистров. Книгу формы № 25 допускается вести в электронном виде в бухгалтерских программах (1С, Контур и др.) с последующей распечаткой и прошивкой за отчетный период (год). При этом:

• Электронная подпись (ЭЦП) ответственных лиц заменяет «живые» подписи на распечатке.
• Нумерация страниц должна быть сквозной при печати.
• Обеспечивается защита от несанкционированных изменений (аудит-трэк).

Типичные ошибки, которых стоит избегать

Резюме: чек-лист для кладовщика/бухгалтера

1. Получил накладную (ТОРГ-12 / ТН / М-11 / М-4) — проверил реквизиты (дата, номер, подписи, печать).
2. Открыл Книгу формы № 25 на последней свободной странице.
3. Внес дату операции (фактическую дату движения).
4. Внес номер первичного документа.
5. По позициям перенес: Наименование, Ед. изм., Количество, Цену, Сумму.
6. Указал счета Дебет/Кредит (согласовано с бухгалтерией).
7. Поставил свою подпись (МОЛ) в строке операции.
8. В графе «Примечание» указал контрагента (*), № договора/заказа, № ТН (если есть).
9. В конце месяца/квартала сверил остатки по книге с остатками по карточкам М-17 и данными бухгалтерии (счет 10).
10. В конце года прошил книгу, проставил итоги, получил подписи руководителя и гл. бухгалтера, сдал в архив.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Конкретный порядок учета, план счетов и внутренние регламенты утверждаются в Учетной политике организации на текущий год. Рекомендуется сверить применяемые формы с актуальными приказами Минфина России (Приказ от № 52н, форма 0504042 для госсектора, Приказ от № 157н — отмена обязательности единых форм для коморганизаций, право разрабатывать свои).