В современных реалиях роль замполита (ответственного за воинский учет) в гражданской организации приобретает критическое значение. С вступлением в силу новых поправок в Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» обязанность по ведению воинского учета возложена на всех работодателей, даже если в штате нет военнообязанных сотрудников. Исключение сделано только для индивидуальных предпринимателей.

Систематизация документооборота без специальных журналов невозможна. Ниже представлено подробное описание обязательных и рекомендуемых журналов, правил их оформления, сроков хранения и типичных ошибок.

Нормативная правовая база

Основными документами, регламентирующими воинский учет и делопроизводство по нему, являются:

1. Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от ).
2. Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета — приложение к приказу Министра обороны РФ № 700 (далее — Инструкция № 700).
3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генеральным штабом ВС РФ (далее — Рекомендации).
4. Приказ Росархива от № 236 (Перечень типовых управленческих архивных документов…).
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Общие требования к составу реквизитов документов…».

Классификация журналов: обязательные и факультативные

Все журналы по воинскому учету делятся на две группы:

Обязательные журналы (упоминаются в Инструкции № 700 и Рекомендациях)

• Журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования, учёта листков сообщений и корешков к ним, бланков специального воинского учёта (унифицированная форма — Приложение № 29 к Инструкции № 700).
• Журнал выдачи листков сообщений по воинскому учету (фиксирует факт выдачи военнообязанным листков сообщений и получение корешков).
• Журнал учета бланков специального воинского учёта (учет форм 10/у, 18/у и др.).

Необязательные (рекомендуемые) журналы

Закон вести их не обязывает, однако военкомат может затребовать их при проверке. Они облегчают работу и подтверждают добросовестность работодателя:

• Журнал учета военнообязанных сотрудников (картотека личных дел).
• Журнал регистрации входящей/исходящей переписки с военкоматом.
• Журнал уведомлений военнообязанных о явке в военкомат.
• Журнал бронирования граждан (если организация имеет право на бронирование).
• Журнал отчетов о выполнении заданий военкомата.

Важно: Форму и образец заполнения журналов, не имеющих унифицированной формы, работодатель должен утвердить в своей учетной политике или локальном нормативном акте (Приказ о ведении воинского учете).

Детальный разбор обязательных журналов

Журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования (Форма № 29)

Это основной документ, подтверждающий проведение работодателем «работы на ошибках» после проверок военкомата.

Правила оформления (п. 62 Инструкции № 700, ГОСТ Р 7.0.8-2013):

• Журнал должен быть пронумерован (сквозная нумерация листов).
• Журнал должен быть прошнурован (сшит нитью/шнуром).
• На последнем листе или обложке ставится печать организации (если есть) и подпись руководителя организации с расшифровкой и датой.
• Для сшивки можно использовать брошюровочные машины или биндеры.

Что вносится в журнал (колонки формы № 29):

1. Порядковый номер записи.
2. Дата проведения проверки.
3. Основание для проверки (номер и дата приказа/предписания военкомата).
4. ФИО должностного лица военкомата, проводившего проверку (маскируем: *).
5. Выявленные нарушения (перечень).
6. Предписания об устранении нарушений (сроки, меры).
7. Отметка об исполнении предписания (дата, подпись замполита/руководителя).
8. Подпись лица, принявшего предписание к исполнению.

Журнал выдачи листков сообщений по воинскому учету

Фиксирует процесс взаимодействия с военнообязанным сотрудником.

Обязательные колонки:

• Порядковый номер.
• Дата выдачи листка сообщения.
• Номер и серия листка сообщения (бланка строгой отчетности).
• ФИО военнообязанного ().
• Дата рождения ().
• Воинское звание, специальность (ВУС).
• Цель выдачи (явка на учет, снятие с учета, уточнение данных, призыв и т.д.).
• Дата, к которой обязан явиться (согласно листу).
• Подпись военнообязанного о получении (*).
• Дата возврата корешка листа сообщения в организацию.
• Подпись замполита, принявшего корешок.
• Примечания (не явился, передан в военкомат и т.д.).

Журнал учета бланков специального воинского учёта

Бланки (формы 10/у, 18/у, 19/у и др.) являются документами строгой отчетности. Их учет должен быть непрерывным.

Структура журнала:

• Номер бланка (серия и номер).
• Дата поступления бланков в организацию (от военкомата).
• Количество полученных бланков.
• Подпись замполита, принявшего бланки.
• Дата выдачи бланка военнообязанному / заполнения.
• ФИО военнообязанного (*).
• Подпись получателя.
• Дата сдачи заполненного бланка в военкомат.
• Подпись замполита, сдавшего бланк.
• Остаток бланков на конец года.

Журналы учета военнообязанных (Внутренние, факультативные, но необходимые)

Хотя Инструкция № 700 оперирует понятием «Карточка учета военнообязанного» (Форма № 10/у), в практике удобнее вести сводный журнал (реестр) для оперативного контроля.

Журнал учета военнообязанных сотрудников (Реестр)

Журнал регистрации переписки с военкоматом

Критически важен для доказательства своевременности отчетности.

• Входящая: Номер, дата документа военкомата, краткое содержание (требование явиться, запрос сведений, предписание), срок исполнения, исполнитель, отметка об исполнении.
• Исходящая: Наш исходящий номер, дата, адресат (Военкомат г. *), краткое содержание (список сотрудников, отчет о явке, уведомление об уволенном), способ отправки (ЭДО, почта, вручение под роспись), подпись замполита.

Технические требования к оформлению журналов (ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Несоблюдение этих правил является основанием для штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудовового законодательства) и ст. 21.5-21.7 Закона о воинской обязанности.

1. Нумерация: Все листы журнала нумеруются сквозно арабскими цифрами, начиная с первого листа. Нумерация ставится в правом верхнем углу.
2. Прошневка (сшивка): Журнал сшивается прочной нитью (шнуром). Концы нити выводится на обратную сторону последнего листа или на обложку, длина концов не менее 5 см.
3. Опечатка (пломбировка): На концах нити на обратной стороне последнего листа (или на обложке) наклеивается листок бумаги (опечатка) размером не менее 4х6 см с надписью: «В журнале пронумеровано и прошнуровано [КОЛИЧЕСТВО] листов». На опечатке ставится печать организации (если есть) и подпись руководителя с расшифровкой и датой.
4. Заполнение: Только ручкой с пастой синего или черного цвета. Исправления не допускаются (только зачеркивание ошибочной записи с надписью «Исправлено верно», подпись замполита, дата).
5. Титульный лист: Название организации (Полное/Сокращенное), Название журнала, Год начала/окончания ведения, Номер журнала (если их несколько за год), ФИО замполита (*).

Сроки хранения журналов

Согласно п. 459 Перечня № 236 Росархива:

• Журналы проверок осуществления воинского учета — 5 лет (с 1 января года, следующего за годом завершения ведения).
• Журналы выдачи листков сообщений, учет бланков, прямое указание в Перечне отсутствует, но по общему правилу (учетная документация, связанная с отчетностью перед госорганами) и рекомендациям Генерального штаба, хранят не менее 5 лет.
• Карточки учета военнообязанных (ф. 10/у) — хранятся до передачи в архив организации, а затем — в соответствии с актами организации (обычно 50-75 лет как кадровые документы, но по воинскому учету — минимум 5 лет после снятия с учета);

Рекомендация: Храните все журналы по воинскому учету в архиве организации не менее 5 лет после завершения ведения. Это исключит риски при внеплановых проверках.

Электронный воинский учет и журналы

С внедрением Единого реестра воинского учета (ЭРВУ) и личных кабинетов на Госуслугах/портале «Госуслуги. Воинский учет»:

• Ведение бумажных журналов не отменено до полного перехода на электронный документооборот (пока нет отдельного приказа Минобороны об отмене бумажных форм журналов).
• Дублирование данных в ЭРВУ и бумажные журналы является текущей нормой.
• Отчетность в военкомат сдается преимущественно в электронном виде (через ЭРВУ/СБИС/Контур/Диадок), но Журнал регистрации исходящей переписки должен фиксировать факт и дату отправки электронного пакета (номер пакета, хэш-сумма/ИД отправки).

Типичные ошибки замполита (Чек-лист для самопроверки)

1. Отсутствие журнала проверок (Форма № 29) — грубое нарушение п. 62 Инструкции № 700.
2. Журнал не пронумерован, не прошнурован, не опечатан, нет подписи руководителя.
3. Пропуски в нумерации листков сообщений в Журнале выдачи (бланки строгой отчетности!).
4. Несвоевременная запись о выдаче листка сообщения (запись сделана постфактум, спустя недели).
5. Отсутствие подписи военнообязанного в Журнале выдачи (колонка «Подпись получателя» пуста).
6. Неучтены корешки листков сообщений, возвращенные из военкомата (нет даты возврата, подписи замполита).
7. Расхождения между Журналом учета военнообязанных и данными ЭРВУ/Карточками 10/у.
8. Хранение журналов в открытом доступе (нарушение режима конфиденциальности персональных данных военнообязанных).
9. Утеря бланков специального учета (нет акта о расследовании утери, нет отметки в журнале учета бланков).

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения воинского учета влечет административную ответственность:

• Ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудовового законодательства): штраф на должностных лиц 10 000 – 20 000 руб. (пovторно, дисквалификация до 3 лет).
• Ст. 21.5 – 21.7 Закона «О воинской обязанности…» (для военнообязанных и работодателей): штрафы на организацию от 100 000 до 500 000 руб. за каждую неустраненную ошибку/неявку, невыполнение предписаний военкомата.

Алгоритм действий замполита при приеме на работу военнообязанного

1. Проверить воинский документ (военный билет, временное свидетельство, свидетельство о призыве).
2. Заполнить Карточку учета военнообязанного (Форма № 10/у) в 2-х экземплярах (один в орг., второй — в военкомат в течение 2 недель).
3. Внести запись в Журнал учета военнообязанных (Реестр).
4. Внести запись в Журнал выдачи листков сообщений, если требуется выдать листок на постановку на учет в новом военкомате (при смене места жительства/работы).
5. Направить сведения в военкомат (через ЭРВУ или почтой/курьером) и зафиксировать в Журнале регистрации исходящей переписки.
6. Поставить на контроль дату ожидания ответа/подтверждения от военкомата.

Грамотное ведение журналов замполита — это не просто бюрократия, а инструмент защиты организации от штрафов и претензий военкомата. Главные принципы: своевременность, полнота, достоверность и строгое соблюдение формы оформления (нумерация, прошневка, подпись руководителя). Регулярная внутренняя ревизия журналов (раз в квартал) позволит выявить пробелы до приезда проверяющих из военкомата.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обращаться к актуальным версиям Инструкции № 700, Рекомендаций Генштаба и консультироваться с юристами по трудовому и военному праву.