Что такое журнал учета дисков
Журнал учета дисков (журнал учета машинных носителей информации) — это документ, в котором фиксируются все операции с носителями информации: CD/DVD-дисками, Blu-ray дисками, а также, в более широком смысле, флеш-накопителями, внешними жесткими дисками и иными машинными носителями․ Особенно актуален такой журнал для организаций, обрабатывающих персональные данные, конфиденциальную информацию или сведения, составляющие коммерческую тайну․
Зачем нужен журнал учета
- Контроль движения носителей — фиксация выдачи, возврата, передачи и уничтожения дисков;
- Обеспечение информационной безопасности — предотвращение утечки данных;
- Соблюдение законодательства, требования ФЗ-152 «О персональных данных» и подзаконных актов (например, Постановления Правительства РФ № 1119);
- Подготовка к проверкам, Роскомнадзор и иные контролирующие органы могут запросить журнал при инспекции;
- Учет материальных ценностей — диски являются расходными материалами организации․
Какие сведения вносятся в журнал
Типовая форма журнала учета машинных носителей персональных данных (редакция от , по данным Контур․Норматив) включает следующие графы:
- Порядковый номер записи;
- Инвентарный (учетный) номер носителя;
- Тип носителя (CD-R, DVD-R, BD, USB-флеш и т․д․);
- Метка (гриф) конфиденциальности информации;
- Дата и основание поступления носителя;
- ФИО и должность лица, которому выдан носитель (например: Иванов И․И․*);
- Дата выдачи и дата возврата;
- Сведения об уничтожении (дата, акт, подписи членов комиссии);
- Примечания․
Правила ведения журнала
Общие требования
- Журнал прошнуровывается, страницы нумеруются, заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии);
- Записи вносятся хронологически, без пропусков и исправлений «замазкой»;
- Ошибочная запись зачеркивается одной чертой с отметкой «исправленному верить» и подписью ответственного лица;
- Ответственный за ведение журнала назначается приказом руководителя․
Электронный формат
Допускается ведение журнала в электронном виде (например, в Excel или специализированных СЭД), при условии обеспечения защиты от несанкционированного изменения записей и возможности распечатки для проверяющих органов․
Ответственность
Отсутствие журнала учета носителей персональных данных может быть расценено как нарушение требований по защите информации и повлечь административную ответственность по ст․ 13․11 КоАП РФ — штраф для организаций может достигать до 500 000 рублей (при утечке данных — значительно выше)․
Пример заполнения
Запись № 12: диск DVD-R, инв․ № 0045, гриф «ДСП», выдан специалисту отдела кадров Петровой А․С․* для подготовки отчетности, возвращен , подпись ответственного: Сидоров В․П․*
Журнал учета дисков — простой, но обязательный инструмент внутреннего контроля․ Его правильное ведение защищает организацию от утечек информации, упрощает прохождение проверок и дисциплинирует сотрудников при работе с носителями данных․