Работа с возвратами — неотъемлемая часть торговой деятельности․ В программе 1С:Управление торговлей (1С:УТ) (редакции 11․4 / 11․5) для оформления процессов возврата товаров используется документ «Заявка на возврат»․ Этот документ является отправной точкой для формирования последующих складских и финансовых операций․
Согласно актуальной информации на , частый вопрос у специалистов вызывает приход УПД со статусом «2» и пометкой «Вернули товар» в системе ЭДО․ Ниже мы подробно разберем, как правильно работать с заявками на возврат, чтобы избежать путаницы в документообороте․
Назначение и виды заявок на возврат
Документ «Заявка на возврат» предназначен для фиксации намерения сторон вернуть товар․ В 1С:УТ он не генерирует сразу складские движения (списание/оприходование) или финансовые проводки, а служит базовым документом-основанием для создания:
- Возврата от покупателя (оприходование на склад);
- Возврата поставщику (списание со склада);
- Внутреннего перемещения (если возврат инициирован внутри холдинга)․
Основные сценарии использования:
- Возврат от покупателя (B2B/B2C): Клиент вернул брак, некомплект или товар не подошел․
- Возврат поставщику: Мы обнаружили брак, несоответствие заказу или просрочку при приемке․
- Работа с ЭДО (УПД статус 2): Получение УПД с функцией «СЧФДОП» и статусом «2, Вернули товар» от контрагента требует создания заявки на возврат для синхронизации данных․
Создание заявки на возврат: пошаговая инструкция
Способ 1: На основании документа-основания (Рекомендуемый)
Это самый надежный способ, гарантирующий заполнение табличной части и связь с первичной продажей/закупкой;
- Откройте журнал Продажи → Возвраты от покупателей (или Закупки → Возвраты поставщикам)․
- Найдите нужный документ-основание: Реализация товаров и услуг (для возврата от покупателя) или Поступление товаров и услуг (для возврата поставщику)․
- Нажмите кнопку «Создать на основании» → «Заявка на возврат»․
- Программа автоматически заполнит: контрагента, договор, склад, табличную часть (номенклатуру, количества, цены)․
- При необходимости скорректируйте количества (если возврат частичный) и укажите Причину возврата․
- Нажмите «Записать и закрыть» или «Провести»․
Способ 2: Создание вручную
Используется, если документа-основания нет в базе (например, возврат по старым сделкам до внедрения 1С)․
- Перейдите в раздел Продажи → Заявки на возврат (или Закупки → Заявки на возврат)․
- Нажмите «Создать»․
- Заполните шапку: Организация, Контрагент, Договор, Склад, Ответственное лицо․
- На вкладке Товары добавьте номенклатуру (Enter / F7), укажите количество, цену, НДС․
- Обязательно заполните атрибут «Причина возврата» (справочник «Причины возврата» настраивается в НСИ и Администрировании)․
- Проведите документ․
Жизненный цикл и статусы документа
После проведения «Заявки на возврат» меняет статус․ Отслеживать его можно в списке документов (колонка «Статус») или в форме документа․
| Статус | Описание | Дальнейшие действия |
|---|---|---|
| Открыта | Документ создан и проведен․ Ожидает поступления товара на склад (для возврата от покупателя) или отгрузки со склада (для возврата поставщику)․ | Создать документ «Возврат от покупателя» / «Возврат поставщику»․ |
| В работе | На основании заявки создан хотя бы один документ движения товаров, но возврат не закрыт полностью (частичное количество)․ | Дождаться полного исполнения или создать доп․ документы; |
| Закрыта | Товар полностью принят/отгружен по всем позициям заявки․ | Дальнейшие действия не требуются․ Провести расчеты (КО/Возврат денег)․ |
| Отменена | Возврат не состоится․ Установлен вручную или автоматически при отмене дочерних документов․ | Анализ причин отмены․ |
Особенности работы с ЭДО: УПД со статусом «2» (Вернули товар)
Это момент, который часто сбивает с толку бухгалтеров и менеджеров․
Суть ситуации:
В электронном документообороте (СБИС, Диадок, Контур и др․) контрагент (покупатель) формирует УПД (Универсальный передаточный документ) с функцией СЧФДОП (Счет-фактура и ДОП) и присваивает ему статус «2 — Вернули товар»․ Это означает, что покупатель уже вернул товар на ваш склад (или уведомляет о намерении вернуть, в зависимости от соглашения) и выставил корректировку по НДС․
Алгоритм действий в 1С:УТ:
- Не создавайте «Поступление товаров» вручную․ В 1С:УТ (редакции 11․4/11․5) при получении такого УПД через модуль ЭДО обычно срабатывает автоматическая обработка․
- Проверьте раздел Администрирование → Обмен данными → Электронный документооборот → Входящие документы․
- Найдите входящий УПД со статусом «2»․ Обычно система предлагает действие «Создать на основании: Заявка на возврат от покупателя» (или «Возврат от покупателя» сразу, в зависимости от настроек обмена)․
- Если создалась только Заявка на возврат:
- Откройте её․
- Проверьте соответствие номенклатуры и количеств․
- Нажмите «Возврат от покупателя» (кнопка в командной панели) для оприходования товара на склад․
- Важно: Документ «Возврат от покупателя», созданный на основании такого УПД, должен получить статус «Проведен»․ Только после этого товар появится на остатках склада, а по контрагенту возникнет переплата (задолженность перед покупателем), которую нужно погасить «Возвром денежных средств» или зачетом под будущие поставки․
Оформление финансовых расчетов по возврату
После того как складской документ («Возврат от покупателя» или «Возврат поставщику») проведен, необходимо оформить движение денег или зачет задолженности․
Возврат от покупателя (Мы возвращаем деньги):
- Документ: Касса/Банк → Возврат покупателю (Расходный кассовый ордер / Исходящий платежный ордер)․
- Основание: «Возврат от покупателя» или «Заявка на возврат»․
- Автоматически заполняется сумма переплаты по контрагенту․
Возврат поставщику (Нам возвращают деньги):
- Документ: Касса/Банк → Поступление от поставщика (Приходный кассовый ордер / Входящий платежный ордер)․
- Основание: «Возврат поставщику»․
Взаимозачет (Безналичный расчет):
Если стороны договорились не возвращать деньги, а зачесть сумму под будущие поставки/продажи:
- Используйте документ Взаиморасчеты → Взаимозачет․
- Укажите организации, контрагента, договора (под который был возврат и под который будет зачет)․
- Программа предложит открытые сальдо для погашения․
Настройка причин возврата (Аналитика)
Для качественного анализа причин брака/возврата необходимо завести справочник «Причины возврата»․
Путь: НСИ и Администрирование → Администрирование → Доставка и возврат → Причины возврата (в УТ 11․4/11․5 путь может незначительно отличаться, используйте поиск по справочникам)․
Примеры причин:
- Брак / Дефект производства
- Несоответствие заказу (другая номенклатура/цвет/размер)
- Истек срок годности / Просрочка
- Коммерческий возврат (товар не продан, сезон закончился)
- Повреждение при перевозке
- Ошибка менеджера при оформлении заказа
Совет: Делайте причины обязательными для заполнения (настройка прав доступа / проверка заполненности в обработке «Проверка заполненности атрибутов»), чтобы менеджеры не оставляли поле пустым․
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить / Профилактика |
|---|---|---|
| Создание «Возврата от покупателя» без «Заявки на возврат» при работе по ЭДО | Расхождение с данными ЭДО, дублирование документов, проблемы с НДС․ | Всегда используйте кнопку «Создать на основании» во входящем УПД статуса 2․ |
| Непроведение «Возврата от покупателя» после прихода УПД статус 2 | Товар не на остатках, неверная отчетность по складу, «висячая» заявка․ | Настройте контроль: отчет «Заявки на возврат» с фильтром «Статус = Открыта» старше N дней․ |
| Указание неверной цены возврата (не по цене продажи) | Ошибки в расчете переплаты, претензии покупателя, налоговые риски․ | Цена в заявке должна совпадать с ценой в «Реализации» (базирующейся)․ Проверяйте колонку «Цена» в табличной части․ |
| Игнорирование НДС при возврате (для УСН/ОСНО) | Неверная Книга покупок/продаж, риск штрафов․ | Проверяйте вкладку «НДС» в документе «Возврат от покупателя»․ Для ОСНО — корректировка НДС обязательна․ |
| Возврат товара, которого нет на остатках у покупателя (минусовые остатки) | Сбой учета, отрицательные остатки на виртуальных складах․ | Используйте настройку «Контроль остатков» в параметрах учета (запрет минусов)․ |
Полезные отчеты для контроля возвратов
- Заявки на возврат (Журнал): Основной реестр․ Настройте отбор по статусам «Открыта», «В работе» для контроля сроков обработки․
- Анализ возвратов (Анализ продаж/закупок → Анализ возвратов): Позволяет увидеть динамику по причинам, номенклатуре, контрагентам, менеджерам за период․
- Взаиморасчеты с контрагентами (Детализация): Проверка возникновения переплат после проведения возвратов․
- Остатки товаров на складах: Контроль фактического оприходования возвращенного товара (партии, ячейки, серии)․
Резюме: Чек-лист правильного оформления
- [ ] Заявка на возврат создана на основании Реализации / Поступления / Входящего УПД (статус 2)․
- [ ] Указана верная Причина возврата․
- [ ] Количества и цены в табличной части совпадают с первичкой․
- [ ] На основании заявки создан и проведен складской документ (Возврат от покупателя / Возврат поставщику)․
- [ ] Товар отразился на остатках нужного склада и ячейки․
- [ ] Оформлен финансовый документ: Возврат денег или Взаимозачет․
- [ ] По контрагенту нет «висячих» переплат без движения более установленного срока․
Статья подготовлена на основе функционала 1С:Управление торговлей редакции 11․4/11․5․ Интерфейс и названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и установленных расширений․ Контактная информация специалистов: тел․ —*-, e-mail: *@**․ru