Архивный отдел администрации города Воронежа является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим формирование, хранение, учет и использование документационного фонда местного самоуправления. В статье представлена подробная информация о структуре, функциях, услугах и порядке обращения в данный орган.
Общие сведения и статус
Архивный отдел действует на основании Устава города Воронежа, Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ, а также регионального законодательства Воронежской области. Основная миссия — сохранение документального наследия города и обеспечение прав граждан и организаций на доступ к архивной информации.
- Полное наименование: Архивный отдел администрации города Воронежа.
- Ведомственная подчиненность: Администрация города Воронежа (Департамент организационно-правового обеспечения и работы с обращениями граждан или аналогичная структура на текущий момент).
- Тип архива: Муниципальный архив (архив органа местного самоуправления).
Адрес и контактная информация
Для личного обращения или направления почтовой корреспонденции используются следующие реквизиты (персональные данные сотрудников и точные номера кабинетов скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности):
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Почтовый адрес | г. Воронеж, ул. , д. , кв./оф. (здание администрации города / архивное хранилище) |
| Телефон справочно-информационной службы / приемной | +7 (473) — |
| Телефон jefe отдела (руководителя) | +7 (473) — (доб. ) |
| Электронная почта (официальная) | arxiv@*.adminvrn.ru (или через форму обратной связи на официальном сайте) |
| Официальный сайт | www.adminvrn.ru (раздел «Структура администрации» → «Архивный отдел») |
| Режим работы для посетителей (читальный зал) | Понедельник – четверг: 09:00 – 17:00 Пятница: 09:00 – 15:45 Перерыв: 13:00 – 14:00 Суббота, воскресенье: выходной Внимание: график может меняться, уточняйте по телефону заранее. |
Структура и основные направления работы
Деятельность отдела структурирована по ключевым архивным процессам:
Прием и государственная регистрация документов
Обеспечивается прием документов от структурных подразделений администрации, районных администраций города, муниципальных учреждений и иных организаций, подлежащих передаче в архив в установленные сроки.
Хранение и обеспечение сохранности фондов
- Организация хранения в специализированных хранилищах с контролем микроклимата (температура, влажность).
- Применение профилактических мероприятий (дезинсекция, дератизация, пожарная безопасность).
- Обеспечение физической безопасности фондов (охрана, видеонаблюдение, контроль доступа).
Научно-справочная работа и описи
Ведутся работы по научной обработке фондов: составление описей, путемников, справочников. Внедряются электронные информационно-справочные системы (ЭИС) для удаленного поиска дел.
Предоставление архивной информации (Обслуживание пользователей)
Это одна из главных внешних функций. Обслуживаются:
- Граждане: выдача архивных справок о стаже, заработной плате, присвоении квалификаций, проживании (для пенсии, судов, нотариусов).
- Организации: выдача копий уставов, протоколов, приказов ликвидированных предприятий.
- Правоохранительные и судебные органы: по официальным запросам.
Состав фондов: что хранится в архиве?
Фонд архивного отдела формируется из документов органов местного самоуправления Воронежа. Основные массивы:
- Фонды Советов народных депутатов / Думы города Воронежа (протоколы заседаний, решения, мандаты депутатов).
- Фонды Исполнительных комитетов / Администраций города (приказы, распоряжения, отчеты, планы развития).
- Фонды ликвидированных/реорганизованных муниципальных предприятий и учреждений (заводы, комбинаты, ЖЭКи, школы, больницы, бывшие ведомственные архивы).
- Персональные фонды выдающихся деятелей города (по решению администрации).
- Коллекции документов личного происхождения (автобиографии, награды, переписка — поступают по договорам хранения).
Хронологические границы: преимущественно XX – XXI века (документы дореволюционного периода, как правило, находятся в Государственном архиве Воронежской области).
Порядок получения архивных справок и копий документов
Способы обращения
- Лично: в читальном зале по адресу выше (необходимо паспорт).
- По почте: заказное письмом с уведомлением о вручении на адрес отдела.
- Электронно: через портал Госуслуги (ЕПГУ) — сервис «Получение архивной справки» или через официальный сайт администрации (раздел «Обращения граждан» / «Архивные справки»).
- Через МФЦ (Мои Документы): прием заявлений на получение справок и выдача готовых результатов.
Необходимые документы для запроса
- Паспорт гражданина РФ (оригинал).
- Документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если данные в запрашиваемых документах отличаются от паспортных.
- Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке) — если обращается представитель.
- Официальный запрос от организации/суда/нотариуса (на бланке с печатью и подписью руководителя) — для юрлиц.
Сроки и стоимость
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Срок исполнения запроса (законный) | До 30 календарных дней со дня регистрации обращения (ст. 22 Закона № 125-ФЗ). |
| Фактический срок (стандартный) | Обычно 10–15 рабочих дней при наличии точных реквизитов дела. |
| Стоимость (платные услуги) | Устанавливается tarifами администрации города. Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов — бесплатно (по предъявлении удостоверения). Платные услуги: копирование, заверение копий, сложные тематические справки; |
| Форма результата | Архивная справка (на бланке с печатью), заверенная копия документа, электронный образ (по согласованию). |
Особенности поиска информации: советы пользователю
Чтобы ускорить процесс и получить точный результат, подготовьте максимально полные входные данные:
- Точное название организации/учреждения на момент работы (с учетом переименований).
- Годы работы / обучения / проживания.
- Номер приказа/распоряжения, дата его подписания (если известны).
- ФИО полностью (включая отчество), дата рождения.
Важно: Если организация не была муниципальной (например, областное ведомство, министерство, военная часть, частное предприядо), документы могут находиться в Государственном архиве Воронежской области (ГАВО) или в ведомственных архивах.
Электронные сервисы и цифровизация
Архивный отдел активно внедряет цифровые технологии:
- Единый портал архивных фондов Воронежской области (или раздел на сайте adminvrn.ru) — позволяет проводить предварительный поиск по описям (фондам, описям, делам) без выхода из дома.
- Заказ справок через Госуслуги, полностью электронный документооборот, уведомление о готовности приходит в личный кабинет и на почту/СМС.
- Цифровые копии — возможность получить скан-копию документа на электронном носителе (с соблюдением авторских прав и законом о ПДн).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Могу ли я получить справку о стаже работы на предприятии, которое давно ликвидировано?
Ответ: Да, если предприятие было муниципальным и его архив передан в Архивный отдел администрации города Воронежа. Если предприятие было областным/федеральным/частным — обращайтесь в ГАВО или в правопреемника организации.
Вопрос: Что делать, если в архиве нет нужного мне дела?
Ответ: Архив выдает официальный отказ (справку об отсутствии сведений) с указанием причин. С этим отказом можно обращаться в суд или в Пенсионный фонд (СФР) для подтверждения стажа иными способами (свидетельские показания, иные документы).
Вопрос: Нужно ли платить за справку для пенсии?
Ответ: Согласно законодательству, выдача архивных справок, необходимых для назначения пенсий и пособий, гражданам производится бесплатно.
Вопрос: Можно ли сфотографировать документы в читальном зале своим телефоном?
Ответ: Обычно разрешено безвспышечное фотографирование для личных нужд после согласования с дежурным архивариусом и оплаты услуги «самостоятельное копирование» (если тариф предусмотрен). Использование сканеров/аппаратуры собственного производства часто запрещено из соображений сохранности документов.
Реквизиты для официальных запросов (юридическим лицам)
Для направления официальных запросов от организаций, нотариусов, судов:
- Кому: Архивный отдел администрации города Воронежа.
- Адрес: г. Воронеж, ул. , д. .
- ИНН/КПП: / (реквизиты администрации города).
- ОКПО / ОГРН: / .
Запрос должен содержать: исходящий номер и дату, основание запроса (номер дела, статья закона), точные реквизиты искомого документа, способ получения ответа (почта, электронно, курьер).
Архивный отдел администрации города Воронежа выполняет важную социальную и правовую функцию, гарантируя права граждан на информацию о их трудовой биографии, правах на жилье, образовании и социальных гарантиях. Благодаря внедрению электронных сервисов (Госуслуги, портал архивов) процесс получения справок стал значительно быстрее и удобнее. При планировании визита обязательно уточняйте актуальный режим работы и наличие нужных фондов по телефону +7 (473) *— или через форму обратной связи на сайте adminvrn.ru.
Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, тарифы и режим работы могут изменяться. Официальную информацию подтверждайте на сайте администрации города Воронеж или по телефонам справки.