Электронный архив шахты, это современная система хранения, учёта и поиска документов, связанных с деятельностью угольных предприятий․ В условиях массового закрытия шахт и ликвидации предприятий угольной промышленности именно электронные архивы становятся главным инструментом сохранения исторической памяти и защиты социальных прав бывших шахтёров․
Что такое электронный архив шахты
Под электронным архивом шахты понимают совокупность оцифрованных документов и информационных систем, обеспечивающих:
- хранение документов по личному составу работников угольных предприятий (личные карточки, приказы о приёме и увольнении, трудовые книжки, справки о заработной плате);
- учёт документов постоянного срока хранения — уставов, годовых отчётов, протоколов, технической документации;
- быстрый поиск информации по запросам граждан и организаций;
- выдачу архивных справок для назначения пенсий, подтверждения стажа и льгот․
Зачем шахтам электронный архив
Угольная отрасль России пережила масштабную реструктуризацию: десятки шахт были закрыты, а их документы оказались под угрозой утраты․ Электронный архив решает сразу несколько задач:
- Сохранность документов․ Бумажные носители разрушаются, электронные копии позволяют сохранить информацию на десятилетия․
- Социальная защита шахтёров․ Для назначения пенсии бывшим работникам шахт необходимы справки о стаже и заработке — электронные базы данных ускоряют их поиск в разы․
- Историческая ценность․ Документы угольных предприятий — важный источник по истории промышленности и генеалогическим исследованиям;
- Доступность․ Запросы можно подавать дистанционно, не посещая архив лично․
Пример: Центр хранения архивных документов в городе Шахты
Ярким примером архива, специализирующегося на документах угольной промышленности, является ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области»․ Учреждение ведёт свою историю с октября 1924 года, когда было создано Шахтинско-Донецкое окружное архивное бюро․
Одной из ключевых задач центра является комплектование документами, созданными в ликвидированных предприятиях угольной промышленности Ростовской области․ В 1994 году при администрации города был создан объединённый межведомственный архив документов по личному составу именно для сохранения документов закрываемых шахт․
Структура учреждения
- сектор прогнозирования и организационно-методической работы;
- отдел формирования архивных фондов;
- отдел информации, публикации и информационно-поисковых систем;
- отдел по работе с обращениями граждан и организаций;
- сектор обеспечения сохранности документов;
- архивохранилище документов постоянного срока хранения;
- архивохранилище документов по личному составу․
В центре работает около 50 сотрудников: архивисты, хранители фондов, методисты; Руководство учреждения: директор — Чередниченко А․ В․, заместители директора, Мартыненко В․ Ю․, Туманова Е․ А․, Лукьяненко В․ В․, главный хранитель фондов — Зубко Л․ А․․
Контактная информация
Адрес: Ростовская обл․, г․ Шахты, ул․ Жукова, д․ 5, индекс 3465
Телефоны:
- приёмная: +7 (8636) -3—;
- отдел по работе с обращениями граждан: +7 (8636) -3—;
- архивохранилище документов постоянного срока хранения: +7 (8636) -4—**․
Режим работы: пн–чт с 09:00 до 18:00 (перерыв 13:00–13:45), пт с 09:00 до 16:45․ Приём граждан и выдача справок, вторник и четверг с 9:00 до 11:00․
Как работает электронный архив
Типовой процесс функционирования электронного архива шахтных документов включает несколько этапов:
- Приём документов от ликвидируемых угольных предприятий․
- Научно-техническая обработка: систематизация, описание, составление каталогов․
- Сканирование и оцифровка наиболее востребованных документов․
- Создание баз данных и информационно-поисковых систем․
- Обработка запросов граждан и организаций, выдача архивных справок и копий документов․
Как получить справку из архива
Бывшим работникам шахт и их наследникам доступны несколько способов подачи запроса:
- личное обращение в часы приёма;
- почтовый запрос с указанием ФИО, периода работы и наименования предприятия;
- электронное обращение через официальный сайт архива или портал госуслуг региона․
По отзывам граждан, сотрудники архива оперативно помогают восстанавливать утерянные документы, в т․ч․ для назначения пенсий,, в т․ч․ по документам за 1990-е годы, когда многие шахты были закрыты․
Перспективы развития
Дальнейшее развитие электронных архивов шахт связано с полной оцифровкой фондов, созданием единых региональных и федеральных баз данных по личному составу работников угольной отрасли, а также с открытием онлайн-доступа к описам и каталогам для исследователей и граждан․ Это позволит навсегда сохранить документальное наследие угольной промышленности и упростить защиту трудовых прав шахтёров․