Архивация электронной почты — это процесс перемещения старых или редко используемых писем из основного почтового ящика в отдельное хранилище․ Это позволяет освободить место, ускорить работу почтового клиента и при этом сохранить важную переписку․ В этой статье мы подробно разберём, как заархивировать почту в разных сервисах и программах․
Зачем нужна архивация почты
- Освобождение места․ Почтовые сервисы ограничивают объём ящика, и архивация помогает уменьшить его размер․
- Ускорение работы․ Чем меньше писем в активных папках, тем быстрее работает почтовый клиент․
- Сохранность данных․ Архивы не имеют срока годности — письма остаются доступными столько, сколько необходимо․
- Порядок․ Входящие остаются чистыми, а старая переписка хранится отдельно и легко находится при необходимости․
Архивация почты в Microsoft Outlook
Outlook 2010 и новее
- Откройте программу и нажмите на вкладку Файл․
- Выберите пункт Средства очистки (Cleanup Tools), затем — Архивировать․
- В области «Архивировать элементы старше» укажите дату, до которой письма должны быть заархивированы․
- Проверьте параметры автоархивации и при необходимости измените их․
- Выберите место на диске, где будет храниться файл архива (обычно это файл формата ․pst)․
- Нажмите ОК — архив будет создан․
Созданный файл архива можно импортировать обратно в Outlook при необходимости, а также перенести на любой другой компьютер;
Автоархивация
Outlook позволяет настроить автоматическую архивацию по расписанию․ Для этого перейдите в Файл → Параметры → Дополнительно → Настройки автоархивации и укажите периодичность, возраст писем и папку назначения․
Архивация в Gmail
В Gmail архивация работает иначе: письма не удаляются, а скрываются из папки «Входящие», но остаются доступными в разделе Вся почта․
- Откройте Gmail на компьютере или в приложении на Android/iOS․
- Выделите нужные письма (поставьте галочки)․
- Нажмите на значок архива (папка со стрелкой вниз) на верхней панели․
- Чтобы найти заархивированные письма, откройте раздел Вся почта или воспользуйтесь поиском․
Письма от одного отправителя в архиве объединяются в цепочки, что значительно упрощает поиск․
Архивация в Почте Mail․ru и Яндекс․Почте
В веб-интерфейсах этих сервисов также есть функция архива:
- Выделите письма в списке․
- Нажмите кнопку В архив на панели инструментов (или выберите соответствующий пункт в контекстном меню)․
- Заархивированные письма будут доступны в папке «Архив» в левом меню․
Архивация в корпоративной почте
В корпоративных системах (например, на базе Microsoft Exchange) часто используется сетевой архив․ Если вы хотите уменьшить размер своего почтового ящика, вы можете самостоятельно переместить письма в сетевой архив:
- через MS Outlook — перетащив письма в папку сетевого архива;
- через веб-доступ (OWA) — используя встроенную функцию архивации в браузере․
Как правило, в компании действуют внутренние инструкции по архивации — уточните их у системного администратора․
Как заархивировать файлы для отправки по почте
Иногда под «архивом почты» понимают создание ZIP- или RAR-архива с файлами для отправки вложением․ Это делается так:
- Выделите нужные файлы или папку․
- Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Отправить → Сжатая ZIP-папка (в Windows) или Добавить в архив (если установлен WinRAR или 7-Zip)․
- Откройте почту, создайте новое письмо и прикрепите созданный архив через кнопку Обзор / Прикрепить файл․
- Дождитесь загрузки файла и нажмите Отправить․
Важно: большинство почтовых сервисов ограничивают размер вложений (обычно 20–25 МБ)․ Если архив больше, загрузите его в облачное хранилище (Google Диск, Яндекс Диск, Облако Mail․ru) и отправьте ссылку․
Полезные советы
- Регулярно делайте резервные копии файлов архивов (․pst) на внешний диск или в облако․
- Не храните единственную копию архива на рабочем компьютере․
- Настройте автоархивацию, чтобы не делать всё вручную․
- Периодически проверяйте архив на целостность, в Outlook для этого есть встроенная утилита scanpst․
Архивация почты — простой и эффективный способ поддерживать порядок в переписке и экономить место․ В Outlook архив создаёться через меню «Файл → Средства очистки», в Gmail и веб-почтах — одной кнопкой «В архив», а файлы для отправки легко упаковываются в ZIP или RAR․ Выберите подходящий способ и настройте автоматизацию — и ваша почта всегда будет под контролем․