Важно! По официальному тексту формы КМ-4: «Суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4), а не в графу 4».

Два сценария возврата: алгоритм действий

Сценарий А: Возврат в пределах одной кассовой смены (кассового дня)

Ситуация: Покупатель вернул товар в тот же день, когда была совершена покупка. Кассовая смена еще не закрыта (или закрыта, но деньги физически остались в кассе ККТ).

Пошаговая инструкция:

1. Проведение операции на ККТ: Кассир пробивает «Чек коррекции» или «Чек возврата прихода» (в зависимости от модели ККТ и ФФД 1.2) с признаком расчета «Возврат прихода».
2. Оформление Акта КМ-3: К чеку возврата обязательно прилагается Акт по форме КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в т.ч. по ошибочно пробитым)».
   • В акте указываются: дата, номер чека возврата, ФИО покупателя (если известно), сумма, основание (брак, несоответствие и т.д.).
   • Акт подписывается кассиром, старшим кассиром (администратором) и покупателем (при возможности).
3. Выдача денег: Деньги выдаются покупателю непосредственно из кассы ККТ (из денежного ящика).
4. Заполнение Журнала КМ-4 (в конце смены):
   • В графе 4, общая сумма выручки по чекам прихода (без вычета возврата).
   • В графе 15 — сумма возврата(ов) за эту смену (берется из Z-отчета, строка «Возвраты» или сумма чеков возврата).
   • Акт КМ-3 скрепляется с журналом (шнуруется) и хранится вместе с ним.
5. Справка-отчет КМ-6: В строке «Возвраты Z-отчета» (обычно 8-й столбец) переносится та же сумма из графы 15 журнала. Кассир расписывается в последнем столбце КМ-6.

Сценарий Б: Возврат за прошлые дни (смена закрыта, деньги сданы в банк/бухгалтерию)

Ситуация: Покупатель пришел через неделю. Деньги за эту смену уже сданы и не лежат в ящике ККТ.

Порядок действий (через бухгалтерию/главную кассу):

1. Заявление покупателя: Написанное от руки заявление с указанием реквизитов чека (ФН, ФД, ФП), даты покупки, суммы и причины возврата.
2. Решение руководителя: Приказ/распоряжение о согласии на возврат.
3. Оформление расходного кассового ордера (РКО): Выпускается форма КО-2 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88) на кассе организации (главной кассе), а не на ККТ.
   • В основании указывается: «Возврат покупателю * по чеку № * от *», ссылка на заявление и приказ.
4. Отражение в учете: Данный возврат фиксируется в Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).
5. Журнал КМ-4 (текущей смены): Ничего не вносится в графу 15 текущего журнала КМ-4. Этот возврат не относится к выручке текущей смены кассира-операциониста на ККТ.
6. Чек на ККТ: При выдаче денег из главной кассы по РКО КО-2, на онлайн-кассе пробивается Чек расхода (признак расчета «Возврат расхода») для фискализации операции (если требуется по 54-ФЗ для данного типа деятельности), либо операция не фискализируется, если возврат выходит за пределы кассовой смены и не связан с текущей торговлей (нужно уточнять у ОФД/бухгалтера). Часто для таких возвратов чек на ККТ не пробивают, а оформляют только КО-2.

Связка документов: Журнал КМ-4 → Акт КМ-3 → Справка-отчет КМ-6 → Z-отчет

В конце рабочего дня (смены) кассир-операционист формирует «пакет сдачи смены»:

Образец заполнения строки Журнала КМ-4 (Пример)

Предположим: Смена от . Кассир Иванов И.И. Выручка за день: 150 000 руб. Был один возврат товара за 5 500 руб. (в пределах смены).

| Гр.1 Дата | Гр.2 Отдел | Гр.3 Кассир | Гр.4 Выручка | ... | Гр.15 Возвраты | Гр.16 Подп. кассира | Гр.17 Подп. нач.кас. | Гр.18 Подп. бухг. |
|-------------|------------|---------------|--------------|-----|----------------|---------------------|----------------------|-------------------|
| | 001 | Иванов И.И. | 150 000,00 | ... | 5 500,00 | * | * | * |

Пояснения:

• В графе 4 указывается валовая выручка (150 000), НЕ вычитая из нее сумму возврата.
• В графе 15 указывается сумма возврата (5 500).
• В Справке-отчете КМ-6: строка «Выручка» — 150 000; строка «Возвраты» — 5 500; строка «Сдано в бухгалтерию», 144 500 (150 000 ‒ 5 500).
• ФИО и подписи в примере скрыты маской * в соответствии с правилами конфиденциальности.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Вносить сумму возврата в Графу 4 (Выручка) с минусом или уменьшать выручку на сумму возврата.
  
  Правильно: Графа 4 — только приход. Графа 15 — только возврат.
• Ошибка 2: Не составлять Акт КМ-3 при возврате в пределах смены.
  
  Правильно: Акт КМ-3 — обязательный первичный документ, подтверждающий основание выдачи денег из кассы. Без него расход недокументирован.
• Ошибка 3: Записывать в Графу 15 возвраты за прошлые дни (оформленные через КО-2).
  
  Правильно: В Графу 15 попадают только возвраты, совершенные по чекам текущей кассовой смены (отраженные в Z-отчете этой смены).
• Ошибка 4: Несхождение сумм Журнала КМ-4, Акта КМ-3, Справки КМ-6 и Z-отчета.
  
  Правильно: Сумма в Гр. 15 Журнала = Сумма Акта КМ-3 = Строка «Возвраты» в Z-отчете = Столбец «Возвраты» в КМ-6.
• Ошибка 5: Пропуск подписей в Графах 16, 17, 18.
  
  Правильно: Все три подписи обязательны при сдаче смены (кассир, приемщик/старший кассир, лицо, принимающее выручку в бухгалтерию/банк).

Особенности при работе без кассира-операциониста (автоматизированные кассы)

Если организация использует ККТ в режиме «без кассира-операциониста» (самообслуживание, терминалы оплаты), вместо Журнала КМ-4 ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма КМ-7). Возвраты в таком случае оформляются администратором/ответственным лицом через Акт КМ-3 и отражаются в отчетах ККТ аналогичным образом.

Хранение документов

Срок хранения Журнала кассира-операциониста (КМ-4), Актов КМ-3 и Справок-отчетов КМ-6, не менее 5 лет после окончания года, за который они составлены (в соответствии с типовыми перечнями управлениями архивами / Росархивом). Документы должны быть пронумерованы, прошиты, закреплены подписями ответственных и печатью организации (если имеется).

Заполнение Журнала кассира-операциониста при возврате требует строгого соблюдения соответствия между Z-отчетом, Актом КМ-3, Графой 15 Журнала КМ-4 и Справкой-отчетом КМ-6. Главное правило: возврат за текущую смену — в Графу 15 и Акт КМ-3; возврат за прошлые дни — через бухгалтерию по КО-2 и КО-5, в текущий Журнал КМ-4 не вносится. Даже если ведение формы КМ-4 для вас добровольно, единообразие его заполнения спасет от расхождений при инвентаризациях и проверках.

Статья подготовлена на основе нормативных актов (Приказ Минфина № 104н, Постановление Госкомстата № 88, 54-ФЗ) и судебной практики, актуальных на . Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений рекомендуется консультироваться с ведущим бухгалтером организации *.