Утрата кассового чека — ситуация, с которой может столкнуться любой сотрудник: кассир, бухгалтер, водитель, закупивший ГСМ, или командированный работник. В таких случаях работодатель или контролирующий орган требует письменное объяснение. В этой статье мы подробно разберём, как правильно написать объяснительную записку об утрате чека, приведём образцы и дадим практические рекомендации.
Что такое объяснительная записка об утрате чека
Объяснительная записка, это официальный документ, в котором работник излагает причины и обстоятельства произошедшего события. В данном случае — утраты кассового чека, товарного чека, чека на ГСМ или иного подтверждающего расход документа.
Такой документ может потребоваться:
- бухгалтерии — для списания расходов по авансовому отчёту;
- руководству — для оценки ситуации и принятия решения о взыскании;
- налоговой инспекции — при проверке кассовой дисциплины;
- при утрате чека, пробитого ошибочно (например, на отказавшегося от заказа клиента).
Общие правила оформления
Объяснительная пишется от руки или набирается на компьютере. Унифицированной формы не существует, однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Адресат, наименование организации, должность и Ф.И.О. руководителя (в дательном падеже, в правом верхнем углу).
- Автор — должность, структурное подразделение и Ф.И.О. работника.
- Название документа — «Объяснительная записка» (посередине строки).
- Основной текст — описание факта утраты, дата, сумма чека, обстоятельства и причины.
- Дата составления и подпись с расшифровкой.
Что указать в тексте объяснительной
Излагая обстоятельства, важно указать:
- дату и примерное время совершения покупки или операции;
- сумму чека и наименование организации, выдавшей его;
- назначение расхода (покупка ГСМ, канцтоваров, оплата услуг и т.д.);
- при каких обстоятельствах чек был утерян;
- подтверждение, что расходы действительно были произведены (при наличии — косвенные доказательства: выписка с карты, свидетели, дубликат чека).
Пример 1. Утрата чека на ГСМ:
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Петрову П.П.
от водителя
Сидорова А.И.
Объяснительная записка
Я, Сидоров Алексей Иванович, приобрёл за наличный расчёт 40 литров бензина АИ-95 на сумму 2 400 (две тысячи четыреста) рублей на АЗС № , расположенной по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. , для заправки служебного автомобиля, гос. номер А**АА 77.
Кассовый чек был утерян по пути в офис, предположительно выпал из нагрудного кармана при выходе из автомобиля. Расходы подтверждаю, прошу учесть затраты по авансовому отчёту на основании настоящей объяснительной.
Пример 2. Утрата чека кассиром (ошибочно пробитый чек):
Директору ООО «Ромашка»
Петрову П.П.
от кассира
Ивановой М.И.
Объяснительная записка
Я, Иванова Мария Ивановна, , работая на кассе (смена № 00000001), по неосторожности пробила чек (фискальный документ № 00000123) на сумму 100 (сто) рублей на заказ, от которого посетитель отказался. Чек был отложен для оформления возврата, однако впоследствии утерян при пересменке.
В произошедшем раскаиваюсь, обязуюсь впредь соблюдать порядок работы с кассовыми документами.
Полезные рекомендации
- Не затягивайте. Подайте объяснительную сразу после обнаружения утраты — это снизит риск претензий.
- Приложите подтверждения. Выписка с банковской карты, дубликат чека, акт об утрате — всё это усилит вашу позицию.
- Пишите правдиво. Недостоверные сведения могут повлечь дисциплинарную ответственность.
- Сохраняйте копию. Оставьте у себя копию записки с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись секретаря).
- Помните об ответственности. Нарушение порядка работы с денежной наличностью может повлечь административную ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ, поэтому к оформлению кассовых документов следует относится внимательно.
Объяснительная об утрате чека — простой, но важный документ. Главное — чётко указать реквизиты адресата и автора, подробно и честно описать обстоятельства утраты, а также по возможности приложить подтверждающие документы. Следуя приведённым образцам и рекомендациям, вы сможете грамотно оформить объяснительную и избежать лишних претензий со стороны работодателя и контролирующих органов.