Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Рапорт — это официальный служебный документ, который используется для донесения информации руководству, заявления о фактах, просьб или объяснений․ В деятельности частной охранной организации (ЧОП) или отдела собственной охраны рапорт является основным инструментом документирования служебных ситуаций․ Грамотное его составление защищает права самого сотрудника и служит доказательной базой для работодателя․

Правовая природа и виды рапортов в охране

В отличие от армии, где рапорт регламентирован Уставом гарнизонной и караульной службы, в гражданской охране (согласно ТК РФ ст․ 19, 21, 57, 68 и внутренним локальным нормативным актам — Правилам внутреннего трудового распорядка, Инструкции по должностям) рапорт эквивалентен служебной записке или заявлению в зависимости от цели․

Основные виды рапортов охранника:

Рапорт-объяснение (объяснительная записка): пишется по требованию руководства при нарушении трудовой дисциплины (опоздание, уход с поста, нарушение инструкции, потеря имущества)․
Рапорт о служебном происшествии (инциденте): фиксация факта ЧП (пожар, задержание нарушителя, срабатывание СКУД/ОПС, повреждение имущества, ДТП на охраняемой территории)․
Рапорт-заявление (просьба): на отпуск, на выдачу спецодежды/средств защиты, на замену графика, на повышение разряда/оклада, на обучение․
Рапорт о готовности/неготовности к смене: сдача/приемка поста, замечания по техническому состоянию объекта․
Рапорт о неисправностях: поломка турникетов, камер, кнопок тревоги, освещения, заборов․

Общие правила оформления (Структура документа)

Независимо от вида, рапорт должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7․0․97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Документы административно-управленческие․ Общие требования к оформлению) и внутренним стандартам организации․

Обязательные реквизиты (схема «Шапка»):

Кому (Адресат): В правом верхнем углу․ Должность руководителя (Генеральный директор, Начальник Охраны, Начальник смены), ФИО полностью в дательном падеже․

Пример: Генеральному директору ООО «Безопасность-*»

Иванову Ивану Ивановичу
От кого (Автор): Сразу ниже адресата․ Ваша должность, табельный номер (если есть), ФИО полностью в родительном падеже․

Пример: От охранника 3-го разряда 1-й смены

таб․ № *

Петрова Петра Петровича
Заголовок: По центру строки, капителью или жирным шрифтом: РАПОРТ (или «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» — в зависимости от типа)․
Текст (Содержание): Излагается суть дела․ См․ раздел 3․
Подпись и дата: Слева — дата составления (ДД․ММ․ГГГГ), справа — личная подпись с расшифровкой․

Пример: ․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․ /Петров П․П․/

Как писать текст рапорта: алгоритм и формулировки

Текст должен быть кратким, объективным, без эмоций, сленга и лирических отступлений․ Используйте официально-деловой стиль․

Структура текстовой части:

Обстоятельства (Что, Где, Когда): Укажите дату, время (до минут), место (пост №, объект, участок)․
Суть факта/просьбы: Четкое описание события или формулировка просьбы․
Причины/Обоснование: Почему это произошло (для объяснений) или на каком основании просите (ссылка на ТК РФ, Инструкцию, договор)․
Принятые меры (для инцидентов): Что сделали вы лично (нажал кнопку тревоги, вызвал ГБР/полицию, эвакуировал людей, составил акт)․
Резолютивная часть (Прошу․․․ / Докладываю․․․): Четкая просьба или заключение․

 Пример формулировки (Инцидент):
 «Докладываю, что в 03:15 на посту № 1 (ТЦ «Мега-Молл, входная группа») при осмотре периметра обнаружен сломанный замок на служебном входе․ Признаков взлома двери нет․ Немедленно нажал кнопку «Тревога», вызвал ГБР (выезд зафиксирован в 03:18), уведомил администратора ТЦ Сидорова А․В․*․ Посту не покидал․ Прошу принять к сведению и дать указания по замене замка»․ 

Типовые образцы рапортов для охранника (с маскировкой данных)

Образец №1: Рапорт-объяснение (на нарушение дисциплины)

Ситуация: Охранник опоздал на смену на 20 минут из-за поломки личного авто / общественного транспорта․

Генеральному директору ООО «Сервис-Охрана»
Иванову Ивану Ивановичу
От охранника 2-го разряда 2-й смены
таб․ № 
Сидорова Сидора Сидоровича

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объясняю причину опоздания на рабочее место ․
В связи с внезапной поломкой личного автомобиля на трассе М-* (км ), а также отсутствием регулярного общественного транспорта в данный час ночи (расписание автобуса №  нарушено), я прибыл на объект «Склад № 5» (г․ , ул․ , д․ ) в 08:20 вместо установленного начала смены 08:00․
О задержке заранее (в 07:45) уведомил дежурного администратора по телефону +7 () *--․
Прошу принять к сведению и не применять к мне меры дисциплинарного взыскания, так как опоздание вызвано обстоятельствами непреодолимой силы (п․ 3 ст․ 192 ТК РФ)․

 Подпись _____________ /Сидоров С․С․/

Образец №2: Рапорт о служебном инциденте (задержание/ЧП)

Ситуация: Задержан посторонний человек, пытавшийся вынести имущество․

Начальнику отдела физической охраны
ЧОП «Щит-»
Петрову Петру Петровичу

От старшего смены объекта «Бизнес-Центр «Высота»
Козлова Козмы Козьмича

РАПОРТ
о служебном происшествии

Докладываю, что  в 22:45 при выполнении дежурствования на КПП входа в БЦ «Высота» (г․ , пр․ , д․ ) задержан гражданин, представившийся Смирнов А․А․* (удостоверение личности не предъявил, внешне в состоянии алкогольного опьянения), пытавшийся вынести за территорию объекта коробку с канцелярскими принадлежностями (маркировка инвентарного номера )․
Действия мои: потребовал остановиться, применил физическую силу (свисток, захват за руку) в соответствии с п․ 4 ст․ 14 ФЗ-2487-1 «Об охранной деятельности», вызвал ГБР (бригада № , выезд 22:50), вызвал полицию (рядовый полиции * УМВД * г․ , прибытие 23:10)․ Протокол осмотра вещей составлен в присутствии понятых (Иванов И․И․, Петров П․П․*)․ Задержанный передан полиции․ Имущество возвращено ответственному лицу БЦ Козлову С․В․*․
Акт осмотра места, протокол задержания, объяснительная задержанного приложены․

Прошу принять к сведению и внести запись в журнал учета служебных происшествий․

 Подпись _____________ /Козлов К․К․/

Образец №3: Рапорт-заявление (на отпуск / спецодежду / обучение)

Директору филиала ООО «Охрана-Юг»
Смирнову Сергею Сергеевичу

От контролера ККП 1-го разряда
таб․ № 
Волкова Волода Володьевича

РАПОРТ
(ЗАЯВЛЕНИЕ)

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск продолжительностью 28 календарных дней с  по  включительно (за рабочий год с по ) в соответствии со ст․ 114, 122 ТК РФ и Графиком отпусков на 2026 год, утвержденным приказом № * от ․
Заменяющим меня на период отсутствия прошу назначить контролера ККП Козлова Д․Д․* (согласие получено устно)․

 Подпись _____________ /Волков В․В․/

Образец №4: Рапорт о неисправности технических средств

Начальнику технического отдела
ЧОП «Стреж»
Кузнецову Кузьме Кузьмичу

От дежурного офицера ЦОД (Центра обработки данных)
таб․ № 
Орлова Орла Орловичьевича

РАПОРТ
о неисправности СКУД/ОПС

Докладываю, что  в 06:30 при приеме смены на пульте ЦОД (объект «ЖК Солнечный*», г․ , ул․ , д․ *) выявлена неисправность контроллера СКУД «Стрела-» на входе № 3 (подъезд 2)․ Индикатор питания не горит, события в журнале «Сигур-» не фиксируются с 04:12 (последняя запись — вход жильца кв․ )․
Действия: проверил питание блока БП-12В (напряжение в норме), перезагрузил контроллер питанием, результат отрицательный․ Режим «День» на входе № 3 переведен в ручное управление (дежурный охранник Петров А․А․)․ Заявка в сервисную службу производителя (ООО «ТехСервис») зарегистрирована под №  в 06:45․

Прошу принять меры к оперативному ремонту/замене контроллера․

 Подпись _____________ /Орлов О․О․/

Особенности сдачи и учета рапортов

Каналы сдачи: Лично под роспись в журнале учета входящей/исходящей корреспонденции, через корпоративную почту (с подтверждением прочтения), через СЭД (систему электронного документооборота: 1С:Документооборот, Диадок, МойОфис), в «Ящик рапортов» на посту (для ночных смен)․
Сроки: Объяснительная — в течение 2 рабочих дней после требования (ст․ 193 ТК РФ)․ Рапорт об инциденте — немедленно по факту (в течение смены)․ Заявление на отпуск — за 2 недели до начала (общее правило)․
Копии: Всегда оставляйте у себя копию (фото на телефон, ксерокопия, сохраненный PDF из СЭД) с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего)․
Журналы: Данные рапорта об инциденте ОБЯЗАТЕЛЬНО дублируются в «Журнал учета служебных происшествий» (форма по Приказу МВД/ФСБ или внутренняя) и «Книгу учета смен/дежурств»․

Типичные ошибки, которых стоит избегать

Эмоциональность: «Этот идиот из ГБР опоздал на час!» -> Правильно: «ГБРbrigada № * прибыла в 03:18 при вызове 03:15»․
Отсутствие времени/места: «Вчера ночью сломалось» -> Правильно: « в 23:40 на посту № 2․․․»․
Неполные ФИО: «Иванов» -> Правильно: «Иванов Иван Иванович»․
Ссылки на «понятийные» нормы: «По закону мне положено» -> Правильно: «Согласно ст․ 114 ТК РФ и п․ 5․2 Договора труда № *»․
Исправления и зачеркивания: Недопустимы в официальном документе․ Лучше переписать чисто․
Утрата копии: Без копии с входящим номером вы не сможете доказать факт сдачи рапорта в суде или при конфликте с руководством․

Электронный рапорт: нюансы 2026 года

Большинство крупных ЧОП (ГБ «Охранник», «Сокол», «Рубеж», «Стреж» и др․) перешли на мобильные приложения для сотрудников (CheckPoint, GuardForce, собственные разработки)․

В приложении часто есть готовые шаблоны («Инцидент», «Неисправность», «Объяснение»)․
Геолокация и время ставится автоматически — не подделывайте GPS, это грубейшее нарушение․
Фото/видео-доказательства прикрепляйте обязательно (сломанный замок, битый фонарь, задержанный)․
Электронная подпись (ЭЦП или простая ПЭП в приложении) имеет юридическую силу (ФЗ-63 «Об электронной подписи»)․

Резюме: чек-лист перед сдачей рапорта

Перед тем как нажать «Отправить» или положить в ящик, проверьте:

[ ] Правильный адресат (должность, ФИО полностью)․
[ ] Правильный автор (ваша должность, таб․ номер, ФИО полностью)․
[ ] Заголовок соответствует сути (Рапорт / Объяснительная / Служебная записка)․
[ ] Текст: Дата, Время, Место — точные․
[ ] Текст: Факты, а не эмоции․ Причины и меры принятые․
[ ] Ссылки на нормативные акты/инструкции (если требуется)․
[ ] Резолютивная часть: «Прошу․․․», «Докладываю․․․»․
[ ] Дата составления (актуальная!)․
[ ] Ваша личная подпись (ручная или ЭЦП)․
[ ] Есть копия/скриншот с подтверждением получения․

Важно: Данная статья носит информационный характер․ Конкретные формы, бланки, нумерацию журналов и порядок маршрутизации рапортов уточняйте в Локальных нормативных актах вашей организации (Положение о делопроизводстве, Инструкция по должностям охранника, Приказ о внедрении форм документов)․ В спорных ситуациях (увольнение, травма, уголовное дело) проконсультируйтесь с юристом профильной профсоюза или адвокатом по трудовому/уголовному праву․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ-2487-1, ГОСТ Р 7․0․97-2016) и практики делопроизводства ЧОП на ․