Сотрудники органов внутренних дел Российской Федерации (МВД России) при уходе в очередной ежегодный отпуск обязаны оформить специальный документ — справку (отпускное удостоверение). Этот документ необходим для подтверждения факта пребывания сотрудника в месте проведения отпуска, а также для расчета и выплаты компенсации за проезд к месту отдыха и обратно. В данной статье подробно разберем актуальные нормативные основы, структуру бланка, правила заполнения и источники для скачивания формы в формате Word (DOC/DOCX).

Нормативная база: Приказ МВД России № 79 от

Основным документом, регулирующим порядок выдачи и представления отпускного удостоверения, является Приказ МВД РФ от № 79 «Об утверждении Перечня документов, подтверждающих время, затраченное сотрудником органов внутренних дел Российской Федерации на проезд к месту проведения отпуска и обратно, а также Порядка представления таких документов».

В соответствии с данным приказом, рекомендуемый образец справки (отпускного удостоверения) приведен в Приложении к Перечню. Именно эту форму необходимо использовать для оформления документов в 2026 году. Ранее действовал Приказ МВД России от № 1038, однако он утратил силу в части бланков с введением нового приказа 2020 года.

Назначение и значение документа

• Подтверждение места отпуска: Документ фиксирует адрес места проведения ежегодного отпуска сотрудника.
• Основание для выплаты проезда: На основании данной справки (в сочетании с документами о проезде — билетами, квитанциями) бухгалтерия производит начисление денежных средств на оплату проезда к месту отпуска и обратно (согласно ст. 166 ТК РФ и специальным нормативным актам МВД).
• Контроль сроков: В удостоверении отражаются даты начала и окончания отпуска, что позволяет контролировать соблюдение установленных сроков службы.

Структура бланка отпускного удостоверения (Образец 2026)

Бланк представляет собой документ строгой отчетности (часто с корешком), который заполняется в двух экземплярах: один остается у сотрудника, второй — в личном деле или в кадровом отделе (финансово-экономическом управлении). Форма включает следующие ключевые реквизиты:

Лицевая сторона:

1. Наименование ведомства: Министерство внутренних дел Российской Федерации.
2. Наименование органа/подразделения: Полное название структурного подразделения (например, ГУ МВД России по * области, ОМВД России по г. *).
3. Заголовок: СПРАВКА (ОТПУСКНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ).
4. Данные сотрудника: Фамилия, Имя, Отчество (полностью), звание, должность, табельный номер.
5. Сведения об отпуске: Вид отпуска (очередной ежегодный), календарный год, количество календарных дней, дата начала и дата окончания отпуска (по приказу № ).
6. Место проведения отпуска: Адрес (регион, район, населенный пункт, улица, дом, квартира), .
7. Подписи: Должностное лицо, выдавшее удостоверение (начальник кадра/персонала или уполномоченное лицо), дата выдачи, печать подразделения (М.П.).

Оборотная сторона (Корешок) — Отметки об отпуске:

На оборотной стороне предусмотрена таблица для отметок о фактическом проезде и пребывании:

• Дата и время отъезда от места службы.
• Дата и время прибытия в место отпуска (подпись начальника органа МВД по месту отпуска или уполномоченного лица).
• Дата и время отъезда от места отпуска.
• Дата и время прибытия на место службы.
• Отметки о продлении/сокращении отпуска (при наличии оснований).

Как правильно заполнить отпускное удостоверение: пошаговая инструкция

Заполнение производится ручкой (чернила синего или черного цвета) или техническим способом (печатью/принтером) без исправлений и зачисток. Недопустимы стеретия.

Этап 1: Подготовка данных

Перед заполнением сотрудник должен предоставить в кадровую часть (или канцелярию) заявление на отпуск (образец 2026 года также доступен в открытых источниках, например, на портале «Нопейпер» или КонсультантПлюс) и подтверждающие документы о месте отдыха (справка из санатория, договор аренды, нотариальное заявление родственников и т.д.). Адрес проживания в отпуске указывается точно так же, как в заявлении.

Этап 2: Заполнение лицевой стороны

Кадровый специалист (ответственный за кадровый учет) вносит данные из приказа об отпуске и личной карточки сотрудника. Особое внимание — на правильность указания звания и должности на момент ухода в отпуск.

Этап 3: Выдача сотруднику

Готовое удостоверение подписывается начальником кадровой службы (или иным уполномоченным руководителем) и скрепляется печатью подразделения. Один экземпляр выдается сотруднику под роспись в журнале учета отпускных удостоверений (или в карточке учета отпусков).

Этап 4: Действия сотрудника в месте отпуска

Это критически важный момент. Прибыв в место отпуска, сотрудник обязан в течение 24 часов (если иное не установлено внутренними приказами) представить удостоверение в ближайший орган МВД по месту пребывания для постановки отметки на корешке (оборотной стороне). Аналогичная отметка ставится при отъезде из места отпуска.

Примечание: Если сотрудник проводит отпуск по месту своей постоянной регистрации (прописки) и она совпадает с местом службы, отметка в местном ОМВД может не требоваться, но лучше уточнить этот момент в своем кадровом отделе.

Этап 5: Сдача отчета в бухгалтерию

После возвращения со службы сотрудник сдает в бухгалтерию (финансово-экономическое управление):

1. Отпускное удостоверение с отметками о прибытии/отъезде (корешок).
2. Оригиналы документов на проезд (билеты на поезд/самолет, посадочные талоны, квитанции на оплату проезда личным автотранспортом — чеки АЗС, талоны на проезд по платным дорогам).
3. Авансовый отчет (если выплачивались суточные/аванс).

Особенности оплаты проезда при использовании личного автотранспорта

Согласно разъяснениям (в т.ч. статье Романовой Л. в журнале «Силовые министерства: бухгалтерский учет и налогообложение» 2023, № 6), при поездке на личном авто сотрудник должен подтвердить затраты. В качестве подтверждающих документов принимаются:

• Чеки заправочных станций (АЗС) за топливо, приобретенное по маршруту следования.
• Квитанции/чеки об оплате проезда по платным дорогам (системы «Платон», «Автодор» и др.).
• Расчет расхода топлива по нормам (в некоторых случаях требуется расчетно-обосновательная записка).

Отпускное удостоверение с отметками о времени прибытия/отъезда является основанием для привязки этих чеков к командировочному/отпускному проезду.

Где скачать бланк отпускного удостоверения МВД в Word (DOC/DOCX) бесплатно

Официальный унифицированный бланк (форма строгой отчетности с защитными элементами) часто закупается ведомством типографией. Однако для внутреннего документооборота, черновиков и обучения используются рекомендуемые образцы (шаблоны), которые можно скачать в редактируемом формате.

Основные проверенные источники:

• КонсультантПлюс / Гарант: В карточке Приказа МВД № 79 (Приложение) есть кнопка «Смотреть форму в MS-Word» (Приложение 13 к Инструкции о порядке применения Положения о службе). Это самый надежный источник.
• Сайт «Договор-образец.ру» / «Редидок» (Redoc) / «Нопейпер»: Публикуют актуальные шаблоны 2025–2026 годов в форматах .DOC, .DOCX, .RTF, .PDF. Файлы открываются в любых версиях Microsoft Word, LibreOffice, OpenOffice.
• Внутренний портал МВД (Интранет): Актуальные бланки с водяными знаками и корешками всегда доступны в разделе «Нормативная база» -> «Бланки и формы» на служебных рабочих станциях.

Частые ошибки при оформлении (Чек-лист для проверки)

1. Несовпадение дат: Даты в удостоверении не совпадают с приказом об отпуске.
2. Отсутствие отметок на корешке: Сотрудник не поставил отметки в органе МВД по месту отпуска — проезд не оплатят.
3. Неверный адрес: Указан адрес регистрации, а не фактического пребывания (дача, санаторий, чужой город).
4. Отсутствие печати/подписи: Документ не подписан уполномоченным лицом или не скреплен печатью (М.П.).
5. Использование устаревшей формы: Использование бланка по Приказу № 1038 (1999 г.) вместо актуального Приложения к Приказу № 79 (2020 г.).

Ответы на популярные вопросы (FAQ)

Нужен ли отпускное удостоверение, если я еду за границу?

Да, нужно. Процедура оформления аналогична, но в графе «Место проведения отпуска» указывается страна, город, адрес проживания. Отметки на корешке ставит консульский отдел посольства РФ или сотрудник ставит отметку самостоятельно при пересечении границы (с сохранением талонов/штампов в паспорте), порядок уточняется в ведомстве.

Что делать, если удостоверение потеряно в пути?

Необходимо написать объяснительную записку руководителю подразделения о потере. На основании нее в кадровой части выдается дубликат (со ссылкой на приказ об отпуске и записку о потере). Дубликат также подлежит представлению в бухгалтерию.

Можно ли заполнить удостоверение от руки?

Да, допускается заполнение от руки (черниломсинего/черного цвета), если техническая возможность печати отсутствует. Однако печатный вариант предпочтительнее для читаемости.

Срок хранения отпускного удостоверения в бухгалтерии?

Согласно Листу учета сроков хранения документа (типовый утвержденный Росархивом), документы по расчетам с персоналом (в т.ч. основания для выплаты проезда) хранятся 5 лет (до 2022 г. — 75 лет для персональных, но по проезду именно 5 лет). Уточняйте в своем архиве.

Оформление отпускного удостоверения МВД в 2026 году строго регламентировано Приказом № 79. Ключевыми моментами являются: использование актуального бланка (Приложение к Приказу), корректное заполнение всех реквизитов (в т.ч. адреса места отдыска — *) и обязательная простановка отметок на корешке в органе МВД по месту отпуска. Для подготовки документа рекомендуется скачать официальный шаблон в Word (.docx) из правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) или с надежных юридических порталов («Договор-образец», «Редидок»), заполнить его заранее и согласовать с кадровым отделом перед уходом в отпуск. Это гарантирует своевременную и полную выплату компенсации за проезд.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов МВД России (Приказ № 79 от , Приказ № 1038 от , разъяснения профильных журналов) по состоянию на . Персональные данные (ФИО, адреса, номера телефонов, табельные номера) в тексте замаскированы символами * в соответствии с политикой конфиденциальности.