Каждый житель города рано или поздно сталкивается с необходимостью обратиться в местную администрацию — записаться на приём к руководителю‚ уточнить информацию по документам или задать вопрос по работе городских служб. Первым человеком‚ с которым вы‚ скорее всего‚ свяжетесь‚ будет секретарь администрации. В этой статье мы расскажем‚ какие функции выполняет секретарь‚ как найти нужный телефон и как правильно подготовиться к звонку.
Кто такой секретарь администрации и чем он занимается
Секретарь (или помощник руководителя), это сотрудник‚ который обеспечивает связь между жителями города и руководством администрации. В его обязанности входит:
- приём и распределение входящих звонков и корреспонденции;
- запись граждан на личный приём к главе администрации и его заместителям;
- информирование заявителей о статусе рассмотрения их обращений;
- координация работы структурных подразделений;
- подготовка документов и организация совещаний.
Именно поэтому телефон секретаря — один из самых востребованных контактов в телефонном справочнике любой мэрии.
Где найти телефон секретаря администрации
Существует несколько проверенных способов узнать нужный номер:
- Официальный сайт администрации города. В разделах «Контакты»‚ «Телефонный справочник» или «Структура администрации» обычно публикуются номера всех подразделений‚ включая приёмную.
- Единая справочная служба. Например‚ в Санкт-Петербурге работает справочная служба Администрации по телефону (812) -76-*-‚ а адрес администрации — 191060‚ Санкт-Петербург‚ Смольный.
- Информационные линии городов. Так‚ в Новом Уренгое действует информационная линия администрации: 7 (3494) -47-*‚ а также «телефон доверия» по вопросам коррупции: 7 (3494) -47-**.
- Портал госуслуг и региональные порталы обращений граждан.
Пример структуры телефонного справочника администрации
На примере администрации Советского городского округа можно увидеть‚ как организован телефонный справочник. В нём указаны должности‚ фамилии сотрудников‚ внутренние номера и номера кабинетов:
- Глава округа — Данилов А. К.‚ телефон 40-‚ кабинет 314;
- Помощник главы — Шафиева В. В.‚ телефон 40-‚ кабинет 314;
- Начальник управления делами — Макаревич Ю. С.‚ телефон 40-‚ кабинет 205;
- Референт по общим вопросам — Солянкина Е; Н.‚ телефон 40-‚ кабинет 307.
Как правило‚ именно помощник главы или референт выполняют функции секретаря приёмной — именно на их номера следует звонить для записи на приём.
Как правильно звонить в приёмную администрации
Чтобы разговор с секретарём был максимально продуктивным‚ соблюдайте несколько простых рекомендаций:
- Звоните в рабочие часы. Обычно приёмная работает с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед (уточняйте график на сайте вашей администрации).
- Подготовьте информацию заранее. Сформулируйте суть вопроса‚ при необходимости держите под рукой номера ранее поданных обращений.
- Представьтесь. Назовите фамилию‚ имя и кратко цель звонка.
- Записывайте. Уточните фамилию сотрудника‚ с которым говорите‚ и зафиксируйте дату и время приёма‚ если вас записали.
- Будьте вежливы. Секретарь обрабатывает десятки звонков в день — корректное общение ускорит решение вашего вопроса.
Альтернативные способы связи
Если дозвониться не удаётся‚ воспользуйтесь другими каналами связи:
- Электронная почта администрации (например‚ в Петропавловске-Камчатском действует адрес gradpk@.ru‚ а запись на приём ведётся по телефону 7 (4152) -02-);
- Электронная приёмная на официальном сайте города;
- Личный приём — график приёма граждан руководством публикуется на сайте администрации;
- Письменное обращение через канцелярию по адресу администрации.
Телефон секретаря администрации города — это ваш прямой канал связи с местной властью. Найти его несложно: достаточно зайти на официальный сайт администрации или позвонить в единую справочную службу. Помните‚ что обращения граждан рассматриваются в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ‚ и вы всегда имеете право получить ответ на свой вопрос в установленные сроки.
Обратите внимание: контактные данные могут меняться‚ поэтому перед звонком рекомендуем уточнять актуальные номера на официальном сайте администрации вашего города.