Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) — одна из наиболее ответственных областей бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Использование топливных карт значительно упрощает процесс приобретения топлива, однако требует особого подхода к документальному оформлению и отражению операций на счетах бухгалтерского учета. В данной статье мы подробно рассмотрим порядок учета ГСМ по топливным картам в соответствии с действующими стандартами.

Нормативное регулирование

Учет ГСМ в бюджетных учреждениях регламентируется следующими документами:

• Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», утвержденный приказом Минфина России от № 256н;
• Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета (приказ Минфина России от № 157н);
• Инструкция № 162н (для бюджетных учреждений), утвержденная приказом Минфина России от № 162н;
• Инструкция № 174н (для автономных учреждений);
• Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок» от № 44-ФЗ.

Что такое топливная карта и как она работает

Топливная карта — это платежный инструмент, который позволяет водителям учреждения приобретать топливо на АЗС без использования наличных денежных средств. Учреждение заключает договор с поставщиком топлива (например, ООО «ТопливоСервис», ИНН 77*4521), перечисляет предоплату, а затем водители заправляются в пределах установленных лимитов.

Существует два основных вида топливных карт:

1. Денежные (литровые) — на карту зачисляется определенная сумма денежных средств, топливо отпускается по цене, действующей на день заправки;
2. Литровые — на карту зачисляется определенное количество литров топлива по фиксированной цене на момент оплаты.

Приобретение топлива по картам осуществляется в рамках контрактной системы. В зависимости от суммы закупки учреждение проводит:

• закупку у единственного поставщика (до 600 тыс. рублей по п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ);
• электронный аукцион или запрос котировок — при превышении лимитов.

В договоре обязательно указываются: вид топлива, порядок расчетов, порядок предоставления отчетных документов (реестров операций), условия возврата неиспользованных средств.

Бухгалтерский учет: проводки

Перечисление предоплаты поставщику

Оплата по договору отражается следующей проводкой:

• Дт 0 206 34 560 — Кт 0 201 11 610 (с одновременным отражением на забалансовом счете 18 по КОСГУ 340/346), перечислен аванс поставщику топлива.

Оприходование топлива

На основании отчета поставщика (реестра операций), чеков АЗС и путевых листов топливо принимается к учету:

• Дт 0 105 33 340 — Кт 0 302 34 730, оприходовано фактически полученное топливо;
• Дт 0 302 34 830 — Кт 0 206 34 660 — зачтен ранее перечисленный аванс.

Списание топлива

Списание производится на основании путевых листов в пределах утвержденных норм расхода:

• Дт 0 401 20 272 (0 109 ХХ 272) — Кт 0 105 33 440 — списано израсходованное топливо.

Документальное оформление

Для корректного учета необходимы следующие документы:

1. Договор с поставщиком и счета на оплату;
2. Отчет (реестр) поставщика о движении топлива по картам — предоставляется ежемесячно;
3. Чеки АЗС, подтверждают факт заправки (хранятся у водителя и сдаются в бухгалтерию);
4. Путевые листы — основание для списания ГСМ;
5. Акт списания ГСМ, утверждается комиссией учреждения.

Нормы расхода топлива

Учреждение обязано утвердить приказом нормы расхода топлива. За основу принимаются рекомендации Минтранса России (распоряжение от № АМ-23-р с учетом изменений) с применением повышающих коэффициентов (зимний период, работа в городе, кондиционер и т.д.).

Пример формулировки приказа: «Установить норму расхода топлива для автомобиля ГАЗ-31105, гос. номер А*ВС 77, в размере 11,5 л/100 км, с повышением на 10% в зимний период с 1 ноября по 31 марта».

Контроль и типичные ошибки

На практике проверяющие органы (КРУ, Счетная палата) чаще всего выявляют следующие нарушения:

• списание топлива сверх установленных норм без обоснования;
• отсутствие путевых листов или их неправильное заполнение;
• несоответствие данных чеков АЗС и реестра поставщика;
• заправка топлива в выходные дни и в нерабочее время без служебной необходимости;
• отсутствие сверки остатков топлива на картах на конец отчетного периода.

Для минимизации рисков рекомендуется ежемесячно проводить сверку данных с поставщиком, а также назначить ответственное лицо за учет топливных карт (например, инженера по эксплуатации транспорта Иванова П.С., тел. 8 (4) *—12).

Учет ГСМ по топливным картам в бюджетном учреждении требует строгого соблюдения порядка документооборота, правильного применения счетов бухгалтерского учета и контроля расхода топлива в пределах норм. Грамотно выстроенная система учета позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечит рациональное использование бюджетных средств.