Журнал опечатывания (вскрытия) помещений и хранилищ — это обязательный документ учета для организаций‚ использующих физические средства защиты информации (пломбы‚ опечатывающие устройства) для ограничения доступа к конфиденциальным сведениям‚ ценностям или особо важным объектам. Правильное оформление этого журнала является требованием нормативных актов в области информационной безопасности‚ защиты государственной тайны‚ а также при работе с криптографическими средствами защиты информации (СКЗИ).
Нормативная правовая основа
Ведение журнала регламентируется рядом документов. Ключевыми из них являются:
- Приказ ФАПСИ России от № 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения‚ обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом‚ не содержащей сведений‚ составляющих государственную тайну». Данный документ устанавливает требования к опломбированию помещений‚ где размещены СКЗИ.
- ГОСТ Р 31282-2004 «Информационная технология. Методы защиты информации. Контрольная пломба. Общие технические условия». Определяет понятие контрольной пломбы как уникального индикаторного устройства одноразового применения.
- Локальные нормативные акты организации (Приказы‚ Распоряжения‚ Положения о режиме секретности/конфиденциальности). Например‚ Распоряжение главы городского округа Богданович от № 8-р (Приложение № 4) содержит типовую форму журнала опечатывания (вскрытия) помещений (хранилищ) для муниципальных органов.
Структура и обязательные реквизиты журнала (Образец формы)
Типовая форма журнала (согласно Приложению № 4 к вышеуказанному распоряжению и отраслевым стандартам) должна содержать следующие колонки. Ниже приведен образец табличной части:
| № п/п | Номер помещения (наименование и регистрационный/инвентарный номер хранилища) | Номер печати (пломбы)‚ которой опечатано помещение (хранилище) | Дата и время опечатывания помещения (хранилища) | ФИО и подпись лица‚ опечатавшего помещение (хранилище) | Дата и время вскрытия помещения (хранилища) | ФИО и подпись лица‚ вскрывшего помещение (хранилище) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Серверная № 1 (Инв. № ) | Пломба № 789456 | 18:00 | Иванов И.И. / подпись | 08:30 | Петров П.П. / подпись |
| 2 | Архив секретной документации (Хр. № ) | Пломба № 789457 | 18:05 | Сидоров С.С. / подпись | — | — |
Важно: В зависимости от отрасли (медицина‚ банки‚ госсектор‚ коммерческие тайны) форма может расширяться. Например‚ для учета опечатывания системных блоков (рабочих станций) добавляются колонки: «Номер пломбы»‚ «ФИО сотрудника‚ за которым закреплен ПК»‚ «Местонахождение ПК»‚ «Причина вскрытия» (профилактика‚ ремонт‚ модернизация ПО).
Требования к физическому оформлению журнала
Согласно ГОСТ и практике применения (например‚ журналы серии ИБ-19‚ выпускаемые типографиями «Кадры в порядке»‚ «Рубланк»‚ «КОПИ БЛАНК»)‚ журнал должен соответствовать следующим параметрам:
- Формат: А4 (210 × 288 мм)‚ вертикальная ориентация.
- Обложка: Плотный картон (золотистый/цветной)‚ часто с съемным прозрачным ПВХ-чехлом для защиты.
- Прошивка: Журнал должен быть прошнурован (шнур/лента)‚ концы шнура закреплены на последнем листе и опломбированы (наклейка для печати или пломба).
- Нумерация: Все листы пронумерованы (сквозная нумерация).
- Пломбирование: Обязательное наличие контрольной пломбы (голографической‚ номерной) на узле шнуровки. Номер пломбы вписывается на ьном листе и в заверительной надписи. Без номера пломбы журнал не считается опломбированным.
- Объем: Обычно 32 или 64 листа (16/32 листа учета + ьный + заверительная надпись).
Порядок заполнения и ведения учета
- Заверительная надпись на ьном листе. Перед началом работы заполняется ьный лист: наименование организации‚ название журнала‚ дата начала/окончания ведения‚ ФИО ответственного лица. Ставится печать организации (при наличии) и подпись руководителя. Обязательно указывается номер пломбы‚ которой опломбирован журнал.
- Регистрация пломб. В журнал вносятся номера всех пломб‚ установленных на дверях помещений‚ сейфах‚ системных блоках‚ серверах.
- Фиксация операций. Каждый факт опечатывания (установки пломбы) и вскрытия (снятия пломбы) регистрируется отдельной строкой с указанием точной даты и времени.
- Подписи. Операцию производит уполномоченное лицо (администратор безопасности‚ старшая медсестра‚ системный администратор‚ commandant)‚ которое ставит личную подпись с расшифровкой.
- Контроль целостности. При смене дежурных‚ проверках или плановых осмотрах проводится сверка номеров пломб на объектах с записями в журнале. Факты несовпадения (повреждение пломбы‚ отсутствие записи) фиксируются в журнале и доводятся до руководства/администратора безопасности.
- Хранение. Завершенный журнал хранится в организации в установленном порядке (обычно не менее 5 лет или до изъятия из эксплуатации соответствующего объекта защиты).
Специфика ведения в разных сферах
Информационная безопасность и СКЗИ (Приказ ФАПСИ № 152)
Журнал «Фактов вскрытия и опечатывания рабочих станций и серверов…» (артикул ИБ-19) ведется для контроля доступа к элементам объекта информатизации. В него вносятся не только пломбирование корпусов‚ но и факты выполнения профилактических работ‚ установки/модификации ПО. Подписи требуются от исполнителя‚ ответственного за эксплуатацию АРМ и администратора безопасности.
Медицинские организации (Оборот Н/ПС)
Специализированные журналы (например‚ «Журнал учета опечатывания сейфа в кабинете старшей медсестры…») используются для контроля доступа к наркотическим средствам и психотропным веществам. Форма часто включает графы для учета остатков или ссылок на заявки на вскрытие. Пример адреса поставщика таких бланков: 143403‚ Россия‚ Красногорск‚ ул. Губайлово‚ д. (Интернет-магазин «100 Страниц»).
Коммерческие и бюджетные организации
Используется универсальный «Журнал опломбирования помещений». Регламент ведения и ответственное лицо назначаются приказом руководителя. Пример поставщика бланков в Санкт-Петербурге: типография «Рубланк» (ул. Казанская‚ ‚ тел. 7 (812) —‚ 8 (800) —*). В Москве бланки можно приобрести у «КОПИ БЛАНК» (ул. Вольная‚ д. ‚ стр. ‚ тел. 8 (495) —*).
Типовые ошибки и риски
- Отсутствие пломбы на самом журнале. Делает журнал недействительным для проверочных органов (ФСТЭК‚ ФСБ‚ Роспотребнадзор‚ аудиторы).
- Пропуски в нумерации строк или листов. Создает возможность для фальсификации записей.
- Заполнение «от руки» неразборчиво или карандашом. Допускается только шариковая ручка (чернила синего/черного цвета)‚ корректировки — только зачеркиванием с подписью и датой.
- Несвоевременная запись. Запись должна вноситься в момент совершения действия (опечатывания/вскрытия)‚ а не постфактум в конце дня.
- Использование несертифицированных пломб. Пломбы должны соответствовать ГОСТ Р 31282-2004 (иметь уникальный номер‚ защиту от подделки — голограмму‚ контрольный разрыв и т.д.).
Где приобрести готовый бланк журнала
Готовые опломбированные журналы с прошивкой‚ нумерацией и пломбой на узле продаются в специализированных типографиях и интернет-магазинах канцелярии для документооборота; Примеры поставщиков (на основании открытых источников):
- ООО «Кадры в порядке» (бренд «HR-OK») — серия ИБ-19‚ соответствует Приказу ФАПСИ № 152. Цена за 1 экз. (64 стр.) зависит от тиража.
- ИП/ООО «Рубланк» (Санкт-Петербург) — «Журнал опломбирования помещений»‚ цены от 80 руб. (опт от 101 шт.) до 440 руб. (розница). Адрес: г. Санкт-Петербург‚ ул. Казанская‚ .
- КОПИ БЛАНК (Москва) — «Журнал учета опечатывающих устройств»‚ возможна ламинация обложки‚ прошивка‚ опломбирование. Адрес: г. Москва‚ ул. Вольная‚ д. ‚ стр. .
- Интернет-магазин «100 Страниц» — специализированные журналы для медучреждений (учет сейфов Н/ПС). Адрес: Красногорск‚ ул. Губайлово‚ д. *.
- Система ГАРАНТ (база данных), предоставляет доступ к эталонным формам приложений к нормативным актам (например‚ Приложение № 4 к Распоряжению главы г.о. Богданович). Адрес юрлица: 119234‚ г. Москва‚ тер. Ленинские горы‚ д. ‚ стр. * (ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС»).
Электронный документооборот: можно ли вести журнал в электронном виде?
Согласно текущему законодательству (ФЗ-149‚ ФЗ-63‚ требования ФСТЭК к ОИС)‚ ведение журнала в электронном виде допускается при условии:
- Наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП) ответственных лиц.
- Обеспечения неизменяемости записей (блокчейн‚ хэширование‚ защита от редактирования/удаления);
- Соответствия требованиям к информационной системе (сертификация ФСТЭК при необходимости).
- Наличия локального нормативного акта‚ легализующего электронную форму.
Однако для объектов‚ где требуется физическое опломбирование (пломбы на дверях‚ сейфах‚ корпусах ПК)‚ параллельно часто ведут бумажный журнал как первичный документ‚ подтверждающий факт физического действия с пломбой.
Журнал опечатывания помещений, это не просто формальность‚ а ключевой инструмент контроля физической безопасности. Использование стандартной формы (образца)‚ соответствующей Приказу ФАПСИ № 152 или отраслевым рекомендациям‚ качественной полиграфии (прошивка‚ пломба‚ нумерация) и строгая дисциплина заполнения гарантируют прохождение проверок регуляторов и сохранность активов организации. При закупке бланков обращайте внимание на соответствие ГОСТ Р 31282-2004 (пломбы) и наличию всех защитных элементов на самом журнале.
Данная статья подготовлена на основе открытых источников интернета (системы ГАРАНТ‚ каталоги типографий «Рубланк»‚ «КОПИ БЛАНК»‚ «100 Страниц»‚ «Кадры в порядке») по состоянию на . Контактные данные и адреса поставщиков частично маскированы (*) в целях безопасности. Перед покупкой уточняйте актуальность реквизитов и соответствие формы вашим локальным нормативным актам.