Государственные архивы актов гражданского состояния (ЗАГС) являются главными хранилищами документов, подтверждающих ключевые жизненные события граждан: рождение, заключение брака, развод, усыновление, установление отцовства и смерть. Для жителей Республики Хакасия и тех, чьи корни связаны с Абаканом, обращение в местные архивы ЗАГС, часто единственный способ восстановить утерянные свидетельства или собрать пакет документов для оформления пенсии, наследства, гражданства или составления родословной.

Структура архивных фондов Абакана

В Абакане архивы ЗАГС представлены на двух уровнях:

• Архив Управления ЗАГС Администрации города Абакана, хранит акты, составленные органами ЗАГС города Абакана с момента их образования (с 1920-х годов) по настоящее время.
• Архив Управления ЗАГС Министерства юстиции Республики Хакасия (республиканский уровень) — концентрирует фонды ликвидированных районных отделов ЗАГС, а также дубликаты актов с городских отделов для межведомственного обмена и долгосрочного хранения.

Важно: До 1990-х годов на территории города функционировали несколько районных отделов ЗАГС (например, Центральный, Пригородный и др.). Их фонды в настоящее время централизованы в городском архиве Управления ЗАГС Администрации г. Абакана.

Какие документы можно найти в архиве

1. Метрические книги (до 1917 г.), первоисточники дореволюционного периода. Для Абакана (ранее Усть-Абаканская слобода/деревня) они хранятся в Национальном архиве Республики Хакасия (ф. 197, 200 и др.), а не в ЗАГС.
2. Актовые записи ЗАГС (1918–ныне) — основной массив документов:
   • Записи о рождении (хранятся 100 лет, затем передаются в госархив).
   • Записи о заключении брака и разводе (хранятся 75 лет).
   • Записи о смерти (хранятся 75 лет).
   • Записи об усыновлении, установлении отцовства, смене имени (хранятся 100 лет).
3. Алфавитные указатели (репертуары), поисковые инструменты для быстрого нахождения номера записи и тома по фамилии.

Порядок обращения и получения справок

Кто имеет право на получение документа?

Согласно ст. 41 ФЗ № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», информацию из архивов ЗАГС могут получить:

• Сам гражданин (по достижении 18 лет).
• Родители, усыновители, дети, супруги, братья/сестры (при наличии документов, подтверждающих родство).
• Нотариусы, суды, органы опеки — по официальным запросам.
• Иные лица, только при наличии нотариально заверенной доверенности от заинтересованного лица.

Способы подачи заявления

• Лично в окно приема Управления ЗАГС Администрации г. Абакана.
• Через портал Госуслуг (услуга «Получение справки из архива ЗАГС» или «Восстановление утерянного свидетельства»). Самый быстрый и удобный способ.
• Почтовой отправкой (ценным бандеролем с вложенным заявлением, копией паспорта, квитанцией об оплате госпошлины и конвертом с обратным адресом для ответа).
• Через МФЦ «Мои Документы» (подача заявления, получение готовой справки).

Необходимый пакет документов

• Паспорт гражданина РФ (оригинал при личном обращении, нотариально заверенная копия — при почтовой отправке/доверенности).
• Документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении/браке родителей, свои свидетельства и т.д.) — обязательно для родственников.
• Доверенность (если оформляет представитель).
• Квитанция об оплате госпошлины (оплачивается заранее или в кассе/терминале МФЦ).

Госпошлины и сроки (актуально на 2026 год)

* Льготные категории (ветераны, инвалиды ВОВ, ликвидаторы ЧАЭС и др.) могут быть освобождены от оплаты госпошлины по предъявлении соответствующих удостоверений.

Контактная информация и адреса

Управление ЗАГС Администрации города Абакана (Городской архив ЗАГС)

Это основное место обращения за актами, составленными в Абакане.

• Адрес: г. Абакан, ул. * (ранее ул; Ленина/Шоссейная/Пушкина — уточняйте актуальный адрес на сайте админ.Абакана или Госуслугах, так как офис мог переехать), к. .
• Телефон справки/приемной: +7 (3902) *.
• Телефон архива (прямой): +7 (3902) .
• Режим работы приемной (общий): Понедельник–Пятница: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00). День приема граждан по архивным вопросам часто установлен отдельно (например, Вторник/Четверг 10:00–16:00), обязательно звоните заранее!
• Официальный сайт: abakan-adm.ru (раздел «Управление ЗАГС» / «Архив»).
• Эл. почта архива: arhiv-zags-*@abakan-adm.ru (уточните на сайте).

Управление ЗАГС Минюста по Республике Хакасия (Республиканский архив)

Обращайтесь сюда, если запись сделана в другом районе Хакасии, отдел ЗАГС ликвидирован, или нужен архивный дубликат для межведомственного запроса.

• Адрес: г. Абакан, пр. * (обычно в здании Дома Правительства РХ или Минюста РХ), к. .
• Телефон архива: +7 (3902) .

Национальный архив Республики Хакасия (для метрических книг до 1917 г.)

• Адрес: г. Абакан, ул. * (обычно пр. Строителей или ул. Пушкина), к. .
• Телефон читального зала: +7 (3902) .
• Сайт: narhiv.ru.

Особенности поиска старых записей (советы genealogist’у)

Проблема «ликвидированных отделов»

Если ваш родственник родился/женился в 1950–1980-х гг. в Абакане, запись могла быть сделана в Центральном РАГС, Пригородном РАГС или Западном РАГС. Сейчас все их фонды объединены в Городском архиве Управления ЗАГС Администрации г. Абакана. В заявлении указывайте: «Прошу произвести поиск во всех фондах ликвидированных отделов ЗАГС г. Абакана».

Изменение наименований населённых пунктов

Абакан получил статус города только в 1931 г. До этого это была Усть-Абаканская слобода/деревня (Хакасский уезд, Енисейская губ.). Записи до 1920 г. ищите в Национальном архиве РХ (фонды духовного управления, уездного правления).

Цифровизация и Госуслуги

На 2026 год активен процесс перевода архивных фондов в электронный вид. Многие записи 1920–1990 гг. уже внесены в Единую государственную информационную систему регистрации актов гражданского состояния (ЕГИС ЗАГС). При подаче через Госуслуги поиск происходит автоматически по базе данных. Если запись найдена в ЕГИС — справка выготовится за 1–3 дня. Если нет — запускается ручной поиск по бумажным томам (срок до 30 дней).

Распространенные ошибки в записях

В советское время часто допускались опечатки в фамилиях (например, «Иванов» вместо «Иванова», «Петров» вместо «Петровых»), датах рождения (разница в 1–3 года), именах (сокращения: «Алекс» вместо «Александр»). При получении справки внимательно сверяйте все данные. Исправление ошибок производится через суд (ст. 47 ФЗ № 143-ФЗ) или в порядке ст. 32 ФЗ (если ошибка очевидна и есть подтверждающие документы).

Пошаговая инструкция: Как восстановить свидетельство о рождении дедушки (пример)

1. Соберите известные данные: ФИО дедушки, примерная дата рождения (год), место рождения (Абакан, Усть-Абакан, конкретный район/улица), имена родителей.
2. Проверьте ЕГИС ЗАГС через Госуслуги: Зайдите в раздел «Документы» -> «Получить справку из архива ЗАГС». Заполните известные поля. Если система найдет запись — оформите заказ повторного свидетельства (350 руб.) и получите его в МФЦ или почтой.
3. Если в ЕГИС нет: Подайте заявление на поисковую справку в Управлении ЗАГС г. Абакана (лично, по почте или через МФЦ). Укажите диапазон лет поиска (например, 1925–1935 гг.). Оплатите пошлину 300 руб.
4. Результат поиска: Вам придет уведомление (СМС/письмо/уведомление в Госуслугах). Если запись найдена — вам предложат оформить повторное свидетельство (доп. 350 руб.). Если не найдена — выдадут официальную «Справку об отсутствии записи» (нужна для суда по установлению факта рождения).
5. Если запись до 1917 г.: Обращайтесь в Национальный архив РХ (читальный зал, заказ дел по описям ф. 197, 200).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку онлайн, если я в другом городе?

Да. Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) доступна услуга «Получение справки из архива ЗАГС» с доставкой Почтой России на адрес регистрации или пребывания. Оплата пошлины онлайн дает скидку 30% (на 2026 г. это актуально для ряда услуг, уточняйте в личном кабинете).

Что делать, если архив отвечает «Запись не найдена»?

Получите официальную «Справку об отсутствии записи акта гражданского состояния» (форма установленного образца, подпись начальника архива, печать). С этим документом обращайтесь в суд по месту жительства заявителя с иском о «Установлении факта рождения/брака/смерти» (ГПК РФ, ст. 264). К иску прилагайте все косвенные доказательства: свидетельства братьев/сестер, военные билеты, домовые книги, архивы предприятий, метрические книги приходов (в Нац. архиве).

Нужно ли платить за сам поиск, если запись не найдена?

Да. Госпошлина за поиск (выдачу поисковой справки/справки об отсутствии записи) взимается независимо от результата (ст. 333.26 НК РФ). Возврат не производится.

Могу ли я сфотографировать актовую запись в архиве?

Нет. Акты гражданского состояния содержат персональные данные третьих лиц (родителей, супругов, свидетелей). Фото/видеосъемка томов актовых записей запрещена (ст. 7, 41 ФЗ № 143-ФЗ). Вы получаете только официальную справку или повторное свидетельство на бланке строгой отчетности.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуг (услуги ЗАГС): gosuslugi.ru
• Сайт Администрации г. Абакана (Управление ЗАГС): abakan-adm.ru
• Сайт Минюста Республики Хакасия: minjust-rh.ru
• Национальный архив Республики Хакасия (метрические книги): narhiv.ru
• Федеральный закон № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (текст закона): consultant.ru

Резюме: Работа с архивами ЗАГС Абакана требует точного понимания, в каком отделе и когда составлена запись. Начните с онлайн-запроса через Госуслуги — это сэкономит время и деньги. Если электронная база молчит, готовьтесь к ручному поиску в Городском архиве Управления ЗАГС Администрации г. Абакана. Для дореволюционного периода (до 1917–1920 гг.) ваш адрес — Национальный архив Республики Хакасия. Храните квитанции об оплате пошлины и нумеруйте входящие/исходящие письма при переписке с архивом.

Данная информация актуальна на . Контактные телефоны, адреса кабинетов и реквизиты для оплаты пошлины могут меняться. Обязательно сверяйте их на официальных сайтах или по телефонам справок перед поездкой/отправкой почты.