Администрация города Екатеринбурга является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования «город Екатеринбург». Она наделена собственными полномочиями по решению вопросов местного значения, а значит — ежедневно создаёт, принимает, согласовывает и хранит огромный массив официальных документов. В этой статье подробно разберём, что представляет собой документ администрации, какие виды документов существуют, как организован документооборот и где граждане могут ознакомиться с официальными актами.

Что такое документ администрации города

Документ администрации — это официальный организационно-распорядительный акт, созданный в рамках деятельности органа местного самоуправления и имеющий юридическую силу. К таким документам относятся:

• Постановления — нормативные и индивидуальные правовые акты по вопросам городского хозяйства, благоустройства, землепользования и т.д.;
• Распоряжения — акты оперативного характера, касающиеся организационных и кадровых вопросов;
• Приказы — акты руководителей структурных подразделений;
• Протоколы совещаний и заседаний коллегиальных органов;
• Письма и служебная переписка с органами власти, организациями и гражданами;
• Ответы на обращения граждан в рамках Федерального закона № 59-ФЗ.

Где найти официальные документы

Большое количество официальных документов размещено на Официальном портале Екатеринбурга в разделах «Официально» и «Власть Екатеринбурга». Там публикуются:

1. постановления и распоряжения главы администрации;
2. проекты нормативных правовых актов для публичного обсуждения;
3. отчёты о деятельности администрации;
4. информация о муниципальных услугах.

Для получения конкретного документа гражданин может направить письменный запрос в администрацию. Адрес для корреспонденции: г. Екатеринбург, ул. 8 Марта, д. 2* (точный номер уточняйте на официальном портале). Приёмная администрации работает по будням, телефон справочной службы: +7 (343) *—.

Электронный документооборот: система Docsvision

Работа с документами в администрации Екатеринбурга полностью автоматизирована. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на платформе Docsvision началось в августе 2009 года. Основным заказчиком проекта выступил Комитет по организационно-контрольной работе, в функции которого входит документационное обеспечение деятельности администрации.

Задачи, которые решала система

• обеспечить слияние документационных потоков всех подразделений, включая территориально распределённые;
• упорядочить и систематизировать маршрутизацию документов;
• создать централизованный электронный архив;
• исключить потери документов и их дублирование при регистрации;
• обеспечить удобный поиск документов;
• оперативно информировать сотрудников и руководителей о новых документах и поручениях;
• сократить сроки согласования проектов документов;
• автоматизировать контроль исполнения поручений по срокам и по сути вопроса.

Масштабы внедрения

Информационная система стабильно развивается уже более 10 лет и интегрирована с более чем 10 другими информационными системами, включая СМЭВ (систему межведомственного электронного взаимодействия). Впечатляющие цифры проекта:

• 2500 пользователей работают в системе;
• решение растиражировано на 40 подразделений, включая 7 удалённых районных администраций и более 50 подведомственных учреждений;
• объём данных составляет 5,5 Тбайт;
• в СЭД хранится более 19 миллионов карточек документов.

Проект стал лауреатом отраслевых премий и считается одним из ярких примеров применения IT-достижений на благо государства и граждан.

Как гражданину получить документ или ответ администрации

Для получения официального документа или ответа на запрос необходимо:

1. Составить обращение с указанием Ф.И.О. (например, Иванов И.И.*), адреса для ответа и сути вопроса.
2. Направить его через электронную приёмную на официальном портале, по почте или лично через приёмную.
3. Дождаться регистрации обращения в СЭД — документу присваивается регистрационный номер, по которому можно отследить статус рассмотрения.
4. Получить ответ в течение 30 дней с момента регистрации.

Документ администрации города Екатеринбурга — это официальный акт, обладающий юридической силой и проходящий полный цикл обработки в автоматизированной системе электронного документооборота. Благодаря внедрению платформы Docsvision администрация обеспечила прозрачность, оперативность и надёжность работы с документами, а граждане получили удобный доступ к официальной информации через портал города и электронные сервисы.